Beschlussvorlage - 0555/2005

Die Stadt Hagen tritt der kommunalen Arbeitsgemeinschaft “Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung NRW (KDV NRW)” bei, sobald die Finanzierung über die dargestellten GFG-Mittel sichergestellt ist.

 

·        Die Rolle der Informationstechnologie bei der Transformation der Kommunalverwaltungen zu modernen Dienstleistungsbetrieben wird immer bedeutsamer. Dabei stehen jedoch nicht mehr nur technische Lösungen im Vordergrund der Betrachtungen, sondern die Organisation und Neugestaltung von Dienstleistungsprozessen. eGovernment - Projekte sind zunehmend mehr Organisations-getrieben.

·        In diesem Sinne soll das KDV NRW rund um das Thema Standardisierung und Entbürokratisierung kommunaler Prozesse im eGovernment die notwendigen organisatorischen Empfehlungen (Org-Ware) erarbeiten und diese für die Kommunen in NRW zugänglich machen.

·        Mit Erlass vom 19. Mai 2005 hat das Innenministerium NRW die Überlegungen zu einem “Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung NRW” zur organisatorischen Unterstützung von kommunalen eGovernment - Angeboten gebilligt und dafür GFG-Mittel in Höhe von 2 MIO € für einen Zeitraum von 3 Jahren reserviert.

·        Die zuwendungsfähigen Gesamtkosten des Projektes sollen 2.5 MIO € betragen. Von den Mitgliedern der Kommunalen Arbeitsgemeinschaft müssen demnach über einen Zeitraum von 3 Jahren 500.000 € Eigenmittel aufgebracht werden (80 % Zuschuss, 20 % Eigenmittel).

·        Das KDV soll betrieben werden durch eine kommunale Arbeitsgemeinschaft gemäß § 2 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit. In der Startformation soll sich das KDV zusammensetzen aus den Städten Dortmund und Hagen, den Kommunalen Gebietsrechenzentren Iserlohn und Moers, dem Innenministerium NRW, d-NRW Besitzgesellschaft GmbH & Co KG. Durch die Beteiligung des Innenministeriums NRW ist sichergestellt, dass Land und Kommunen gemeinsam agieren und die eGovernment - Aktivitäten auch des Landes eingebunden werden.

·        Im Einzelnen bedeutet dies, dass die 4 kommunalen Partner und d-NRW jeweils insgesamt 100.000 € bezogen auf die 3 jährige Projektlaufzeit (ca. 33.000 € jährlich) aufbringen müssten. Im Antrag ist vorgesehen, dass diese eingesetzten Personalressourcen als zuwendungsfähiger Aufwand anzuerkennen sind. Eine Abrechnung soll nach den KGSt-Stundensätzen erfolgen.

·        Die Aufgabenstellung des KDV umfasst als einen Schwerpunkt die Schaffung von “ORG-Ware” rund um das Thema eGovernment. Es muss sichergestellt werden, dass zumindest die kommunalen eGovernment-Angebote, die auf denselben gesetzlichen Regelungen beruhen, nach gleichen organisatorischen Rahmenbedingungen (jedoch auf unterschiedlichen Technologieplattformen) ablaufen und so für die Nutzer transparent sind. Dazu dienen folgende Aktivitäten des KDV:

·        Entwicklung von Schnittstellen und Standards für eGovernment, insbesondere fachverfahrensspezifische Schnittstellen.

·        Systematische und weitgehend einheitliche Gestaltung von eGovernment-Prozessen einschließlich des Aufbaues eines Prozess-Registers.

·        Aufbau produktneutraler Informations-, Service- und Beratungsleistungen zum Bereich eGovernment für die Gemeinden in NRW. Hier soll ähnlich wie beim NKF (www.Neues.Kommunales.Finanzmanagement.de) ein Internet-Angebot für die Kommunen in NRW für Fragen zum eGovernment geschaffen werden.

·        Für die Antragstellung ist Hagen zuständig.

1.     

Vorbemerkungen

 

Die Rolle der Informationstechnologie bei der Transformation der Kommunalverwaltungen  zu modernen Dienstleistungsbetrieben wird immer bedeutsamer. Dabei stehen jedoch nicht mehr nur technische Lösungen im Vordergrund der Betrachtungen, sondern die Organisation und Neugestaltung von Dienstleistungsprozessen. eGovernment - Projekte sind zunehmend mehr Organisations-getrieben.

 

Das Gestaltungspotential dazu liegt nicht primär in der Aufbauorganisation, also nicht in den Organigrammen der Verwaltung, sondern in der tatsächlichen Neugestaltung der Arbeits- und Dienstleistungsprozesse angepasst an Rationalisierungsnotwendigkeiten durch Verschlankung von Verwaltungsprozessen und Bürokratieabbau. Dies ist um so notwendiger, als Kommunalverwaltungen zunehmend Dienstleistungen als zusätzliches “Eingangstor zur Verwaltung” auch im Internet anbieten. Dazu sind einheitliche Prozesse und Schnittstellen notwendig, die es zu erarbeiten gilt.  In diesem Sinne gewinnt eGovernment übergreifende Bedeutung (Kommunen, Land, Bund). Dies erfordert ein Zusammenwirken und eine enge Abstimmung der Verwaltungsorganisationen. 

 

In diesem Sinne soll das KDV NRW  rund um das Thema Standardisierung und Entbürokratisierung kommunaler - Prozesse im eGovernment die notwendigen organisatorischen Empfehlungen (Org - Ware) erarbeiten und diese für die Kommunen in NRW zugänglich machen. 

 

2.      Mittelbereitstellung

 

Mit Erlass vom 19. Mai 2005, 31-24.05/05.01-1-5464/05, hat das Innenministerium NRW die Überlegungen zu einem “Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung NRW” zur organisatorischen Unterstützung von kommunalen eGovernment-Angeboten gebilligt und dafür GFG-Mittel in Höhe von 2 MIO € für einen Zeitraum von 3 Jahren reserviert.

 

3.      Förderantrag

 

3.1 Inhalte des Förderantrages

 

Das  KDV soll betrieben werden durch eine kommunale Arbeitsgemeinschaft gemäß § 2 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit. Die kommunale Arbeitsgemeinschaft KDV soll sich in der Startformation wie folgt zusammensetzen:

 

Die Städte Dortmund und Hagen, die Kommunalen Gebietsrechenzentren Iserlohn und Moers, das Innenministerium NRW, d-NRW Besitzgesellschaft GmbH & Co KG. Durch die Beteiligung des Innenministeriums NRW ist sichergestellt, dass Land und Kommunen gemeinsam agieren und die eGovernment-Aktivitäten auch des Landes eingebunden werden. Die Beteiligung von d-NRW Besitzgesellschaft erfolgt aus dem gleichen Grund, da auch dieses eGovernment–Vorhaben koordiniert werden muss. Dies insbesondere, da für die d-NRW-Besitzgesellschaft eine sog. “Allgemeine Maßnahme zur Informationsaufbereitung zum Thema eGovernment” aus Europa-Mitteln bewilligt worden ist. Die Maßnahme ist zum 1.5.2005 gestartet.

 

Grundsätzlich ist die weitere Beteiligung an der kommunalen Arbeitsgemeinschaft  offen auch für andere Beteiligte, soweit diese sachgerechte Beiträge zu den Projektthemen erbringen können.

 

Aus Hagener Sicht wäre es zu begrüssen, wenn auch die Fernuniversität Mitglied der Arbeitsgemeinschaft werden könnte. Dies insbesondere für Aufgaben, bei denen die übrigen kommunalen Partner nur wenig oder keine praktische Erfahrungen haben: Evaluationen von eGovernment-Angeboten und Wünschen bei Nutzerinnen und Nutzern; eLearning – Kompetenz für Verbreitung von eGovernment-Kenntnissen; Beratungen zum Thema Barrierefreiheit von Internetangeboten.

 

Die zuwendungsfähigen Gesamtkosten des Projektes sollen 2.5 MIO € betragen. Von den Mitgliedern der Kommunalen Arbeitsgemeinschaft müssen demnach über einen Zeitraum von 3 Jahren 500.000 € Eigenmittel aufgebracht werden (80 % Zuschuss, 20 % Eigenmittel).

 

Im Einzelnen bedeutet dies, dass die 4 kommunalen Partner und d-NRW jeweils insgesamt 100.000 € bezogen auf die 3 jährige Projektlaufzeit (ca. 33.000 € jährlich) aufbringen müssten.  Dazu ist im Antrag vorgesehen, dass die von der kommunalen Arbeitsgemeinschaft  für die Lösung der Aufgaben eingesetzten Personalressourcen als zuwendungsfähiger Aufwand anzuerkennen ist. Dieser eigene Personalaufwand soll abgerechnet werden nach den KGSt-Stundensätzen.

 

Da davon auszugehen ist, dass die Fördermittel weitestgehend durch die Mitglieder der kommunalen Arbeitsgemeinschaft  in gemeinsam definierten Projekten durch eigene Personalressourcen  aufgezehrt werden,  ist die Abrechnung nach KGSt - Stundensätzen für die Stadt Hagen auskömmlich.

