Beschlussvorlage - 0776/2013

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Das bisherige halbjährliche manuelle Beschussverfolgungssystem wird ab sofort eingestellt.

Kurzfassung

Das Sitzungsdienstprogramm Allris ermöglicht mittlerweile den direkten Aufruf einer  tagesaktuellen Übersicht zum Umsetzungsstand der Beschlüsse des Rates und des Haupt- und Finanzausschusses, gezielt für eine bestimmte Vorlage oder als Liste für einen Beschlusszeitraum.

Die Verwaltung empfiehlt daher, dass bisherige manuelle halbjährliche Berichtswesen in Tabellenform zum Umsetzungsstand der Beschlüsse des Haupt- und Finanzausschusses und des Rates zu zwei bestimmten Terminen im Jahr ab sofort entfallen zu lassen.

Begründung

Mit der Vorlage 0560/2005 “Berichtswesen – Einführung eines Beschlussverfol-gungssystems“ wurde u. a. beschlossen, dass im Rat und Haupt- und Finanzausschuss ein gesonderter halbjährlicher Bericht über den Umsetzungsstand der Beschlüsse vorgelegt wird.

Zum damaligen Zeitpunkt konnte dieser Bericht aus technischen Gründen noch nicht alleine über das Sitzungsdienstprogramm Allris erzeugt bzw. ein direkter Zugriff für die Politik ermöglicht werden. Daher wurde eine eigens vom HABIT programmierte Berichtstabelle erzeugt, welche Auskunft über alle Beschlüsse des letzten halben Jahres, und sofern noch nicht erledigt, auch über den Umsetzungsstand der im vorherigen Zeitraum gefassten Beschlüsse gegeben hat.

Der Umsetzungsstand ist mit Tagesdatum durch die Fachdienststelle einzutragen.

Die Berichtstabelle wird für den öffentlichen und den nichtöffentlichen Teil erzeugt. Die Beschlüsse sind in dieser Tabelle chronologisch sortiert, aufsteigend nach ihrem Beschlussdatum. In den letzten Jahren haben diese Berichte insgesamt rund 300 Seiten pro Bericht für den Rat umfasst. Die Umsetzungsstände müssen vom Schriftführer manuell geprüft,  bearbeitet und anschließend formatiert werden.

Nach dem alten manuellen Berichtssystem konnte die Information nur mit dem Stand zu dem die letzte Liste generiert wurde nachgesehen werden.

Durch die inzwischen gebotenen technischen Möglichkeiten des Sitzungsprogramms Allris kann jeder Politiker / jeder Zugangsberechtigte zum Ratsinformationssystem / Amtsinformationssystem tagesaktuell den gewünschten Umsetzungsstand aufrufen. Eine Vorlage oder ein bestimmter Beschlusszeitraum kann gezielt angezeigt werden.

Der manuelle Bericht ist daher hinfällig.

Lediglich die umgehende Eintragung der Fachdienststellen ist weiterhin erforderlich.

Finanzielle Auswirkungen

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