Beschlussvorlage - 0857/2014

Der Rat beschließt die Durchführung der öffentlichen Ausschreibung.

Kurzfassung

Die Durchführung der öffentlichen Ausschreibung wird beschlossen. Ziel ist der Abschluss eines Vertrages über die Digitalisierung des Mikrofilmarchivs der Bauakten.

Begründung

In erster Lesung wurde das Thema bereits mit Vorlage 0567/2013 am 17.09.2013 vom Betriebsausschuss HABIT beraten und das Projekt, Unterlagen digital vorzuhalten und zu verarbeiten, grundsätzlich für sinnvoll erachtet. Der Projektinhalt ist in dem als Anlage beigefügten PowerPoint-Vortrag skizziert (s. Anlage 1).

Der Betriebsausschuss hat den Fachbereich 11 beauftragt, eine Wirtschaftlichkeitsprüfung vorzunehmen für:

Variante1               „Digitalisierung nach Bedarf mit eigenem Personal“ und

Variante2               „Vergabe der Scandienstleistung“.

Nach Vorprüfung der Rahmenbedingungen der Variante 1 „Digitalisierung nach Bedarf mit eigenem Personal“ ist festzustellen, dass ein wirtschaftlicher und erfolgreicher Projektabschluss bei dieser Variante nicht gesichert vorausgesetzt werden kann. Ursächlich hierfür sind u. a. das Fehlen geeigneten Personals mit entsprechender Fachqualifikation für diese spezielle Aufgabe, hohe Hardware-Investitionskosten und die angemessenen Qualitätsanforderungen an eine Digitalisierung, da nur der unsortiert vorliegende Negativ-Mikrofiche-Bestand digitalisiert werden kann. In Anbetracht des Volumens der durchzuführenden rd. 10. Mio. Scans würde eine Digitalisierung bei Bedarf durch eigenes und bei 61 bereits eingesetzten Personals zu einer unverhältnismäßig langen Projektlaufzeit führen, wobei der Ausgang des Projektes ungewiss wäre. Da die entstehenden Konsolidierungspotenziale sowie die erweiterten Nutzungsmöglichkeiten erst nach Abschluss des Projektes realisiert werden können, würden sich die entstehenden Rationalisierungspotenziale entsprechend verschieben. Eine ausführliche Betrachtung der Alternative ist in Anlage 2 beigefügt.

Den einmaligen Kosten für Variante 2 „Vergabe der Scandienstleistung“ in Höhe von ca. 300.000 € für die Scan-Dienstleistung sowie den jährlichen Kosten nach Projektabschluss in Höhe von 35.000 € für die HABIT-Dienstleistungen stehen folgende positive finanzielle Entwicklungen gegenüber:

-         Erhöhung der Verwaltungsgebühren durch Anpassung der Gebührensatzung um 40.000 €/Jahr (von 20.000 € auf 60.000 €). Eine konkrete Gebührenkalkulation für digitale Auskünfte wird nach Projekt-Realisierung erfolgen.

-         Einsparung der lfd. Kosten für Verfilmung in Höhe von 12.000 €/Jahr.

-         Nach Projektabschluss ergibt sich eine Optimierung der Arbeitsprozesse beim Fachdienst Bauordnung (61/0), die zum Fortfall einer zusätzlichen halben Stelle (Stellenplan-Nr. 50002043)  im mittleren Dienst mit ca. 20.000 €/Jahr führt.

Laut Wirtschaftlichkeitsberechnung des Fachbereiches 11 (s. Anlage 3) ist das geplante Projekt unter diesen Rahmenbedingungen ab dem 9. Jahr nach Einführung als wirtschaftlich anzusehen.

Der Vorgabe gem. Beschluss vom 17.09.2013, dass die Archivierung der neu entstehenden Unterlagen sofort digital erfolgen soll, wird seit Juli 2014 entsprochen. Die laufende Verfilmung wurde durch die Scanarbeiten der Reprostelle des Fachamtes 62 abgelöst.

