Beschlussvorlage - 0294/2014

1. Der Rat der Stadt Hagen beschließt auf der Grundlage des vorliegenden Vertragsentwurfes den Gesellschaftervertrag (Anlage 1).

2. Der Rat der Stadt Hagen beschließt auf der Grundlage des vorliegenden Entwurfes die Geschäftsordnung für die Theaterleitung (Anlage 2).

3. Der Rat der Stadt Hagen beschließt auf der Grundlage des vorliegenden Vertragsentwurfes den Einbringungsvertrag (Anlage 3).

4. Der Rat der Stadt Hagen beschließt auf der Grundlage des vorliegenden Entwurfes den Wirtschaftsplan 2014/2015 und nimmt die Finanzplanung bis 2017 zur Kenntnis (Anlage 4).

5. Der Rat der Stadt Hagen beschließt die Überführung des Theaters und Orchesters Hagen zum 1.8.2014 in  eine gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit der Bezeichnung „Theater Hagen gemeinnützige GmbH“.

6.  Die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder wird auf „…..“ festgesetzt.

7.  Der Rat der Stadt beschließt,

     Herrn / Frau ………………….zum / zur Geschäftsführer/in und

     Herrn / Frau ………………….zum / zur Prokuristen/Prokuristin und

     Herrn / Frau ………………….zum / zur Prokuristen/Prokuristin

     zu bestellen.

8. Die Beschlüsse stehen unter dem Vorbehalt der verbindlichen Auskunft der Finanzverwaltung sowie dem Vorbehalt, dass sich keine Bedenken der Kommunalaufsicht im Rahmen des Anzeigeverfahrens nach § 115 GO NW ergeben.

9. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, alle zur Umsetzung dieses Ratsbeschlusses erforderlichen Rechtshandlungen zu treffen sowie die im Rahmen der Gründung und Errichtung der Gesellschaft notwendigen Beschlüsse im Rahmen von schriftlichen Gesellschafterbeschlüssen zu fassen.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Mit Beschluss vom 11.07.2013 hat der Rat der Stadt Hagen im Grundsatz die Rechtsformänderung des Theaters und Orchesters zum 1.8.2014 in eine gemeinnützige GmbH beschlossen und die Verwaltung beauftragt, die notwendigen Verträge vorzubereiten und dem Rat der Stadt Hagen zu einer abschließenden Beschlussfassung vorzulegen.

In diesem Sinne soll mit der vorliegenden Beschlussvorlage die abschließende Entscheidung zur Umsetzung der Rechtsformänderung getroffen werden.

Die Einholung der verbindlichen Auskunft bei der Finanzbehörde sowie die Anzeige bei der Bezirksregierung erfolgt zeitgleich mit der Einbringung dieser Verwaltungsvorlage in den Beratungsgang. Insofern stehen die zu fassenden Beschlüsse unter dem Vorbehalt der Anerkennung der umsatzsteuerlichen Organschaft und der Zustimmung durch die Bezirksregierung.

Die dazu notwendigen Entwürfe der Vertragswerke wurden unter Beteiligung der Fa. Ernst & Young erstellt und sind als Anlage beigefügt.

Im Einzelnen handelt es sich um folgende Vertragsentwürfe:

• Gesellschaftsvertrag                                                        Anlage 1
• Geschäftsordnung für die Theaterleitung              Anlage 2
• Einbringungsvertrag                                                        Anlage 3
• Entwurf der Wirtschaftspläne
  2014/15 – 2016/17                                                                      Anlage 4

In Vorbereitung sind die weiteren notwendigen Vertragswerke:

• Personalüberleitungsvertrag
• Betrauungsbeschluss
• Mietvertrag
• Einzelne Leistungsabnahmen
• Übernahme von laufenden vertraglichen Vereinbarungen durch die Gesellschaft (z. B. externe Dienstleister)

Ergänzend zu den beigefügten Anlagen werden folgende Erläuterungen gegeben.

Zum Gesellschaftsvertrag:

Die Gesellschaft verfügt über ein Stammkapital in Höhe von insgesamt 250.000 €, das durch den zurzeit einzigen Gesellschafter, die Stadt Hagen, ausschließlich als Sacheinlage geleistet wird und daher keinen Beitrag zur Liquiditätssicherung der Gesellschaft leisten kann.

