Beschlussvorlage - 0707/2015
Grunddaten
- Betreff:
-
Öffentliche Ausschreibung zur Lieferung von Bildschirmarbeitsplatzmöbeln und Schränken für die Stadtverwaltung Hagen, den Hagener Betrieb für Informationstechnologie und das Jobcenter
- Status:
- öffentlich (Vorlage abgeschlossen)
- Vorlageart:
- Beschlussvorlage
- Federführend:
- 25 Fachbereich Zentrale Dienste
- Bearbeitung:
- Markus Gruß
- Beteiligt:
- FB20 - Finanzen und Controlling
Beratungsfolge
| Status | Datum | Gremium | Beschluss | NA |
|---|---|---|---|---|
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●
Geplant
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Haupt- und Finanzausschuss
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Entscheidung
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10.09.2015
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Beschlussvorschlag
Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung für den Zeitraum 01.01.2016 bis 31.12.2017 mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr bis 31.12.2019.
Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Lieferung von Bildschirm-
arbeitsplatzmöbeln und Schränken für die Stadtverwaltung Hagen, den Hagener Betrieb für Informationstechnologie und das Jobcenter.
Der Beschluss wird am Tag nach der HFA-Sitzung umgesetzt.
Sachverhalt
Kurzfassung
Entfällt.
Begründung
Im Rahmen von Ersatzbeschaffungen bzw. bei der zusätzlichen Ausstattung von PC-Arbeitsplätzen werden in der Verwaltung bildschirmgerechte Büromöbel und Schränke benötigt.
Für den Zeitraum 01.01.2016 bis 31.12.2017 sind nach vorsichtigen Schätzungen für diese Leistungen Kosten in Höhe von ca. 38.000 € incl. MwSt. jährlich zu erwarten. Der Auftrag kann um 20% über- oder unterschritten werden. Da die Vergabe mit einer Option der zweimaligen Verlängerung des Vertrages um jeweils ein weiteres Jahr auf insgesamt vier Jahre vorgesehen ist, ist der Bedarf öffentlich auszuschreiben. Die Option der Verlängerung wurde gewählt, um den hohen Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten und einen günstigen Rabattsatz zu erzielen. Eine Verlängerung kann nicht erfolgen, wenn die Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit des Auftragnehmers nicht mehr gegeben ist bzw. wenn entsprechende finanzielle Mittel nicht mehr zur Verfügung stehen.
Als Grundlage für die Wertung wurden die Artikel gewählt, die am häufigsten bestellt werden. Es handelt sich hierbei um Tische, Verkettungen, Besprechungsansätze, Container und Schränke in diversen Größen. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf die Kriterien „Preis“, „Qualität/ Verarbeitung“ und „Service für Reparaturen“.
Die Kosten in Höhe von ca. 38.000 € entfallen mit ca. 23.000 € auf die Stadtverwaltung Hagen, mit ca. 1.000 € auf den Hagener Betrieb für Informationstechnologie und mit ca. 14.000 € auf das Jobcenter. Bei der Beschaffung der Ausstattung für den HABIT entstehen für den städt. Haushalt keine finanziellen Auswirkungen. Die Auszahlungen sind im Wirtschaftsplan des HABIT eingeplant. Die Stadt Hagen übernimmt lediglich das Ausschreibungsverfahren für den HABIT.
Der Aufwand für die Beschaffung der Ausstattungsgegenstände für das Jobcenter wird in voller Höhe refinanziert. Die Ausstattung verbleibt im Eigentum des Jobcenters.
Entsprechend den vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung um den Beschluss zur Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung.
Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen
(Bitte ankreuzen und Teile, die nicht benötigt werden löschen.)
| Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen |
X | Es entstehen folgende finanzielle und personelle Auswirkungen |
X | Es entstehen folgende bilanzielle Auswirkungen |
Maßnahme | |
konsumtive Maßnahme | |
| investive Maßnahme |
X | konsumtive und investive Maßnahme |
Rechtscharakter | |
| Auftragsangelegenheit |
| Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung |
| Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung |
| Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe |
| Vertragliche Bindung |
| Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstiges |
X | Ohne Bindung |
- Konsumtive Maßnahme
Teilplan: | 1124 | Bezeichnung: | Zentrale Beschaffungsstelle, Poststelle . |
Produkt: | 1.11.24.02.13 | Bezeichnung: | Vergabe, Beschaffung Ausgl. |
| Kostenart | 2016 | 2017 | 2018 | 2019
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Ertrag (-) | 448300 | 14.000 € | 14.000 € | 14.000 € | 14.000 € |
Aufwand (+) | 527900 | 14.000 € | 14.000 € | 14.000 € | 14.000 € |
Eigenanteil |
| € | € | € | € |
Kurzbegründung: | |
X | Finanzierung ist im lfd. Haushalt bereits eingeplant/gesichert |
| Finanzierung kann ergebnisneutral (außer-/überplanmäßige Bereitstellung mit Deckung) gesichert werden. |
| Finanzierung kann nicht gesichert werden (der Fehlbedarf wird sich erhöhen) |
- Investive Maßnahme
Teilplan: | 1124 | Bezeichnung: | Zentrale Beschaffungsstelle, Poststelle |
Finanzstelle: | 5.800015 5.800016 | Bezeichnung: | Büromöbel, Büromaschinen IPM Büromöbel, Büromaschinen GVG |
| Finanzpos. | Gesamt | 2016
| 2017 | 2018 | 2019 |
Einzahlung(-) |
| € | € | € | € | € |
Auszahlung (+) | 783100 783200 | 36.000€ 56.000€ | 9.000 € 14.000 € | 9.000 € 14.000 € | 9.000 € 14.000 € | 9.000 € 14.000 € |
Eigenanteil |
| 92.000€ | 23.000 € | 23.000 € | 23.000 € | 23.0000 € |
Kurzbegründung: | |
X | Finanzierung ist im lfd. Haushalt bereits eingeplant/gesichert |
| Finanzierung kann gesichert werden (außer-/überplanmäßige Bereitstellung mit Deckung) |
| Finanzierung kann nicht gesichert werden (der Kreditbedarf wird sich erhöhen) |
- Auswirkungen auf die Bilanz
(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)
Aktiva:
(Bitte eintragen)
Die jährlichen Ausgaben in Höhe von 23.000,00 € für die Anschaffung von Bildschirmarbeitsplatzmöbeln und Schränken sind als Anschaffungs- und Herstellungskosten zu aktivieren. Davon entfallen 14.000,00 € für die Anschaffung von Vermögensgegenständen im Wert von 60,00 € bis 410,00 € Netto (GVG) und 9.000,00 € für die Anschaffung von einzelnen Vermögensgegenständen über 410,00 € Netto. Die geringwertigen Vermögensgegenstände (GVG) sind über ein Jahr, die einzelnen Vermögensgegenstände über 15 Jahre abzuschreiben. Somit beträgt der Abschreibungsaufwand in 2016 14.600,00 € (GVG: 14.000,00 € + einzelne Vermögensgegenstände:9.000/15 Jahre=600,00 €). Da sich der Abschreibungsaufwand in den Folgejahren fortschreibt, ergibt sich für 2017 ein Abschreibungsaufwand von 15.200,00 € (14.000,00 GVG + 600,00 Afa 2016 + 600,00 Afa 2017). |
Passiva:
(Bitte eintragen)
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- Folgekosten:
a) jährliche Kreditfinanzierungskosten für den Eigenfinanzierungsanteil | 1.035 € |
b) Gebäudeunterhaltsaufwand je Jahr | € |
c) sonstige Betriebskosten je Jahr | € |
d) Abschreibung je Jahr (nur bei investiven Maßnahmen) | 14.600 € |
e) personelle Folgekosten je Jahr | € |
Zwischensumme | € |
abzüglich zusätzlicher Erlöse je Jahr | € |
Ergibt Nettofolgekosten im Jahr von insgesamt | 15.635 € |
gez. Erik O. Schulz, Oberbürgermeister | gez. Christoph Gerbersmann, Erster Beigeordneter und Stadtkämmerer |
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