Beschlussvorlage - 0567/2013

Der Durchführung der öffentlichen Ausschreibung wird zugestimmt.

Kurzfassung

Der Stadtentwicklungsausschuss und der Haupt- und Finanzausschuss beschließen die Durchführung der öffentlichen Ausschreibung. Ziel ist der Abschluss eines Vertrages über die Digitalisierung des Mikrofilmarchivs der Bauakten.

Begründung

Die Pflichtaufgabe zur unbegrenzten Aufbewahrung von Bauakten soll zukünftig elektronisch abgewickelt werden.

Die Akten der Bauaufsichtsbehörde sind insgesamt aufzubewahren, da bis zum Untergang eines Gebäudes der feststellende Teil der Baugenehmigung erhalten bleibt und dieses gegen behördliches Beseitigungsverlagen sichert. Diese Pflicht zur Aufbewahrung sämtlicher Akten resultiert aus der jederzeit – auch nachträglich – zu sichernden Kontrollmöglichkeit des gesetzmäßigen Verwaltungshandelns (vgl. Kommentar Gädtke, Temme, Heintz, Czepuck zu § 75 BauO NRW Baugenehmigung und Baubeginn und Beschluss des BVerwG vom 16.03.1988 (- 1 B 153/87, NVwZ 1988, 621))

Gem. Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen zur Aktenordnung der Stadt Hagen vom 01.04.1982 wurden daher unbegrenzte Aufbewahrungsfristen für Bauanträge und Bauaufsichtsakten festgelegt.

Wegen der langen Bestandsdauer von Gebäuden sind ursprüngliche Genehmigungsunterlagen oft für Rechtsnachfolger und häufig erst nach Jahrzehnten wieder Grundlage für Instandhaltung, neue Bauanträge, Umbauten etc.

Ein Auskunftsanspruch aus Bauakaten ergibt sich aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz NRW und dem Informationsfreiheitsgesetz NRW.

Der Mikrofiche-Rotationsschrank mit einem Gesamtgewicht von ca. 3 Tonnen und einer Gerätehöhe von 2,50 m wird im Tagesgeschäft benötigt und kann nicht ohne Weiteres an anderer Stelle aufgestellt werden. Dies steht einer räumlichen Zusammenführung des Fachbereiches entgegen.

Im Hinblick auf die sich immer mehr ausweitende Digitalisierung, insbesondere auch unter Berücksichtigung der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie ist dem Technologiewandel Rechnung zu tragen.

Die bisher durchgeführte Mikroverfilmung ist eine auslaufende Technik mit schlechter, nicht maßstäblicher Reproduktionsqualität und Verlust farbiger Darstellungen. Die Einsicht in Bauakten kann nur an einem einzigen Auskunftsplatz gewährt werden. Sowohl Ersatzteile als auch Toner für die Reproduktionen können aktuell europaweit nicht mehr beschafft werden.

Beschwerden von Bürgern, Architekten, Statikern, Rechtsanwälten, Polizei u.a. bezogen auf die bürokratische Abwicklung der Akteneinsicht nehmen zu.

Die Digitalisierung von Bauakten ist außerdem Konsequenz der in 2013 zu realisierenden Online-Antragstellung. Die Digitalisierung der Bauakten ist ein weiterer Schritt hin zu einer medienbruchfreien Abwicklung in Richtung E-Government-Verwaltung. So können die alltäglichen Beziehungen zwischen Wirtschaft und Verwaltung unter Nutzung technischer Möglichkeiten weiter professionalisiert werden. Die elektronische Kommunikation ist inzwischen in § 3a VwVfG NRW geregelt.

Langfristig kann durch eine elektronische Aktenführung auch das Scan-Volumen der laufenden Bauakten reduziert werden.

Die beim Fachdienst Bauordnung bereits eingesetzten Lizenzen der Software LINKBASE ermöglichen eine sofortige Nutzung der Daten bereits vor Anschaffung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems.

Für die Scan-Dienstleistung der ca. 350.000 Bauakten-Jackets wird aus Kapazitätsgründen der möglichen Auftragnehmer von einem 3-Jahreszeitraum ausgegangen. Zur Wahrung der Revisionssicherheit ist die Daten-Erstellung in dem  Dateiformat PDF-A2b mit maximaler Komprimierung zu erstellen. Durch Tools des HABIT kann Datenverlusten vorgebeugt weden.

Da sich nach vorsichtigen Schätzungen das Gesamtvolumen für die Vergabe auf ca. 300.000,00 € beläuft (verteilt auf die Jahre 2013 bis 2016), ist der Bedarf europaweit auszuschreiben.

Als Folgekosten für Speicherplatz entstehen beim HABIT nach Auftrags-Abschluss jährlich ca. 35.000 € für ca. 1 Terabyte sowie Kosten für Archivierung und Betreuung. Als Grundlage für die Wertung wurden die Dienstleistungen gewählt, die nach Markterkundung erforderlich sind. Es handelt sich hierbei um Scannen der Mikrofilmaufnahmen, Indexierung aus dem Jacket-Titel, Transport und Datenübergabe. Den Zuschlag erhält nach Qualitätsnachweis das wirtschaftlichste Angebot.

Entsprechend den vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung darum, wie im Beschlussvorschlag aufgeführt, die Dienstleistung öffentlich auszuschreiben und den Auftrag nach Qualitätsnachweis an den wirtschaftlichsten Bieter zu vergeben.

Finanzielle Auswirkungen

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1.      Konsumtive Maßnahme

2.      Investive Maßnahme

3.      Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

Aktiva:

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Passiva:

(Bitte eintragen)

4.      Folgekosten:

5.      Auswirkungen auf den Stellenplan

Stellen-/Personalbedarf: