Beschlussvorlage - 0098/2004

Die Darstellungen für eine Neuorganisation des Vorstandsbereiches für

Stadtentwicklung und Bauen werden zur Kenntnis genommen.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, die Realisierung der Umstrukturierungen, ggfls. unter Beteiligung der zuständigen politischen Gremien umzusetzen und dabei insbesondere die beabsichtigten Konsolidierungsmaßnahmen und -ergebnisse zu konkretisieren.

 

Mit dem in der Anlage skizzierten Organisationsmodell (Anlage 2) werden die Überlegungen zu einer grundlegenden Veränderung der vorhandenen Ämterstruktur (Anlage 1) vom derzeitigen Ist-Zustand hin zu veränderten Ressortzuschnitten vorgestellt. Dabei wird vom Grundsatz her ein Modell vorgeschlagen, das den Anforderungen einer modernen Verwaltung gerecht wird und für die Mitarbeiter adäquate Motivationsanreize setzt. Den Zielen des sparsamen Umgangs mit Haushaltsmitteln wird einerseits mit einer Aufgabenverdichtung und anderseits mit Abbau von Schnittstellen begegnet. Es wird konsequent die Frage nach hoheitlichen, gesetzlich erforderlichen Aufgaben oder freiwilligen Aufgaben im Prozeß auszuloten sein. In diesem Zusammenhang wird der Frage  “Wieviel Verwaltung wünscht der Hagener Bürger ?” adäquat Rechnung getragen. 

 

Das neue Organisationsmodell (Anlage 2) ist als Zielkonzept gedacht; eine Fortschreibung und Weiterentwicklung ist darin enthalten bzw. wird bei Bedarf entwickelt.

 

 Folgende Ziele sind zugrunde gelegt:

 

-         Abbau von Overhead-Funktionen (im Rahmen der Personalfluktuation – altersbedingtes Ausscheiden) auf der Funktionsebene der Amtsleitungen durch Zusammenlegung von Ämtern

-    Verzicht auf Abteilungsleiterfunktionen und - wo möglich – Erweiterung

      der Leitungsspannen bei Amtsleitern

-    Synergieeffekte durch Zusammenlegung gleichartiger Funktionen und Aufgaben

-         kürzere und sinnvollere Kommunikationswege innerhalb der neuen Organisationseinheiten

-    Schnittstellenoptimierung.

 

Generell gilt, dass bei allen Neustrukturierungen sukzessive Einsparpotentiale erarbeitet werden.

 

 

Im einzelnen werden von diesem Entwurf die derzeitigen Ämter

01  –  Koordinierungsstelle für Innenstadt- und Sonderprojekte

12  –  Amt für Statistik und Stadtforschung

60  –  Bauverwaltungsamt

61  –  Stadtplanungsamt

62  –  Amt für Geoinformation und Liegenschaftskataster

63  –  Bauordnungsamt

64  –  Amt für Wohnungswesen

65  –  Hochbauamt (unter Berücksichtigung der GWH)

66  –  Straßen- und Brückenbauamt

67  –  Grünflächenamt

          erfaßt.

 

 

 

 

 

 

 

 

Mit der Neustrukturierung werden folgende Schwerpunkte gesetzt:

 

Das Bauverwaltungsamt, 60, wird als eigenständiges Amt aufgelöst. Weiterhin wahrzunehmende Aufgaben werden von anderen Organisationseinheiten (s. dort) im Vorstandsbereich 5 übernommen.

 

Die Koordinierungsstelle für Innenstadt- und Sonderprojekte, 01, wird mit verändertem/reduzierten Aufgabenzuschnitt mit 12, 61 und 64 in einem Verantwortungsbereich geführt (Anlage 3).

Dabei werden Aufgaben wie

-         Behördenengineering

-         Projektmanagement/Prozeßsteuerung                                                                  (z. B. Bahnhofshinterfahrung, Projekt Ruhrtal)

-    Vertragswesen

      (z. B.  städtebauliche Verträge, besondere Verträge)

-         Förderung/Zuschußwesen in Angelegenheiten der Stadterneuerung (von 60)

-         zentrale Vergabestelle(Submissionen) für die Ämter des Vorstandsbereiches     Stadtentwicklung und Bauen (von 60)

weiterhin wahrgenommen. Dieser Bereich wird wegen seiner besonderen Bedeutung für den gesamten Vorstandsbereich stabsmäßig organisiert und bei besonders definierten Projekten Zugriffsrechte erhalten.

 

 

Mit dieser Konzeption wird dem Grundgedanken “Stadtplanung und –entwicklung / Stadtteilerneuerung” in einem Ämterverbund Rechnung getragen.

