Beschlussvorlage - 0754/2013

Der Betriebsausschuss nimmt die vorbereitenden Maßnahmen zur Einführung der Selbstverbuchung bei der Stadtbücherei zur Kenntnis. Ein Beschluss erfolgt nach Beratung der Vorlage 0754-1/2013.

Kurzfassung

Der Fachbereich 48 führt an seinen 3 Bücherei-Standorten die Selbstverbuchung von Ausleihmedien durch Kunden ein. Neben den dafür notwendigen Buchungsgeräten sind die Medien mit RFID-Transponder-Chips auszustatten. Ebenso sind Sicherungs­anlagen mit dieser Technik an den Ausgängen der Lokationen aufzustellen. Der HABIT führt die Beschaffung der notwendigen IT-Ausstattung in einer Ausschreibung durch.

Begründung

1.Ausgangslage

Die Haushaltslage der Stadt Hagen hat auch den Fachbereich 48 gezwungen, in seinen Büchereistandorten massiv Personal einzusparen. Insbesondere in den Außenstellen Haspe und Hohenlimburg ist das hauptamtliche Personal mit je 1 Stelle vor Ort auf das absolute Mindestmaß gesenkt worden. In der Hauptstelle an der Springe sind weitere Stellen entfallen. Aufgaben der Bedienung und des Geldgeschäfts können jedoch nicht uneingeschränkt auf ehrenamtliche Kräfte verlagert werden, zumal die Ausleihzahlen seit Jahren kontinuierlich ansteigen.

Bereits am 10.11.2011 ist der Kultur- u. Weiterbildungsausschuss in der Vorlage 0973/2011 über die Absicht informiert worden, die Büchereien mit RFID-Technik auszustatten. Für diese Technik wird jedes Verleihmedium mit einem sog. Transponder ausgestattet, einem Chip mit den Daten des Mediums. Durch die elektromagnetischen Wellen eines Lesegeräts mit Energie versorgt, kann der Transponder so kontaktlos per Funk die Daten „seines“ Mediums übertragen. Für die Büchereien wird die Technik wie folgt genutzt: Der Büchereikunde registriert sich im ersten Schritt mit seinem Büchereiausweis (Strichcode wird per optischem Scanner gelesen) an einem Selbstverbuchungsgerät für Medien (kurz „Selbstverbucher“) und legt dann seine auszuleihenden Medien auf das Bord des Geräts. Auch mehrere Medien übereinander liegend können so erkannt und für die Ausleihe durch den Kunden registriert werden. Die Rückgabe von Medien ist ebenso möglich.

Am Ausgang lösen nicht als ausgeliehen registrierte Medien einen Warnton aus, da der Besucherstrom durch Schleusen mit (schwachen, gesundheitlich un­bedenklichen) Magnetfeldern geleitet wird („Gates“), in denen die durch­ge­führten Medien erkannt und überprüft werden. Je nach der Breite des Eingangsbereichs können Gates mit Doppel- oder Einzeldurchgängen auf­gebaut werden.

Für Bezahlvorgänge (Jahres-, Versäumnis- und Ausleihgebühren) werden Kassenautomaten aufgestellt, an denen Einzahlungen durch die Kunden selbst mit Bargeld oder bargeldlos vorgenommen werden können. „RFID“ erlaubt einen Büchereibetrieb weitgehend ohne Eingreifen des Personals und hat sich als ausgereiftes Verfahren bei den umliegenden Großstadt­biblio­theken längst etabliert.

Für das Aufbringen der Etiketten mit den RFID-Transpondern auf die Medien werden sogenannte Konvertierstationen benötigt, die die Identifikationsdaten des Mediums auf dessen Transponder speichern. Der Transponder wird per Etikett in bzw. auf das Medium geklebt. Die Konvertier¬stationen werden für die bis zu 4 Monate dauernden Umstellungsarbeiten lediglich geliehen. In der Folgezeit werden fehlerhafte Transponder und solche für neu beschaffte Medien an den Arbeitsplätzen über PC-Zusatzkomponenten bearbeitet.

2.Bedarfssituation

Der HABIT beabsichtigt, die Beschaffung der EDV-relevanten Gerätschaften in 3 Losen durchzuführen, da verschiedene Anbieterkreise für die einzelnen Komponenten in Frage kommen. Auch für die Zweigstellen Haspe und Hohenlimburg werden Selbstverbucher und Gates beschafft, da diese nach den Umzügen 2014 (Haspe) und 2015 (Hohenlimburg) auch an den neuen Standorten genutzt werden können. Benötigt werden zur Umstellung auf RFID-Technik im Projektzeitraum 2013/2014 in den 3 Standorten

Los 1:

Los 2:

Los 3:

3.Kosten

Nach Marktuntersuchung und Befragung potentieller Anbieter wurde der Auftragswert aus Durchschnittswerten berechnet (siehe Anlage 1, nicht-öffentlich wegen der dort genannten Preisauskünfte und Firmennamen). Nach Vergaberecht ist für Pflege der Software und Wartung der Anlagen die Summe für die Kosten der ersten 4 Jahre anzusetzen (§ 3, Abs. 4, Nr. 2 VgV). Demnach beträgt der Auftragswert (netto)

für Los 1104.199,13 €,

für Los 2  42.429,30 €,

für Los 3   29.077,50 €,

der Gesamtauftragswert der Beschaffungsmaßnahmen beträgt also 175.705,93 € (netto) i.S. des Vergaberechts.

Die Investitionen betragen im Zeitraum 2013/2014 (incl. 1 Jahr Pflege + Wartung) netto 151.238 € bzw. 179.974 € brutto durchschnittlich.

Im Wirtschaftsplan 2013 sind 173.500 € veranschlagt.

Die Umstellung auf RFID-Technik kann mit dem Wegfall einer weiteren Stelle im Thekenbereich der Hauptstelle „Springe“ (frühestens 2014, nach Über­prüfung der Besucherzahlen) kompensiert werden.

Zudem hat das Land für das Projekt eine Förderquote von 74,25 % zugesagt, nach den hier dargestellten Zahlen also eine Summe von 133.630 € brutto für die EDV-relevanten Gerätschaften.

Für jedes Folgejahr sind nach den Durchschnittswerten 10.752 € brutto für Softwarepflege und Anlagenwartung zu leisten.

4.                Vergaberechtliche Bewertung

Gemäß § 25 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) muss der Vergabe von Aufträgen eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine beschränkte Aus­schreibung oder eine freihändige Vergabe rechtfertigen. Bei der Vergabe von Aufträgen in einer finanziellen Größenordnung unterhalb der durch die Euro­päische Union festgelegten Schwellenwerte sind die Vergabebestimmungen anzuwenden, die das Innenministerium bekannt gibt.

Laut Ziff. 5 des Runderlasses des Innenministeriums NRW (- 34-48.07.01/01-169/12-) vom 06.12.2012 wird zur Vermeidung rechtlicher Risiken bei Aufträgen über Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte (ab 01.01.2012: 200.000,00 € netto) grundsätzlich die Anwendung der Teile A (Abschnitt 1) und B der „Verdingungsordnung für Leistungen“ (VOL) – in der jeweils jüngsten, im Bundesanzeiger veröffentlichten Fassung empfohlen. Dieser Empfehlung für Beschaffungen des HABIT folgend, gilt gemäß § 3, Abs. 2 VOL/A und § 25, Abs. 1 GemHVO bei Beschaffungen der Grundsatz der Öffentlichen Ausschreibung, sofern nicht begründete Ausnahmefälle eine Beschränkte Ausschreibung oder Freihändige Vergabe rechtfertigen. Solch ein begründeter Ausnahmefall besteht nach Darstellung des Fachbereichs Bildung der Stadt Hagen hier nicht.

Gemäß § 2, Abs. 2 VOL/A sind Leistungen in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Bei der Vergabe kann auf eine Aufteilung oder Trennung verzichtet werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Im Rahmen der notwendigen Markterkundung wurde festgestellt, dass aus fachlicher Sicht eine Aufteilung in drei Lose gemäß §2, Abs. 2 VOL/A vorzunehmen ist (siehe Punkt 2.).

Zur Bedarfsdeckung wird aus den vorgenannten Gründen vorgeschlagen, eine Öffentliche Ausschreibung mit Aufteilung in drei Fachlosen gemäß §3, Abs. 2  i.V.m. §2, Abs. 2 VOL/A durchzuführen.

Finanzielle Auswirkungen

Die finanziellen Auswirkungen ergeben sich wie oben dargestellt.