Beschlussvorlage - 0771/2014

1. Der Rat beschließt den 20. Nachtrag zur Hauptsatzung der Stadt Hagen vom 12. Mai 2000, wie er als Anlage 1 Gegenstand der Vorlage vom 18.08.2014 (Drucksachennummer 0771/2014) ist.

2. Der Rat beschließt den V. Nachtrag zur Geschäftsordnung des Rates der Stadt Hagen, der Bezirksvertretungen und der Ausschüsse, wie er als Anlage 2 Gegenstand der Vorlage vom 18.08.2014 (Drucksachennummer 0771/2014) ist.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

I. Änderung der Hauptsatzung

Aufgrund des Ergebnisses der Kommunalwahl am 25.05.2014 hat der Rat in seiner Sitzung am 03.07.2014 beschlossen, dass die Anzahl der Ratsmitglieder in den Ausschüssen von 15 auf 19 (Haupt- und Finanzausschuss) bzw. von 15 auf 17 (in den sonstigen Ausschüssen) erhöht wird. Dieser Beschluss sowie die vom Rat beschlossenen Veränderungen bzgl. der Beteiligungskommission machen eine Anpassung der Zuständigkeitsordnung des Rates, der Ausschüsse und der Bezirksvertretung erforderlich. Diese ist Gegenstand einer separaten Ratsvorlage (siehe Drucksachennummer 0769/2014).

Die Änderung der Zuständigkeitsordnung wird zum Anlass genommen, sowohl die Hauptsatzung als auch die Geschäftsordnung des Rates in einigen Punkten zu aktualisieren. Die Hauptsatzung soll in Bezug auf folgende Regelungen geändert werden:

1) § 10 Abs. 2 Buchst. a) Satz 2

Aufgrund der vom Rat beschlossenen Einführung des neuen Schultyps der Sekundarschulen ist die vg. Zuständigkeitsregelung der Bezirksvertretungen bzgl. der Ausbauplanung von Schulen wie folgt neu zu fassen:

„Überbezirklichen Charakter haben darüber hinaus alle Förderschulen, Gesamtschulen, Sekundarschulen und Berufskollegs.“

Mit der Einfügung des Wortes „Sekundarschulen“ in den Satzungstext wird lediglich klargestellt, dass die Sekundarschulen wegen ihres überbezirklichen Charakters als weiterer Ausnahmefall aus der Entscheidungszuständigkeit der Bezirksvertretungen herausfallen.

2) § 16 Abs. 2, 1. Halbsatz und § 16 Abs. 3

Die aktuelle Formulierung der vg. Bestimmungen ist redaktionell zu ändern, indem die Ordnungszahl 1. zu ersetzen ist durch das Wort „Erster“, weil die verwendete Formulierung „Erster Beigeordneter“ eine feststehende Amtsbezeichnung ist. Die vg. Bestimmungen lauten daher künftig wie folgt:

(2) Der zum allgemeinen Vertreter des Oberbürgermeisters bestellte Beigeordnete führt die Bezeichnung „Erster Beigeordneter“; ……

(3) Bei Verhinderung des Oberbürgermeisters und des Ersten Beigeordneten richtet sich die weitere Reihenfolge der Vertretung nach dem Dienstalter der Beigeordneten.

II. Änderung der Geschäftsordnung des Rates, der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen

Wegen der vom Rat am 03.07.2014 in Umsetzung der Konsolidierungsmaßnahme Nr. 12-25.25.002 beschlossenen Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes (siehe Drucks.-Nr. 0614/2014) sind Änderungen des § 1 Abs. 1, des  § 1 Abs. 3 und des § 1 Abs. 4 Satz 1 der Geschäftsordnung des Rates notwendig. Diese Bestimmungen lauten bislang wie folgt:

(1) Die Einberufung zu den Sitzungen ergeht durch schriftliche Einladungen an alle Ratsmitglieder unter Beifügung der Tagesordnung.

