Beschlussvorlage - 0409/2014

Der Betriebsausschuss GWH nimmt die Vorlage zur Kenntnis und beauftragt die Betriebsleitung, die in der Begründung beschriebene Vorgehensweise umzusetzen.

Begründung

Derzeitige Situation:

GWH              - Immobilienbetrieb der Stadt Hagen hat ein jährliches Umsatzvolumen im zweistelligen Millionenbereich (2014 knapp 55 Mio. Euro) und beschäftigt dazu mehr als 500 MitarbeiterInnen.

Die vollständige, zeitnahe und projektscharfe Abwicklung dieser Umsätze ist ohne die Unterstützung eines modernen EDV - Verfahrens nur schwer sicher zu stellen.

Derzeit sind bei GWH mehrere nicht miteinander vernetzte EDV - Verfahren im Einsatz, so dass immobilienbezogene Daten an unterschiedlichen Stellen vorgehalten und nicht miteinander verknüpft werden können. Der manuelle Aufwand, der durch den Abgleich von Daten und die Zusammenführung von Zahlen entsteht, ist erheblich.

In der Vergangenheit hat es mehrere Anläufe gegeben, diese Situation zu verbessern, allerdings haben organisatorische Veränderungen (zuletzt durch die Zusammenlegung mit dem früheren Liegenschaftsamt) sowie Veränderungen der Betriebsmodelle (Mieter/Vermieter) dazu geführt, angefangene Beschaffungsprozesse zu unterbrechen.

Ziel muss nunmehr die Beschaffung eines Betriebsführungssystemes sein, welches auch unter zukünftigen Organisationsbedingungen (Rückführung der GWH in die Veraltung?) verwendet werden kann und auch zukünftige Schnittstellen (z.B. zum städt. SAP-NKF) ebenso sicherstellt wie zum derzeitigen HGB - Rechnungswesen des Eigenbetriebes.

Zukünftige Anforderungen:

Beschafft werden soll ein integriertes Betriebsführungssystem, dass alle immobilienrelevanten Daten verwaltet, die Geschäftsprozesse vollständig abbildet und eine jederzeitige Kostenkontrolle laufender und abgeschlossener Bauprojekte sicherstellt. Anforderungen wie ein Online - Datenaustausch mit dem GIS - System des Amtes 62 oder eine automatisierte Auftragsverwaltung sind genauso zu beachten, wie die Aufbereitung von Daten für Wirtschaftsplan und Jahresabschluss.

Beschaffungsverfahren:

Das eigentliche Beschaffungsverfahren wickelt HABIT im GWH - Auftrag ab. HABIT ist auch für den zukünftigen technischen Betrieb des Betriebsführungssystems zuständig; dies gilt auch für die Bereitstellung der erforderlichen Serverkapazitäten, Netzwerkarchitektur und Datensicherheit.

Die notwendige Beschaffungsvorlage für die politischen Gremien erstellt HABIT auf Grundlage der von GWH gelieferten Beschreibung zu den Anforderungen an das zu beschaffende EDV - Verfahren.

Vorbereitung der Beschaffung:

Die vergabesichere Beschreibung der Anforderungen an ein so komplexes EDV - Verfahren ist bei GWH ohne fachliche externe Unterstützung nicht zu leisten, für die korrekte VOL - Vergabe durch HABIT aber unabdingbare Voraussetzung.

GWH verhandelt zur Zeit mit einem Fachbüro aus Berlin, welches zuletzt den Senat Berlin bei der Beschaffung eines Betriebsführungssystems für die Grünflächenverwaltung aller Berliner Bezirke unterstützt und beraten hat.

Kosten:

Die Kosten für Beratungsleistungen für die Vorbereitung belastbarer Vergabeunterlagen stehen derzeit noch nicht fest.

Die Kosten für eine Firmenlizenz des eigentlichen Betriebsführungssystems werden incl. der begleitenden Maßnahmen wie Datenmigration, Einführungsschulungen, Support usw. nach den derzeit bei GWH vorliegenden Informationen bei ca.

200.000 € liegen.