Für die Scan-Dienstleistung der ca. 350.000 Bauakten-Jackets wird aus Kapazitätsgründen bei den möglichen Auftragnehmern von einem 3-Jahreszeitraum ausgegangen. Zur Wahrung der Revisionssicherheit ist die Daten-Erstellung in dem seit 2012 genormten Dateiformat PDF-A2u mit MRC (JPEG 2000 Part 6) für hochkomprimierte Langzeitarchivierung zu erstellen.

Da nach Schätzungen die Vergabe ein Gesamtvolumen von ca. 300.000,00 € betrifft (verteilt auf die Jahre 2015 bis 2017), ist der Bedarf europaweit auszuschreiben.

Als Folgekosten für Speicherplatz entstehen beim HABIT nach Auftrags-Abschluss jährlich ca. 35.000 € für ca. 1 TB.

Als Grundlage für die Wertung wurden die Dienstleistungen gewählt, die nach Markterkundung erforderlich sind. Es handelt sich hierbei um Scannen der Mikrofilmaufnahmen, Indexierung aus dem Jacket-Titel, Transport und Datenübergabe. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot.

Die KDN (Dachverband kommunaler IT-Dienstleister) ist weiterhin zur Durchführung einer europaweiten Ausschreibung von Scan-Dienstleistungen (u.a. auch Bauakten) bereit. Voraussetzung hierfür ist die verbindliche Mengen-mitteilung mehrerer Mitglieder. Aus einem ersten Arbeitskreis im März 2014 hat sich bisher noch keine Bündelung ergeben.

Bei einer Beteiligung der Stadt Hagen als KDN-Mitglied (HABIT) besteht die Chance, die umfangreichen Erfahrungen der KDN im Ausschreibungsgeschäft mit den juristischen Werkzeugen und formalen Mechanismen zu nutzen. Damit verbunden sind ein wirtschaftlicher Vorteil aufgrund des Mengengerüstes sowie ein rechtssicheres Ausschreibungsverfahren.

Projektbegleitend wird sich ein Bedarf für eine vorübergehende personelle Unterstützung für Hilfstätigkeiten ergeben. Erwartet werden hier vor- und nachbereitende Tätigkeiten wie fortlaufende Nummerierung und Auflistung der abzugebenden Einheiten (ca. 1.000 Kartons) und Austausch von 350.000 Negativ-Jackets mit dem gepflegten Positiv-Arbeitssatz sowie ein Datensatz-Abgleich bei geändertem Jacket-Titel, z.B. nach Grundstücksumbenennung.

Entsprechend den vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung, wie im Beschlussvorschlag aufgeführt, die Dienstleistung öffentlich auszuschreiben und den Auftrag an den wirtschaftlichsten Bieter zu vergeben.

Nach (teilweisen) Abschluss der Digitalisierung werden die Ergebnisse Zug um Zug in ein geeignetes und schon bei der Stadt Hagen eingesetztes Dokumenten-Management-Verfahren eingebunden und stehen damit für die interne Nutzung auch über 61 hinaus ortsunabhängig zur Verfügung. Damit sind die Grundlagen geschaffen, die digitalen Informationen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben unter Verwendung der eID des neuen Personalausweises (nPA) bzw. des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT) über die vorhandene IT-Infrastruktur des HABIT Dritten zur Nutzung zur Verfügung zu stellen.  

Finanzielle Auswirkungen

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1.                Konsumtive Maßnahme

Da die entsprechenden Haushaltsansätze für 2014 bis 2016 in Höhe von insgesamt 300.000 € Gegenstand des aktuellen Haushaltssanierungsplans sind, ist eine Finanzierung aus dem Budget des Fachbereichs Stadtentwicklung, -planung und Bauordnung nicht möglich.

Die Finanzierung erfolgt durch die Inanspruchnahme der Rücklage „Dokumentenmanagementsysteme“ beim HABIT. Der im städtischen Haushalt entstehende Aufwand wird durch einen Ertrag durch die Inanspruchnahme der Rücklage in gleicher Höhe vollständig ausgeglichen.

2.                Folgekosten: