Beschlussvorlage - 0902/2013

1.      Die allgemeinen Informationen zum Vergabeverfahren werden zur Kenntnis genommen.
 

2.      Den Verfahrensgrundsätzen für die Vorbereitung von Vergabeentscheidungen, wie in der Vorlage dargestellt, wird zugestimmt.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

1. Allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren

Das Vergaberecht ist gesetzlich streng reglementiert und unterliegt grundsätzlich nicht der Disposition durch die Kommunalverwaltung bzw. Kommunalpolitik.

Die nachstehenden rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für sämtliche Vergabeverfahren und sind unabhängig von den internen Verfahrensgrundsätzen (siehe Ziff. 2) bzw. den Vorschlägen zu den politischen Beschlusswertgrenzen (siehe Ziff. 3) zu sehen.

Öffentliche Auftraggeber haben bei der Beschaffung von Leistungen § 25 Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW) zu beachten. Danach muss bei der Vergabe von Aufträgen stets eine Öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände (ausnahmsweise) eine Beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige Vergabe rechtfertigen.

Hinweis: Bei der Öffentlichen Ausschreibung wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen durch Bekanntmachung in verschiedenen Veröffentlichungsorganen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Das Vergabeverfahren wird nach formalen Vergaberegularien abgewickelt; die Angebotsabgabe erfolgt verschlossen.

Bei der Beschränkten Ausschreibung wird ein fachkundiger, leistungsfähiger und zuverlässiger Bieterkreis zur Abgabe eines Angebotes unter Zusendung der Leistungsbeschreibung aufgefordert. Hierzu erfolgt vorab je nach Sachlage ein Teilnahmewettbewerb, eine Markterkundung und ggf. Ergänzung bisheriger Bieter. Die formale Abwicklung entspricht, abgesehen von zusätzlichen nachträglichen Veröffentlichungspflichten, den Regularien der „Öffentlichen Ausschreibung“. Die Angebotsabgabe erfolgt verschlossen.

Bei der Freihändigen Vergabe wendet sich der öffentliche Auftraggeber mit oder ohne Teilnahmewettbewerb an mehrere ausgewählte Unternehmen, um mit einem oder mehreren über die Auftragsbedingungen zu verhandeln. Die Angebotsabgabe erfolgt per Fax oder per Mail.

Die GemHVO NRW konkretisiert diesen Grundsatz in § 25 Abs. 2 insofern, als dass bei Aufträgen unterhalb des durch die Europäische Union festgelegten Schwellenwertes (bei Bauaufträgen nach der VOB derzeit 5 Mio. €, bei Dienst- oder Lieferaufträgen nach der VOL derzeit 200.000 €; sämtliche in der Vorlage genannte Beträge verstehen sich jeweils ohne Umsatzsteuer) die Vergabebestimmungen anzuwenden sind, die das Innenministerium bekannt gibt. Oberhalb der genannten Schwellenwerte gilt das zwingend zu beachtende EU-Vergaberecht.

Diese entsprechenden Bestimmungen des Innenministeriums ermächtigen die öffentlichen Auftraggeber, abweichend von dem allgemeinen Grundsatz der Öffentlichen Ausschreibung, bis zu bestimmten Auftragswertgrenzen stets und ohne weitere Einzelfallbegründung eine Freihändige Vergabe oder eine Beschränkte Ausschreibung durchzuführen.

Von dieser Ermächtigung hat die Stadt Hagen wie folgt Gebrauch gemacht:

(1)   Mit den Ratsbeschlüssen vom 10.05. und 30.08.2007 wurden die Wertgrenzen wie folgt festgelegt:

?         im VOB-Bereich:

?      Freihändige Vergabe: Auftragswerte bis zu 30.000 €

?      Beschränkte Ausschreibung (je nach Gewerk):

> Auftragswerte bis zu 75.000 € bei Ausbaugewerken und sonstigen Gewerken im Hochbau sowie für Pflanzungen und Straßenausstattung

> Auftragswerte bis zu 150.000 € bei Rohbauarbeiten im Hochbau

> Auftragswerte bis zu 300.000 € im Tiefbau

?         im VOL-Bereich:

?      Freihändige Vergabe: Auftragswerte bis zu 5.000 €

?      Beschränkte Ausschreibung: Auftragswerte bis zu 30.000 €

Für den Bereich der VOL hat die Stadt in der Geschäftsordnung vom 12.04.2011 diese Wertgrenzen für die Freihändige Vergabe auf 10.000 € und für die Beschränkte Ausschreibung auf 50.000 € angehoben.

(2)   In den Jahren 2009 bis heute hat das Innenministerium im Zusammenhang mit der Umsetzung des Konjunkturpaketes II die Wertgrenzen insofern angehoben, als dass im VOB- und VOL- Bereich eine Freihändige Vergabe bei einem Auftragswert bis zu 100.000 € und eine Beschränkte Ausschreibung im VOB- Bereich bis zu 1 Mio. € zugelassen ist.

Mit Ratsbeschlüssen vom 14.05.2009 und 16.12.2010 wurde die Umsetzung dieser Grenzen auch für die Stadt Hagen befristet bis zum 31.12.2011 beschlossen.

(3)   Mit der Vorlage 0026/2012 hatte die Verwaltung vorgeschlagen, dem Runderlass des Innenministeriums vom 13.12.2011 folgend, diese Wertgrenzen in Hagen auch im Jahr 2012 zugrunde zu legen. Die Vorlage wurde vor Eintritt in die Tagesordnung des Rates am 09.02.2012 aufgrund weiteren Beratungsbedarfes abgesetzt.

Dies hat zur Konsequenz, dass aktuell wieder die oben unter (1) dargestellten Wertgrenzen gelten.

2. Verfahrensgrundsätze

Im Zusammenhang mit Vergabeentscheidungen oberhalb bestimmter Wertgrenzen ist in der Vergangenheit im politischen Raum immer wieder die Forderung erhoben worden, die politischen Gremien in der Vorbereitung von Vergabeverfahren frühzeitig und nicht erst nach Abschluss eines Verfahrens zu beteiligen. Außerdem wurde vielfach der Wunsch geäußert, über die Details der einzelnen Ausschreibungen informiert zu werden und entscheiden zu können.  In der Sitzung des Ältestenrates am 5.7.2012 hat die SPD-Fraktion diese Forderungen durch Vorlage eines entsprechenden Vorschlages konkretisiert.

Auf der Basis dieses Forderungskatalogs werden folgende Verfahrensgrundsätze zur Umsetzung vorgeschlagen; dabei ist zu berücksichtigen, dass die jeweilige Vergabeart sich nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen bzw. nach den Regelungen der VOB/A, VOL/A und nach der VOF für freiberuflich erbrachte Leistungen richtet (siehe allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren; Ziffer 1):

1)      Vor Durchführung eines Ausschreibungsverfahrens ist eine Entscheidung des nach der Hauptsatzung bzw. der Zuständigkeitsordnung zuständigen politischen Gremiums herbeizuführen. Dabei sind die dort festgelegten Beschlusswertgrenzen zu berücksichtigen. Ein Vorschlag für diese Beschlusswertgrenzen wird unter Punkt 3 dieser Vorlage unterbreitet.

2)      Die Verwaltungsvorlage muss insbesondere folgende Bestandteile enthalten:

a)      Darstellung des Hintergrundes der Vergabe in sachlicher und fachlicher Sicht,

b)      Erklärung der voraussichtlichen Vergabesumme,

c)      Erläuterung der vorgeschlagenen Vergabeart sowie des Bieterkreises, soweit nach der Art der Vergabe möglich (siehe Hinweis),

d)      Darstellung der wesentlichen Teile des  Anforderungsprofils/des Ausstattungsstandards (siehe Hinweis)  sowie

e)      Entscheidungsoptionen.

3)      Ergibt sich nach erfolgter Ausschreibung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften (dies ist § 17 Absatz 1 der VOB/A bzw. § 17 Absatz 1 der VOL/A) die Notwendigkeit, eine Ausschreibung ganz oder teilweise aufzuheben, ist eine erneute Beschlussfassung der politischen Gremien herbeizuführen.

4)      Über das Ergebnis der durchgeführten Ausschreibung werden die politischen Gremien  zu gegebener Zeit durch eine entsprechende Mitteilung informiert.

5)      Vorlagen über Ausbauplanungen für städtische Bauvorhaben (Neu-, Um- und Ausbau öffentlicher Einrichtungen, Straßen Wege und Plätze, garten- wasser- und städtebauliche Maßnahmen) gelten als Vergabevorlagen im Sinne dieser Verfahrensgrundsätze.

Bei den Bestandteilen der Verwaltungsvorlagen ist folgendes zu berücksichtigen:

?         Hinweis zu 2 c)

Der mögliche Bieterkreis ist abhängig von der Vergabeart, die nach den gesetzlichen Bestimmungen ausgewählt werden muss. Bei der Freihändigen Vergabe und einer Beschränkten Ausschreibung  ist der Bieterkreis, der um die Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden soll, der Stadt Hagen bekannt. Die Auswahl dieses Bieterkreises kann daher erläutert werden. An einer Öffentlichen Ausschreibung kann sich jeder Interessent beteiligen, so dass auch keine näheren Erläuterungen des Bieterkreises möglich sind.

?         Hinweis zu 2 d

Der Gesamtumfang der Leistungsbeschreibung umfasst teilweise 80 Seiten und mehr, da jedes noch so kleine Detail im Ausschreibungstext enthalten sein muss. So gibt es beispielsweise  für jede Art der Einsatzfahrzeuge der Feuerwehr DIN-Vorschriften, die jede Einzelheit dieser Fahrzeuge vorschreiben.  Auch in den Leistungsbeschreibungen für Vergaben im Verwaltungsbereich sind Ausstattungsdetails und formale Vorgaben für die Abwicklung des Auftrags enthalten, die nicht entscheidend für die Entscheidung über die Vergabe sind.

Vor diesem Hintergrund macht es nur Sinn, die wesentlichen Aspekte des Anforderungsprofils bzw. des Ausstattungsstandards in der Vergabevorlage darzustellen. Auf jeden Fall werden in der Vorlage auch vorgesehene Abweichungen gegenüber den üblichen bzw.  vorgeschriebenen Ausstattungsstandards erläutert.

3. Beschlusswertgrenzen

Seit 1999 sind die  bestehenden Wertgrenzen, ab denen ein politischer Beschluss herbeigeführt werden muss, in der Zuständigkeitsordnung und in der Hauptsatzung für Vergaben unverändert geblieben. Unter dem Gesichtspunkt der Preissteigerung ist aus der Sicht der Verwaltung eine generelle Anhebung der Beschlusswertgrenzen sinnvoll. Die entsprechenden Vorschläge werden in der Vorlage 0927/2013 dargestellt.

Finanzielle Auswirkungen

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