(3) Die Sitzungsunterlagen für die zur Beratung anstehenden Tagesordnungspunkte sind grundsätzlich der Einladung beizufügen. In begründeten Ausnahmefällen ist auch eine spätere Versendung statthaft. Sofern besondere Gründe – z.B. Vertraulichkeit – dem entgegenstehen, können einzelne Unterlagen von der Versendung ausgenommen bleiben. Eine Übersendung der Sitzungsunterlagen in schriftlicher Form unterbleibt in den Fällen, in denen sich Ratsmitglieder schriftlich mit einer Übermittlung in elektronischer Form einverstanden erklären. Die Einverständniserklärung zur Übermittlung der Sitzungsunterlagen in elektronischer Form kann jederzeit widerrufen werden. Ratsmitglieder, die sich für die elektronische Übermittlungsform entscheiden, haben die jeweiligen Sitzungsunterlagen dem Ratsinformationssystem für Ratsmitglieder (ALLRIS) zu entnehmen. Die Sitzungsunterlagen für die Sitzungen der Bezirksvertretungen werden den Mitgliedern der Bezirksvertretungen konventionell in Papierform mit der Einladung zu der jeweiligen Sitzung der Bezirksvertretung zur Verfügung gestellt, sofern und soweit die Sitzungsunterlagen nicht ausnahmsweise nachversandt werden.

(4) Weitere Ausfertigungen der Einladung nebst Anlagen erhalten die Bezirksbürgermeister, die Fraktionsvorsitzenden in den Bezirken, die Bezirksvertreter, die keiner Fraktion angehören und die Fraktionsgeschäftsstellen. Die Verteilung innerhalb der Verwaltung regelt der Oberbürgermeister in eigener Zuständigkeit.

Diese Regelungen sollen nunmehr im Zuge der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes durch folgende Neuregelungen ersetzt werden:

§ 1 Abs. 1:

Die Einberufung zu den Sitzungen ergeht durch Einladung in elektronischer Form an die von den Ratsmitgliedern anzugebende E-Mail-Adresse. Mit der Angabe der persönlichen E-Mail-Adresse erklärt das Ratsmitglied zugleich sein Einverständnis mit der Übermittlung der Einladung an diese Adresse auf elektronischem Wege. Widerspricht ein Ratsmitglied schriftlich der Übermittlung der Einladung in elektronischer Form mit triftiger Begründung, erfolgt die Einladung und die Übersendung der Tagesordnung in schriftlicher Form. Für fraktions- oder gruppenangehörige Ratsmitglieder erfolgt die Übersendung an die jeweilige Geschäftsstelle der Fraktion oder Gruppierung, soweit das Ratsmitglied dem nicht ausdrücklich widerspricht. In diesem Fall und bei Einzelmitgliedern erfolgt die Zusendung an die Privatanschrift.

§ 1 Abs. 3:

Die Sitzungsunterlagen für die zur Beratung anstehenden Tagesordnungspunkte sind grundsätzlich von allen Ratsmitgliedern dem Ratsinformationssystem für Ratsmitglieder (ALLRIS) zu entnehmen. Nur in begründeten Ausnahmefällen, z.B. bei starker Sehschwäche, werden die Sitzungsunterlagen dem jeweiligen Ratsmitglied auf dessen Antrag auf konventionelle Art in Papierform zugeleitet. Die Regelung in § 1 Abs. 1 Sätze 4 und 5 gilt entsprechend.

§ 1 Abs. 4:

Weitere Ausfertigungen der Einladung erhalten die Bezirksbürgermeister, die Fraktionsvorsitzenden in den Bezirken, die Bezirksvertreter, die keiner Fraktion angehören und die Fraktionsgeschäftsstellen. Für die Übersendung der Einladung und die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen gelten die Regelungen in den Absätzen 1 und 3 sinnentsprechend. Die Verteilung innerhalb der Verwaltung regelt der Oberbürgermeister in eigener Zuständigkeit.

Die Änderung der Geschäftsordnung trägt dem Umstand Rechnung, dass die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes im Haushaltssanierungsplan 2012/2013 unter der Maßnahme Nr. 12-25.25.002 mit Beginn der neuen Wahlperiode ab Juni 2014 aus Kostenersparnisgründen zu realisieren ist.