Einziger Gesellschafter ist zurzeit die Stadt Hagen; eine Aufnahme weiterer Gesellschafter (bis max. 49 % Geschäftsanteile) ist prinzipiell möglich.

Die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder (§ 13) ist noch nicht abschließend bestimmt worden. Bisher wird von einer Gesamtanzahl von 9 bzw. 15 stimmberechtigten Aufsichtsratsmitgliedern ausgegangen. Eine Beschlussfassung über die endgültige Zahl ist noch erforderlich.

Zur Geschäftsordnung für die Theaterleitung:

Die Geschäftsordnung für die Theaterleitung bestimmt die Theaterleitung, bestehend aus einer kaufmännischen Leitung, der alleinigen Geschäftsführung, und der künstlerischen Leitung als Prokuristen im jeweiligen Zuständigkeitsbereich, bestehend aus dem Intendanten und dem Generalmusikdirektor. Die jeweiligen Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten sowie verschiedene Entscheidungsvorbehalte des Aufsichtsrates sind dort fixiert.

Die bisherigen arbeitsvertraglichen  Regelungen mit dem Intendanten und dem Generalmusikdirektor bleiben unberührt.

Zum Einbringungsvertrag:

Der Einbringungsvertrag regelt den Übergang der bisher städtischen Einrichtungsgegenstände auf die Gesellschaft. Mit der Einbringung der Sachwerte wird gleichzeitig das Stammkapital als Sacheinlage eingebracht.

Als Anlage zum Einbringungsvertrag werden die einzelnen Einrichtungsgegenstände mit ihren jeweiligen Restbuchwerten aufgeführt. Zum Zeitpunkt des Übergangs wird die Aufstellung mit den dann aktuellen Werten erstellt.

Zu den Wirtschaftsplänen 2014/15 – 2016/17

Die beigefügten Wirtschaftspläne orientieren sich an den Haushaltsplanungen der Stadt Hagen. Durch das Auseinanderfallen vom städtischen Haushaltsjahr und dem Wirtschaftjahr der Gesellschaft ergeben sich Abweichungen zu den in der Vorlage 224/2013 vorgestellten Wirtschaftsplänen. Zu den Änderungen wird auf die Stellungnahme von Ernst & Young zu der Plausibilisierung der Wirtschaftspläne verwiesen (Vorlage 224-1/2013).

In den Wirtschaftsplänen sind die im Haushaltssanierungsplan der Stadt Hagen vorgesehenen Einsparungen enthalten. Insbesondere die durch die Rechtsformänderung zu erzielenden Einsparungen in Höhe von insgesamt (850.000 + 277.666 + 163.873) 1.291.539 € bis zum Wirtschaftsjahr 2016/2017 sind dort eingearbeitet.

Aufgrund der zwischenzeitlich eingetretenen Veränderungen im Orchestertarifvertrag (TVK) ist die Personalkostenplanung für die Jahre 2014 ff noch zu überarbeiten, da sich die Ausgangsgröße noch vor der Gründung der Gesellschaft verändert hat. Eine Neuberechnung war zur Drucklegung noch nicht abgeschlossen.

Ein zukünftiger Anpassungsbedarf der Wirtschaftspläne wird sich insbesondere dann ergeben, wenn die jährlichen Tariferhöhungen 115.000 €/ Jahr übersteigen.

Hinsichtlich der in den Wirtschaftsplänen grundsätzlich bestehenden finanziellen Risiken wird auf die Vorlage 224/2013 (6. Eckpunkte einer auskömmlichen Finanzierung) verwiesen.

Weitere Informationen zum Stand des Verfahrens:

Zum Personalüberleitungsvertrag:

Der Personalüberleitungsvertrag sieht vor, dass zum Zeitpunkt der Gründung der Gesellschaft das dem Theater zugeordnete Personal in die Gesellschaft übergeleitet wird.

Die bisher erworbenen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis bei der Stadt Hagen werden dadurch gesichert. Zusätzlich werden dem übergeleiteten Personal umfangreiche Rückkehrrechte eingeräumt. Weitere wichtige Eckpunkte stellen die Verpflichtungen der Gesellschaft zur Tarifbindung und zum Ausschluss betriebsbedingter Kündigungen dar. Insbesondere der Ausschluss betriebsbedingter Kündigungen steht dabei in einem direkten Zusammenhang mit der hierfür notwendigen Finanzausstattung der Gesellschaft.