 

Für die kommunale Arbeitsgemeinschaft soll die Stadt Hagen die Mittel beantragen und treuhänderisch verwalten und abrechnen. Weiter ist durch die Berufung von Herrn Oberbürgermeister Demnitz als Aufsichtsratsvorsitzender der d-NRW – Besitzgesellschaft die Voraussetzung dafür geschaffen, dass die “Allgemeine Maßnahme eGovernment” aus der Europa-Mittelförderung mit dem KDV reibungslos koordiniert werden kann.

 

Die Aufgabenstellung des KDV umfasst als einen Schwerpunkt die Schaffung von “ORG-Ware” rund um das Thema eGovernment.  Es muss sichergestellt werden, dass zumindest die kommunalen eGovernment-Angebote, die auf denselben gesetzlichen Regelungen beruhen,  nach gleichen organisatorischen Rahmenbedingungen (jedoch auf unterschiedlichen Technologieplattformen) ablaufen und so für die Nutzer transparent sind. Dazu dienen folgende Aktivitäten des KDV:

 

·        Entwicklung von Schnittstellen und Standards für eGovernment, insbesondere fachverfahrensspezifische Schnittstellen. Dabei will die Stadt Dortmund das Thema “Xpersonenstand” übernehmen, die KDVZ Iserlohn das Thema “Xkasse”, Hagen “Xplanung”.  Bei dieser Arbeit handelt es sich zunächst um fachliche Definitionsaufgaben, die in erster Linie von Organisatoren und Fachamtsmitarbeitern, die mit den Arbeitsabläufen vertraut sind, erledigt werden müssen.

·        Systematische und weitgehend einheitliche Gestaltung von eGovernment-Prozessen einschließlich des Aufbaues eines eGovernment-Prozess-Registers. Bei dieser Arbeit stehen ebenfalls organisatorische Fragen im Vordergrund, so dass hier für die ca. 150 kommunalen Fachverfahren für den Zeitraum von ca. 2 Jahren 2 städt. Organisatoren/-innen eingesetzt werden müssen. Der spezifische IT-Anteil für HABIT ist zwar ebenfalls vorhanden, aber gering.  Hier werden insbesondere Fragen nach der Prozessgestaltung im Sinne einer noch zu definierenden “eGovernmentfähigkeit” von Gesetzen, Verordnungen und Erlassen zu beantworten sein.  Dabei kann Entbürokratisierung systematisch betrieben werden. Zu diesem Punkt ist mit dem Innenministerium besprochen, dass bei den Prozessdefinitionen die Fachreferenten der einzelnen Bereiche mitwirken, um Überflüssiges zu beseitigen. Da auch Fragen nach Rationalisierungspotentialen zu beantworten sind, hat die Stadt Hagen hier ein großes Eigeninteresse. Im Maßnahmenpaket Haushaltskonsolidierung beim HABIT steht auch eine Position zum Thema “Rationalisierungsgewinne durch den Einsatz des Virtuellen Rathauses Hagen”.

·        Aufbau produktneutraler Informations-, Service- und Beratungsleistungen zum Bereich eGovernment für die Gemeinden in NRW. Hier soll ähnlich wie beim NKF (www.Neues.Kommunales.Finanzmanagement.de) ein Internet-Angebot für die Kommunen in NRW für Fragen zum eGovernment geschaffen werden. Die dafür notwendigen Experten zur Beantwortung von Fragen werden vom HABIT gestellt. Der Aufbau und der Betrieb des Servers sollten durch die “Allgemeine Massnahme bei d-NRW” erfolgen.

 

3.2  Stellung des Förderantrages

 

Der Förderantrag wird derzeit zwischen den Beteiligten abgestimmt und soll alsbald gestellt werden. 

 

Für die Antragstellung ist Hagen zuständig. Im begleitenden Anschreiben wird die Stadt Hagen zum Ausdruck bringen, dass für die Beteiligung der Stadt an der kommunalen Arbeitsgemeinschaft noch die Zustimmung der politischen Gremien erforderlich ist.

 

4.      Weitere Rahmenbedingungen

 

Die Stadt Hagen ist als Antragsteller zuständig für die gesamte Abwicklung des Förderantrages, die Weiterleitung von Mitteln an andere Arbeitsgemeinschafts-Mitglieder einschließlich der Verwendungsnachweise und die Verwaltung der Mittel (auch dies ist förderungsfähiger Aufwand). Es ist beabsichtigt, die Aufgaben der Geschäftsführung, Organisation und Koordination durch die Besitzgesellschaft d-NRW zu besorgen. Über diese Zuständigkeitsregelungen verbunden mit dem Aufsichtsratsvorsitz des Herrn Oberbürgermeister Demnitz bei d-NRW Besitzgesellschaft wäre gewährleistet, dass auch die EU-Mittel der “Allgem. Maßnahme” koordiniert mit dem KDV verwendet werden.