Die nach der Geschäftsordnung vorgesehenen Änderungen sind  unter rechtlichen Gesichtspunkten unbedenklich und stehen insbesondere in Einklang mit den Vorschriften der GO NRW. Nach § 47 Abs. 2 Satz 1 GO NRW sind die Ladungsfrist, die Form der Einberufung und die Geschäftsführung des Rates durch die Geschäftsordnung zu regeln. Die im Zuge der Haushaltskonsolidierung vom Rat aus Kostengründen beschlossene Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes macht es erforderlich, anstelle der bislang üblichen Papierform grundsätzlich die elektronische Form konsequent einzusetzen. Der Grundsatz der freien Mandatsausübung und das Gebot einer diskriminierungsfreien Bereitstellung von Informationen und Unterlagen machen es allerdings erforderlich, dass in begründeten Ausnahmefällen anstelle der elektronischen Kommunikation die konventionelle Papierform beibehalten wird (vgl. Held/Winkel/Wansleben, Erl. 1.2 zu § 47 GO NRW). Im Hinblick auf diese rechtlich einzuhaltenden Vorgaben wird den Ratsmitgliedern in dem neu gefassten § 1 Abs. 1 der Geschäftsordnung ausdrücklich die Möglichkeit eingeräumt, der Übermittlung der Einladung in elektronischer Form zu widersprechen. Sofern der Widerspruch eine triftige Begründung enthält, erfolgt im Einzelfall die Übersendung der Einladung in schriftlicher Form.

Aufgrund der Regelung in § 47 Abs. 2 GO NRW und der hiernach bestehenden Geschäftsordnungsautonomie des Rates ist es ferner rechtlich nicht zu beanstanden, dass die jeweiligen Sitzungsunterlagen von den Mandatsträgern grundsätzlich aus dem Ratsinformationssystem für Ratsmitglieder (ALLRIS) zu entnehmen sind. Auch insoweit ist zur Sicherstellung eines ungehinderten Informationszugangs für alle Ratsmitglieder eine Ausnahmeregelung vorgesehen und zwar für die Fälle, in denen ein Ratsmitglied aus besonderen Gründen (z. B. wegen starker Sehschwäche) die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in Papierform beantragt.

Für die Übermittlung der Einladung zu den Ratssitzungen per E-Mail besteht nicht das Erfordernis einer sog. qualifizierten elektronischen Signatur nach § 3 a Abs. 2 VwVfG NRW, da diese Vorschrift - wenn überhaupt - nur dann zum Tragen kommt, wenn die Geschäftsordnung die Schriftform als normalübliche Form der Übermittlung vorsieht (vgl. Held/Winkel/Wansleben, a. a. O.). Darüber hinaus ist in diesem Zusammenhang darauf hinzuweisen, dass mit der Einladung zu den Sitzungen des Rates keine besonders vertraulichen oder schützenswerten Informationen und Daten an das jeweilige Ratsmitglied übermittelt werden.

Neben der Änderung des § 1 Abs. 2 und des § 1 Abs. 3 der Geschäftsordnung sind die §§ 27 Abs. 2 und 28 Abs. 4 der Geschäftsordnung zu ändern, indem dort die Formulierung „… und zugehörige Unterlagen sowie Niederschriften“ entfällt. Die in diesen Bestimmungen für das Verfahren der Bezirksvertretungen und Ausschüsse  genannten Unterlagen und Niederschriften werden künftig ebenfalls vom papierlosen Sitzungsdienst erfasst und sind von den BV- und Ausschussmitgliedern bei Bedarf dem Ratsinformationssystem ALLRIS zu entnehmen. Im Übrigen gelten die o.a. Neuregelungen in § 1 Abs. 1 und § 1 Abs. 3 aufgrund der Verweisungsnorm des 25 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Rates für BV- und Ausschussmitglieder entsprechend.

Abschließend ist anzumerken, dass sich die durch die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst bedingten Kosten (z. B. für die Bereithaltung des elektronischen Kommunikationszugangs sowie private Druck- und Papierkosten) in einem individuell zumutbaren Rahmen halten und von der Aufwandsentschädigung nach § 6 Abs. 1 der Hauptsatzung und § 1 der Entschädigungsverordnung (EntschVO) mit abgedeckt sind.

Finanzielle Auswirkungen

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