Personalwirtschaftlich ist beabsichtigt, diesen Ämterverbund von der bisherigen Leiterin der Koordinierungsstelle, Frau Grebe, im Rahmen einer Gesamtleitung und Koordinierung führen zu lassen. Für den Bereich des Planungsamtes, 61, bleibt die fachliche Leitung in Person des bisherigen kommisarischen Amtsleiters Herrn Schädel erhalten.

 

Die Ämter Amt für Statistik und Stadtforschung, 12, und Amt für Wohnungswesen, 64, werden als Ämter-Ressorts dem Gesamtbereich zugeordnet und unterstehen direkt der Leitung. Im Rahmen personalwirtschaftlicher Maßnahmen (altersbedingtes Ausscheiden/kw-Vermerke/Umsetzungen) werden hier Zug um Zug Konsolidierungsbeiträge erreicht werden, um letztlich unter Auflösung der bisherigen Ämter ein neues Amt nach o. g. Prämissen bilden zu können.

 

 

Desweiteren wird dem Bauordnungsamt, 63, die Untere Denkmalbehörde von 60 zugeordnet. Damit wird eine Schnittstelle im Baugenehmigungsverfahren optimiert.

Vor dem Hintergrund diverser personalwirtschaftlicher Maßnahmen und damit realisierbarer Stellenabbaumöglichkeiten (natürliche Fluktuation) ist beabsichtigt, das Bauordnungsamt mit dem Amt für Geoinformation und Liegenschaftskataster,62, zu verschmelzen und unter dem Gedanken “Daten/Genehmigen/Bauen” einen “Bürgerservice in  einem Kundenbüro Bauen” zu realisieren.

 

 

 

 

Durch Bildung des Eigenbetriebes “Gebäudewirtschaft Hagen - GWH” verbleiben Restaufgaben beim Hochbauamt, 65. Dabei wird das Hochbauamt als Dienstleister mit der Aufgabe “Planung/Entwurf und/oder Ausführung von Hochbaumaßnahmen” für die GWH organisiert. Die Leistungsbeziehungen zwischen der GWH und dem Hochbauamt sollen in einem Kontrakt festgeschrieben werden.

Es ist beabsichtigt, verbleibende Aufgaben, wenn die personalwirtschaftlichen Voraussetzungen vorliegen, dem Bereich “Planen und Bauen” zuzuführen. 

 

 

Die Ämter Straßen- und Brückenbauamt, 66 und  Grünflächenamt, 67 werden zunächst fiktiv zusammengefaßt und dann in Bereiche “Planen und Bauen” einerseits und “Unterhaltung/Bauhöfe” andererseits neu organisiert.

 

“Planen und Bauen” (Anlage 4) soll die Leistungen nach HOAI beinhalten und in der Form eines Ingenieur-Dienstleisters geführt werden, wobei die Funktion “Ausführung von Projekten” im Vordergrund steht, die auf der Ebene der Stadtentwicklung eingebracht, politisch beschlossen und mit Haushaltsmitteln versehen sind. Wahrgenommen werden die Aufgaben aus den bisherigen Abteilungen/Sachgruppen von 66 und 67 für Planung/Entwurf/Neubau für öffentliche Straßen, Wege, Plätze und Grünanlagen.

Daraus ergeben sich dann auch die Zuordnung der Aufgaben “Sondernutzung/Satzungen/Straßenrecht” sowie der zu übernehmende Bereich “Erschließungsbeiträge/-verträge” in Gesamtheit von 60.

Nach personalwirtschaftlicher Konsolidierung im Hochbauamt (s. oben) kann dieser Teil in den Bereich “Planen und Bauen für Straße, Grün und Hochbau” integriert werden. 

 

Der Aufgabenbereich “Zuschußwesen/Förderung” wird aufgrund der eigenständig abgewickelten Maßnahmen nach dem GVFG ebenfalls hier angesiedelt.

Somit liegt die Schaffung bzw. grundlegende erstmalige Herrichtung des öffentlichen Raumes in einer Hand.

 

 

“Unterhaltung/Bauhöfe” (Anlage 5) soll eigenständiger Dienstleister für Straßen- und Grünflächenunterhaltungsarbeiten und durch Zuordnung behördlicher Aufgaben zum straßenrechtlichen Verwalter (Straßenbaulastträger/Träger der Verkehrssicherungspflicht) des öffentlichen Raumes für die Stadt Hagen werden.

Damit wird der von der Fa. real-plan im Rahmen der externen Organisationsuntersuchung beim Straßen- und Brückenbauamt entwickelte Gedanke eines zentral verwalteten Bauhofes im Straßen- und Brückenbau aufgegriffen und in Form eines gemeinsamen “Bauhofes für Straßen und Grün/Friedhöfe” realisiert.

