Berichtsvorlage - 0877/2014

Der Bericht zur Rechtsformänderung wird zur Kenntnis genommen.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Die notwendige Verschiebung der Geschäftsaufnahme der Theater Hagen gemeinnützige GmbH vom 1.8.2014 auf den 1.1.2015 hat dazu geführt, dass die Spielzeitpause zum Abbau von Urlaub und Gleitzeitüberhängen genutzt werden konnte und die für die Umsetzung der Entscheidung notwendigen Schritte nun ohne den ansonsten immensen Zeitdruck vollzogen werden können.

Die im Ratsbeschluss benannten Vorbehalte, mögliche Bedenken der Bezirksregierung im Rahmen des Anzeigeverfahrens bzw. Erteilung der verbindlichen Auskunft durch die Finanzbehörde, sind ausgeräumt. Die Stellungnahme der Finanzverwaltung ist als Anlage beigefügt.

Einer Umsetzung der Beschlüsse durch den durch Ratsbeschluss dazu ermächtigten Oberbürgermeister steht insoweit nichts mehr entgegen.

1. Vorbereitung der Beurkundung:

Dem beurkundenden Notariat sind die notwendigen Unterlagen zur Vorbereitung der Beurkundung übergeben worden. Gesprächsweise sind die Eckpunkte abgestimmt worden.

Die Beurkundung soll im Dezember erfolgen. Die Gründung der Gesellschaft erfolgt durch das Registergericht zum 1.1.2015. Wann die Eintragung konkret erfolgt, die Gründung damit abgeschlossen und die Gesellschaft vollständig handlungsfähig ist, kann im Vorhinein nicht verbindlich bestimmt werden.

1.1    Folgende Unterlagen müssen zur Beurkundung vorliegen:

Gesellschaftsvertrag

Einbringungsvertrag

Geschäftsordnung für die Geschäftsführung

Die o. g. Verträge sind in der Ratssitzung am 15.5.2014 beschlossen worden. Der seinerzeit genannte Gründungstermin 01.08.2014 wurde nach dem Ratsbeschluss vom 3.7.2014 auf den 01.01.2015 geändert.

1.2    Benennung der Organe (Geschäftsführer, Prokuristen)

Durch Ratsbeschluss vom 3.7.2014 sind Herr Michael Fuchs (Verwaltungsdirektor) zum Geschäftsführer, die Herren Norbert Hilchenbach (Intendant) und Florian Ludwig (Generalmusikdirektor) zu Prokuristen bestimmt worden. Die notwendigen vertraglichen Festlegungen werden zurzeit erarbeitet.

Für die Prokuristen wird jeweils unter Beachtung der Geschäftsordnung eine Einzelprokura in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen vorgesehen.

1.3  Sachgründungsbericht

Für die Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister ist ein Sachgründungsbericht erforderlich. Dieser soll auf der Grundlage des zu übertragenden Anlagevermögens durch die Fa. Ernst & Young erstellt werden.

2. Sonstige Vorbereitungen

Neben den Vorbereitungen zur Gründung werden derzeit folgende Themen bearbeitet:

2.1    Personalüberleitung

Der zwischen der Personalvertretung und der Stadtverwaltung ausgearbeitete Personalüberleitungsvertrag konnte aufgrund der bis zu den Theaterferien noch fehlenden Unterlagen noch nicht an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugestellt werden.

Dies wird in Abstimmung mit dem Fachbereich Personal und Organisation nun nachgeholt um die gesetzlich vorgesehenen Fristen einzuhalten.

2.2    Mietvertrag

Zwischen der Stadt Hagen und der Gesellschaft wird ein Mietvertrag über die Anmietung des Theatergebäudes abgeschlossen. Der Vertrag, der die Zuständigkeiten zwischen Mieter (Theater) und  Vermieter (Stadt) regelt ist weitgehend fertig gestellt.

2.3    Vermögensübertragung

Das Stammkapital der Gesellschaft wird durch eine Sacheinlage, dem Anlagevermögen, erbracht. Zum Stichtag 1.1.2015 wird das Anlagevermögen zum Buchwert auf die Gesellschaft übertragen. Die hierzu notwendige Inventur ist weitestgehend abgeschlossen. Das zum Stichtag vorhandene und zu übertragene Inventar wird mit der Anlagenbuchhaltung der Kämmerei abgestimmt.

2.4  Jahresrechnung 2014

Der vom Rat der Stadt Hagen in der Sitzung vom 15.05.2014 beschlossene Wirtschaftsplan für die Spielzeit 2014/2015 hat bereits im Haushaltsjahr 2014 Einsparungen vorgesehen, die durch die Rechtsformänderung erreicht werden sollten. Da nunmehr das Theater das gesamte Haushaltsjahr 2014 wie bisher als Regiebetrieb zu führen war, konnten die mit der Rechtformänderung verknüpften Maßnahmen nicht greifen. Eine Fortschreibung des beschlossenen Wirtschaftsplanes (einschließlich der darin bisher nicht berücksichtigten Tarifsteigerungen) wird mit der Kämmerei für das Jahr 2015 erarbeitet.

2.5    Finanzplanung für die Spielzeiten 2015/2016 und 2016/2017

Die bisher beschlossenen Planungen für die Wirtschaftspläne sind in Abstimmung mit der Kämmerei unter Berücksichtigung der bisher vorgesehenen Einsparungen und der zwischenzeitlichen Tariferhöhungen anzupassen und fortzuschreiben.

2.6    Sonstiges

Die Abstimmungen über mögliche Leistungsabnahmen sind im Wesentlichen erfolgt und werden in Kürze mit den leistungserbringenden Ämtern abschließend festgelegt.

Die technische Umsetzung der zukünftigen Buchhaltung (Einrichtung des Verfahrens sowie der technischen Zugriffsmöglichkeiten) erfolgt zurzeit in Abstimmung mit dem externen Dienstleister und HABIT.

Die internen Umstrukturierungen, durch die die zusätzlichen Aufgaben der Gesellschaft möglichst effizient organisiert werden sollen, werden zurzeit umgesetzt. Soweit dazu Änderungen der bestehenden Geschäftsverteilungen erforderlich sind, werden diese kurzfristig in den Geschäftsgang gegeben.

Für Prüfung des Jahresabschlusses des ersten (Rumpf-) Geschäftsjahres soll in Kürze ein Wirtschaftsprüfer bestellt werden, der bereits im Vorfeld der Geschäftsaufnahme im Zusammenhang mit der Eröffnungsbilanz und der Buchhaltungsstruktur unterstützend tätig sein soll.

Finanzielle Auswirkungen

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