Zur Zeit der Drucklegung wurde durch die sehr konstruktiven Gespräche mit der Personalvertretung zwar bereits ein sehr hoher Übereinstimmungsgrad erreicht, einzelne Fragestellungen konnten jedoch noch nicht abschließend geklärt werden. Insofern konnte ein abgestimmter Entwurf noch nicht beigefügt werden und wird im laufenden Verfahren ergänzt.

Zum Mitbestimmungsverfahren:

Aufgrund der zeitlichen Verzögerungen durch die notwendigen Abstimmungen zum Personalüberleitungsvertrag wird das Mitbestimmungsverfahren mit dem Personalrat in Kürze eingeleitet.

Über den Stand des Verfahrens wird in den Sitzungen der Gremien ergänzend berichtet. Ein Abschluss der Verfahrens wird vor der Entscheidung des Rates vorliegen.

Zum Betrauungsbeschluss:

Aufgrund der beihilferechtlichen Rechtslage ist es erforderlich, die Gesellschaft mit der Wahrnehmung der im Gesellschaftszweck niedergelegten Aufgaben zu betrauen.

Dies erfolgt durch einen entsprechenden Beschluss zum vorgelegten Betrauungsakt. Bei Drucklegung war die Erstellung noch nicht abgeschlossen.

Die Betrauung ist ebenfalls ein Bestandteil der Beantragung der verbindlichen Auskunft.

Über den Stand des Verfahrens wird in den Sitzungen ergänzend berichtet.

Zum Mietvertrag:

Der zurzeit zwischen dem Fachbereich Finanzen und Controlling, der GWH und dem Theater in Abstimmung befindliche Mietvertrag regelt die Nutzung der im städtischen Eigentum verbleibenden Immobilien mit den darin aufgeführten Einrichtungen.

Die erhobene Miete setzt sich zusammen aus den Abschreibungen für das Gebäude und den für den Betrieb des Gebäudes notwendigen Instandhaltungsaufwendungen. Die Gewährleistung einer bestimmungsgemäßen Nutzung des Gebäudes und der Einrichtungen bleibt in der Verantwortung der Stadt Hagen.

Die infrastrukturellen Leistungen wie vor allem Objektbetreuung und Reinigung werden je nach Ergebnis der noch laufenden Gespräche weiterhin durch die GWH erbracht oder von der Gesellschaft selbst wahrgenommen. Im letzteren Fall ist eine Übernahme des bisher auf Seiten der GWH eingesetzten Personals seiten des Theaters möglich.

Zur Übernahme von bisher durch die Stadtverwaltung wahrgenommenen Aufgaben bzw. Vereinbarungen über Leistungsabnahmen von der Stadtverwaltung:

Die zukünftige Wahrnehmung von Aufgaben durch die Gesellschaft orientiert sich an den Notwendigkeiten der Betriebsführung und den finanziellen Rahmenbedingungen für das Theater.

Die diesbezüglichen Überlegungen sind noch nicht abgeschlossen.

Wesentliche betriebliche Funktionsbereiche (Finanzbuchhaltung, EDV-Strukturen) erfordern bereits heute interne oder externe Auftragsvergaben, um die Wahrnehmung der Funktionen möglichst zeitnah gewährleisten zu können.

Die einzugehenden Verpflichtungen erfordern den endgültigen Beschluss zur Gründung der Gesellschaft im Sinne des Beschlussvorschlages.

Finanzielle Auswirkungen

(Bitte ankreuzen und Teile, die nicht benötigt werden löschen.)

1.                Konsumtive Maßnahme

2.                Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

Aktiva:

(Bitte eintragen)

Passiva:

(Bitte eintragen)

3.                Auswirkungen auf den Stellenplan

Die im Wege der Überleitung in die Gesellschaft übergegangenen Beschäftigten werden ab 2015 nicht mehr im Stellenplan der Stadt Hagen geführt.

Die der Gesellschaft zugewiesenen Beamten werden weiterhin im Stellenplan der Stadt Hagen unter „Beamte in Gesellschaften“ geführt.