 

Hier werden nach erfolgter Zusammenlegung im Echtbetrieb durch Abgleich vorhandener betriebswirtschaftlicher Daten aus der Kosten- und Leistungsrechnung Erkenntnisse darüber zu erlangen sein, wie eine zukünftige Organisationsform des zentralen Betriebshofes aussehen kann. Ziel sollte es sein, aus der derzeitigen vertikalen Gliederung (manuelle Bereiche gestaffelt nach Straßenunterhaltung – Grünunterhaltung – Friedhöfe) eine horizontale Teambildung mit den Gewerken Straße – Grün – Friedhöfe manuell aus einer Hand zu bewerkstelligen. Dabei werden Konsolidierungsbeiträge erwartet.

 

Zur Erreichung dieser weitreichenden Veränderungen wird eine Sachgruppe “Personalmanagement, Betriebswirtschaft und Organisation” geschaffen, die sich – unberührt durch den laufenden Betrieb – um eine entsprechende Reorganisation kümmern kann. Diese Sachgruppe ist, wie auch der gesamte betriebliche Bereich, direkt dem Amtsleiter unterstellt, so daß es zu keiner Interessenkollision zwischen Organisation und Betrieb kommen wird. 

 

Dieser Vorschlag zur Neustrukturierung der städt. Bauhöfe korrespondiert mit einer 1998 durchgeführten Untersuchung.

Seinerzeit wurden 3 Betriebsmodelle

o  zentraler Bauhof als Dienstleister an einem zentralen Standort

o  zentraler Bauhof als Dienstleister mit dezentralen Stützpunkten

o  Konzentration auf das Kerngeschäft – Bereinigung der Fachlichkeiten

untersucht.

Dabei wurden in einer Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen zwischen den beiden erstgenannten Modellen kaum Unterschiede festgestellt.

Insofern ist die heutige Favoritisierung eines Zentralen Bauhofes nicht abhängig von der Frage der Organisation des Stützpunktes (zentral oder dezentral).

 

Weitere Aussagen zu den letztgenannten Bereichen ergeben sich auch aus der Vorlage  “Externes Gutachten zur Organisationsuntersuchung im Straßen- und Brückenbauamt der Stadt Hagen”.

 

 

 

In den technischen Ämtern des Vorstandsbereiches für Stadtentwicklung und Bauen haben sich im Rahmen der Dezentralen Ressourcenverantwortung, je nach Bedürfnissen des Amtes, unterschiedlich ausgeprägte Bereiche herausgebildet, die Aufgaben aus den Bereichen Organisation, Personal, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Controlling wahrnehmen. Anläßlich der Einführung des “Neuen Kommunalen Finanzmanagements” wird die zukünftige Organisation der bereits wahrgenommenen und zukünftig anfallenden Aufgaben aufgegriffen.

Die Frage der dezentralen Steuerung ist noch zu diskutieren.

 

 

 

 

Beteiligung des Personalrates

 

Der Personalrat ist im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit informiert, erhält nach den Bestimmungen des Landespersonalvertretungsgesetzes die Gelegenheit zur Stellungnahme zu dieser Vorlage für das letztentscheidende Gremium und wird im weiteren Verlauf der Realisierung nach den einschlägigen Bestimmungen weiter beteiligt.

 

 

 

Information der Mitarbeiter

 

Außerdem ist vorgesehen, im April 2004 durch einen Mitarbeiterbrief und Dienstbesprechungen die Mitarbeiter ausführlich zu informieren

 

 

 

 

 

Konsolidierungspotentiale

 

Im Rahmen der hierachischen Abflachung, Zusammenlegung von Ämtern und weiteren organisatorischen Maßnahmen (s. oben) lassen sich die Konsolidierungspotentiale nach heutigem Stand im Vorstandsbereich Stadtplanung und Bauen wie folgt im Konsolidierungszeitrahmen beziffern:

 

Abbau von Führungsstellen,                                           Konsolidierungsmaßnahmen

derzeit   7 Stellen                          401.300 €                  VB 5-M01        Ziel: 700.000 €

(erreichbar durch Fortfall                                                 66-M05           Ziel: 131.000 €

 unbesetzter Stellen,                                                        66-M06           Ziel: 450.000 €

Anbringung von kw-Vermerken

und/oder Umsetzungen,

natürliche Fluktuation)

 

Abbau von anderen Stellen,

derzeit  8 Stellen                          335.900 €                   VB 5-M01       (s. auch oben)

(wie vor)

 

Abbau von Stellen im

manuellen Bereich,

derzeit 10 Stellen                         362.000 €                    VB 5-M02      Ziel:  750.000 €

(sozialverträglich, wie vor) 

 

                                          zus. 1.099.200 €                                        zus. 2.031.000 €

 

Die weiteren Einsparpotentiale werden sich erschließen.