Beschlussvorlage - 1059/2014

Der Rat beschließt: 

1. Der vom Stadtkämmerer aufgestellte und vom Oberbürgermeister bestätigte Entwurf des Gesamtabschlusses 2010 wird entgegengenommen und an den Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung gemäß § 116 Abs. 6 i. V. m. § 101 Abs. 2 bis 7 Gemeindeordnung NRW weitergeleitet.

2. Der Rat der Stadt nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis.

Kurzfassung

Zu 1.:

Der Stadtkämmerer hat den Entwurf des Gesamtabschlusses 2010 mit Datum vom 27.10.2014 aufgestellt; der Oberbürgermeister hat den Entwurf mit gleichen Datum bestätigt.

Er ist nunmehr an den Rechnungsprüfungsausschuss weiter zu leiten. Nach Durchführung der nach § 116 Abs. 6 i. V. m. § 101 Abs. 2 bis 8 GO NRW vorgeschriebenen Prüfung hat der Rat gemäß § 116 Abs. 1 i. V. m. § 96 Abs. 1 S. 1 Gemeindeordnung NRW die Feststellung des Jahresabschlusses vorzunehmen.

Zu 2.:

Für den Gesamtabschluss hat die Stadt Hagen ihren Jahresabschluss nach § 95 GO NRW und die Jahresabschlüsse des gleichen Geschäftsjahres aller verselbständigten Aufgabenbereiche (vAB) in öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Form, die in den Konsolidierungskreis mit einzubeziehen sind, zusammenzufassen und zu konsolidieren.

Im Rahmen des Gesamtabschlusses werden die inneren Verflechtungen dieses „Konzerns“ herausgerechnet und das Vermögen und die Schulden unter gleichen Ansatz- und Bewertungsvorschriften behandelt (Vollkonsolidierung).

Hierbei sind eine Vielzahl von Aufgaben zu berücksichtigen, die sowohl auf Seiten der verselbstständigten Aufgabenbereiche, als auch auf Seiten der Stadt Hagen zu erledigen und zu koordinieren sind.

Folgende Meilensteine lassen sich für die Erstellung der Gesamtabschlüsse 2011, 2012 und 2013 nennen:

• Erstellung des Gesamtabschlusses 2011 im Entwurf bis 31.12.2014
• Erstellung des Gesamtabschlusses 2012 im Entwurf bis 31.04.2015
• Erstellung des Gesamtabschlusses 2013 im Entwurf bis 31.08.2015

Parallel zu den Abschlüssen wird an der Fortführung und Verbesserung der Gesamtabschlussrichtlinie gearbeitet und die Einführung einer entsprechenden Konsolidierungssoftware erfolgen.

Begründung

Zu 1.

Aufgrund der Regelungen im § 116 Abs. 1 der GO NRW i. V. m. den §§ 49 bis 52 GemHVO NRW hat die Stadt Hagen in jedem Haushaltsjahr für den Abschlussstichtag 31. 12. einen Gesamtabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen. Dieser soll Auskunft über das gesamte Vermögen und die Schulden der Gemeinde einschließlich ihrer verselbständigten Aufgabenbereiche (bzw. Töchtergesellschaften) geben.

Die gesetzlichen Regelungen sehen vor, dass dieser Gesamtabschluss, welcher  spätestens erstmalig für den Abschlussstichtag 31.12.2010 aufzustellen ist, die in einer Kommune verselbständigten Aufgabenbereiche mit einbezieht.

Der Entwurf des Gesamtabschlusses wird vom Kämmerer gemäß § 116 Abs. 2 i. V. m. § 95 Abs. 3 GO NRW aufgestellt und dem Oberbürgermeister zur Bestätigung vorgelegt.

Nach Aufstellung des Entwurfs durch den Kämmerer und Bestätigung durch den Oberbürgermeister soll nach § 116 Abs. 2 i. V. m. § 95 (3) GO NRW der Entwurf innerhalb von neun Monaten (somit bis zum 30.9. des Folgejahres) dem Rat zugeleitet werden.

Anschließend erfolgt eine Prüfung des Gesamtabschlusses durch den Rechnungsprüfungsausschuss. Die Beratung und Bestätigung des geprüften Gesamtabschlusses durch den Rat soll bis spätestens 31.12. des Folgejahres erfolgen. Im Zusammenhang mit der Bestätigung entscheidet der Rat auch über die Entlastung des Oberbürgermeisters. Danach erfolgt gemäß § 116 Abs. 1 i. V. m. § 96 Abs. 2 GO NRW eine Anzeige des Gesamtabschlusses bei der Aufsichtsbehörde.

Zu 2.

1. Einleitung

Im Zusammenhang mit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements sind die Kommunen des Landes Nordrhein-Westfalens verpflichtet jährlich jeweils zum Stichtag des 31.12. einen Gesamtabschluss aufzustellen, der die Kernverwaltung und die verselbständigten Aufgabenbereiche (Töchtergesellschaften) zusammenfasst.

Durch die inzwischen vorliegenden (Einzel-)Jahresabschlüsse bis einschließlich 2013 der Stadt Hagen können jetzt auch die Gesamtabschlüsse für die Jahre 2011, 2012 und 2013 sukzessiv nachgeholt werden.

Im Nachfolgenden gibt die Verwaltung einen Bericht über den Stand der Arbeiten und dem weiteren Vorgehen.

Des weiteren möchte die Verwaltung an dieser Stelle darauf hinweisen, dass der Gesetzgeber bereits einen Regelungsentwurf auf den Weg gebracht hat, der für die Kommunen durch den Wegfall von Prüfungen – wie beim Jahresabschluss der Stadt Hagen – Erleichterungen vorsieht.

2. Stand der Arbeiten

2.1 Inhaltliche Aufgabenstellungen

Um den Gesamtabschluss zu erstellen, hat die Gemeinde ihren Jahresabschluss und die Jahresabschlüsse aller verselbständigten Aufgabenbereiche in öffentlich-recht­licher oder privatrechtlicher Form zu konsolidieren, sofern diese nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Konsolidierung bedeutet, dass die Gemeinde mit den einzubeziehenden verselbständigten Aufgabenbereichen als fiktives, einheitliches Unternehmen betrachtet wird (sogenannte „Fiktion der rechtlichen Einheit“) und die einzelnen Jahresabschlüsse zu einer Gesamtbilanz zusammengefasst werden. In der Gesamtbilanz werden die inneren Verflechtungen dieses „Konzerns“ herausgerechnet und die Vermögensgegenstände und Schulden unter gleichen Ansatz- und Bewertungsvorschriften behandelt (Vollkonsolidierung).

Ob eine verselbständigte Einheit in den Konsolidierungskreis gehört, hängt von der Überprüfung verschiedener Kriterien ab, wie Beteiligungsquote, einheitliche Leitung, Kontrollmöglichkeiten, Wesentlichkeit. Der Konsolidierungskreis wurde bereits in der damaligen Projektgruppe „Gesamtabschluss“– unter Beteiligung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young sowie des Rechnungsprüfungsamtes - erarbeitet.

2.2 Gesamtabschlussrichtlinie

Im Rahmen des Gesamtabschlusses der Stadt Hagen gilt es eine Vielzahl von Aufgaben zu berücksichtigen, die sowohl auf Seiten der verselbstständigten Aufgabenbereiche, als auch auf Seiten der Stadt Hagen zu erledigen und zu koordinieren sind. Hierzu gehören beispielsweise die Übermittlung der geprüften Jahresabschlüsse in standardisierter Form (sogenannte Reporting Packages) von den verselbstständigten Aufgabenbereichen an die Stadt Hagen. Mit dem Reporting Package, dessen Inhalt die Stadt Hagen festlegt, wird bestimmt, welche Daten in welcher Qualität zu welchem Zeitpunkt von wem zu liefern sind. Die zu unterscheidenden Daten teilen sich auf in Stammdaten (Bilanzpositionen -/ Gliederungen) und Bewegungsdaten (Zu-/Abgänge, Kapitalflüsse). Die Datenqualität bezieht sich sowohl auf rechtliche Punkte (testierte/geprüfte Daten), als auch auf die Datenstruktur und die Datenformatierung.

Zur Qualitätssicherung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Koordination und Sicherstellung der Erledigung der Arbeitsschritte innerhalb der gesetzlichen Fristen dient die Gesamtabschlussrichtlinie. Hier werden Aufgaben definiert (z.B. anhand des Reporting Packages) und Organe genannt, durch welche die Aufgabenerledigung erfolgt. Ferner werden sowohl zeitliche als auch organisatorische Abläufe bezüglich der Aufgabenerledigung geregelt. Die Gesamtabschlussrichtlinie ist für die Beteiligungen der Stadt Hagen verbindlich, soweit dem nicht gesetzliche Regelungen entgegenstehen.

Die Struktur der Gesamtabschlussrichtlinie und ein entsprechender Entwurf wurde im Jahr 2009 von dem damaligen Projekt erarbeitet. Dieser Entwurf wird derzeit überarbeitet.

2.3 Konsolidierungssoftware

Für den Gesamtabschluss der Stadt Hagen sind die einzelnen Jahresabschlüsse der verselbstständigten Aufgabenbereiche, die dem Konsolidierungskreis der Stadt Hagen angehören, in die Gesamtbilanz (Kommunalbilanz II) der Stadt Hagen zu überführen. Hierfür schreibt das Gesetz vor, dass die unterjährigen, wirtschaftlichen Beziehungen zwischen den verselbstständigten Aufgabenbereichen und der Stadt Hagen sowie zwischen den verselbstständigten Aufgabenbereichen selbst, zu eliminieren sind. Außerdem wird es aufgrund der unterschiedlichen Rechtsgrundlagen beim Jahresabschluss (HGB bei den verselbstständigten Aufgabenbereichen, GemHVO und GO bei der Stadt Hagen) zu Neu- und Umbewertungen von Bilanzposten der Beteiligungen, gemäß der zu erstellenden Gesamtabschlussrichtlinie der Stadt Hagen, kommen.

Bei der Konsolidierung, Eliminierung und Umbewertung handelt es sich um komplexe Prozessschritte, die aufgrund der Größe des Datenvolumens und der Größe des Konsolidierungskreises dauerhaft nur mit ständig steigendem manuellem Aufwand zu bewältigen sind. Der Grund dafür liegt u. a. darin, dass bei oben genannten Neu- oder Umbewertungen ein Saldo zwischen der Bewertung des verselbstständigten

Aufgabenbereiches nach HGB (Handelsbilanz) und der Bewertung der Stadt Hagen nach GemHVO und GO bei Überleitung in die Kommunalbilanz entsteht. Bei nicht Software unterstützter Konsolidierung müsste dieser Saldo bei jeder Folgekonsolidierung, d.h. bei jedem weiteren Gesamtabschluss, manuell (z.B. via Excel) gepflegt werden. Dies würde eine ständig steigende Bereitstellung personeller Ressourcen erfordern.

Deswegen ist die Einführung einer Konsolidierungssoftware notwendig. Es wird damit auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Inhalt und fristgerechter Aufstellung der folgenden Gesamtabschlüsse der Stadt Hagen gewährleistet.

3. Arbeits- und Zeitplanung

Durch die inzwischen vorliegenden (Einzel-)Jahresabschlüsse bis einschließlich 2013 der Stadt Hagen können die Gesamtabschlüsse für die Jahre 2011, 2012 und 2013 sukzessiv nachgeholt werden.

Die zeitliche Realisierung der Erstellung der Gesamtabschlüsse 2011, 2012 und 2013 ist folgendermaßen geplant:

• Erstellung des Gesamtabschlusses 2011 im Entwurf bis 31.12.2014
• Erstellung des Gesamtabschlusses 2012 im Entwurf bis 31.04.2015
• Erstellung des Gesamtabschlusses 2013 im Entwurf bis 31.08.2015

Die anfallenden Arbeiten bzw. Arbeitsschritte zur Realisierung wurden in einer Meilensteinplanung gebündelt und die Abarbeitung dieser Aufgaben erfolgt nach einem Zeitplan, welcher monatsgenau erstellt wurde.

Parallel zu den Abschlüssen wird an der Fortführung und Verbesserung der Gesamtabschlussrichtlinie gearbeitet und die Einführung einer entsprechenden Konsolidierungssoftware erfolgen.

4. Gesetzliche NKF-Erleichterungen

Zur Beschleunigung und Vereinfachung der Aufstellung kommunaler Gesamtabschlüsse hat der Gesetzgeber im Regelungsentwurf unter anderem eine Vereinfachungsregel angekündigt, die von der Stadt Hagen dann in Anspruch genommen würde.

Demnach ist es im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Aufstellung des Gesamtabschlusses für das Haushaltsjahr 2015 ausreichend, wenn die wirtschaftliche Gesamtlage jeweils für die Haushaltsjahre 2011 bis 2014 von der Gemeinde ordnungsgemäß ermittelt und dokumentiert sowie vom Oberbürgermeister bestätigt worden ist.

In diese Vereinfachungsmöglichkeit wird der erste Gesamtabschluss der Gemeinde (2010) nicht einbezogen, denn er stellt, wie die Eröffnungsbilanz zu Beginn des NKF für die folgenden Jahresabschlüsse, die Ausgangsbasis für die „Gesamtwirtschaft“ der Gemeinde dar. Für diese Grundlage der gesamten Haushaltswirtschaft der Gemeinde muss sichergestellt und gewährleistet werden, dass eine ordnungsgemäße Aufstellung erfolgt ist, die erforderliche Prüfung vollzogen wurde und der Rat den Gesamtabschluss bestätigt hat. Der erste Gesamtabschluss muss auch für die Zukunft sicherstellen, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der wirtschaftlichen Gesamtlage der Gemeinde geschaffen und vermittelt worden ist.

Auf das weitere Verfahren für die Gesamtabschüsse der Haushaltsjahre 2011 bis 2014 kann dann verzichtet werden. Die betreffenden Gesamtabschlüsse können dann in der vom Oberbürgermeister nach § 116 Abs. 5 u. V. m. § 95 Abs. 3 der GO NRW bestätigten Entwurfsfassung der Anzeige des Gesamtabschlusses für das Haushaltsjahr 2015 beigefügt werden. Der Rat ist über diese Anzeige zu unterrichten.

5. Ausblick

Die Verwaltung ist – vor allem im Verhältnis zu anderen Kommunen -  hierbei auf einem sehr guten Weg. Eine Umfrage des Ministeriums für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen zum Stichtag 01.01.2014 zum Sachstand ergab, dass bis dahin nur 41 % der nordrhein-westfälischen Kommunen über einen vom Rat bestätigten Gesamtabschluss für das Haushaltsjahr 2010 verfügen und das rd. 18 % der Kommunen überhaupt noch keine Angaben zur Aufstellung eines Gesamtabschlusses machen können.

Finanzielle Auswirkungen

(Bitte ankreuzen und Teile, die nicht benötigt werden löschen.)