Beschlussvorlage - 0465/2004

1.     Folgende Prüfaufgaben des Rechnungsprüfungsamtes sollen entfallen:

 

·        die Prüfung der Vorräte und Vermögensgegenstände,

·        die Prüfung der Wirtschaftsführung und Rechnungslegung der Sondervermögen,

·        die Visakontrolle für die Dienststellen der Stadtverwaltung,

·        die Prüfung der Betätigung der Stadt Hagen als Gesellschafterin, Aktionärin oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts sowie die Kassen-, Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei der Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat,

·        die Prüfung der Kosten- und Leistungsrechnungen,

·        nachgehende oder begleitende Prüfung der Controllingberichte,

·        Prüfung der Freigabeanträge,

·        Prüfung von Architekten- und Ingenieurverträgen,

·        Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen,

·        Programmprüfungen für die mit dem HABIT zusammen arbeitenden Gemeinden.

 

2.     § 1 Ziff. 2 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen wird wie folgt gefasst: "Die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit mit dem Ziel, Einsparungen zu erreichen."

 

3.     Das Rechnungsprüfungsamt wird aufgefordert, eine entsprechende Änderung der Rechnungsprüfungsordnung zur Beschlussfassung vorzulegen.

 

 

Bei Reduzierung des derzeitigen Prüfspektrums des Rechnungsprüfungsamtes auf die gesetzlichen Pflichtaufgaben und unter Beibehaltung einiger weniger, im Weiteren näher erläuterter Prüfbereiche kann eine Prüferstelle (A 11) eingespart werden.

 

 

A) Auswirkungen auf alle bisher in Hagen geltenden Standards kommunaler Leistungserbringung

 

Das Rechnungsprüfungsamt hat – gemessen an den Vorgaben der Gemeindeordnung –ein umfassendes Aufgabenspektrum. Neben den zwingend sich aus dem Gesetz (§§ 103 Abs. 1, 104 Abs. 1 S. 2 GO NRW) ergebenden und den nach der Gemeindeordnung freiwilligen Aufgaben (§ 103 Abs. 2 GO NRW)  erledigt es zusätzlich eine Reihe von freiwilligen Prüfaufgaben (zum Teil durch die Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen übertragen).

 

 

1.     Gesetzliche Pflichtaufgaben sind:

 

·        die Prüfung der Jahresrechnung für den Rechnungsprüfungsausschuss,

·        die laufende Prüfung der Kassenvorgänge und Belege zur Vorbereitung der Prüfung der Jahresrechnung,

·        die dauernde Überwachung der Kassen der Gemeinde und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme von Kassenprüfungen,

·        bei Automation im Bereich der Haushaltswirtschaft der Gemeinde und ihrer Sondervermögen, die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung,

·        die Prüfung der Finanzvorfälle gemäß § 56 Abs. 3 des Haushaltsgrundsätzegesetzes und gemäß § 100 Abs. 4 der Landeshaushaltsordnung (Vorprüfung),

·        die Prüfung von Vergaben,

·        Sowohl der Rat als auch der Oberbürgermeister innerhalb seines Amtsbereiches können dem Rechnungsprüfungsamt stets Prüfaufträge erteilen.

 

 

2.     Durch die Rechnungsprüfungsordnung hat der Rat dem Rechnungsprüfungsamt weitere, in der Gemeindeordnung genannte, aber nicht als Pflicht vorgesehene Aufgaben übertragen:

 

·        die Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände,

·        die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit,

·        die Visakontrolle für die Dienststellen der Verwaltung nach näherer Maßgabe von Einzelanordnungen, die der Oberbürgermeister erteilt,

·        die Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Sondervermögen, wobei  auf  die  Jahresabschlussprüfung  nach  §  106 der Gemeindeordnung NRW mit abzustellen ist,

·        die Prüfung der Betätigung der Stadt Hagen als Gesellschafterin, Aktionärin oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts sowie die Kassen-, Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei der Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat.

 

 

3.     In der Rechnungsprüfungsordnung sind darüber hinaus noch folgende weitere, in der Gemeindeordnung nicht vorgesehene Aufgaben dem Rechnungsprüfungsamt zugewiesen worden:

 

·        die Prüfung der Sicherheit in Verfahrensabläufen mit dem Ziel, Korruption, Unterschlagung u.ä. zu verhindern,

·        die Prüfung von Kosten- und Leistungsrechnungen,

·        nachgehende oder begleitende Prüfungen der Controllingberichte nach näherer Weisung der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes,

·        Prüfung der Freigabeanträge, wenn hiermit eine technische Prüfung verbunden ist; ausgenommen sind Maßnahmen mit Gesamtkosten von weniger als 10.000,-- €,

·        Prüfung von Architekten- und Ingenieurverträgen,

·        Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen,

·        Programmprüfungen für die mit dem HABIT zusammenarbeitenden Gemeinden,

 

 

4.     Weiterhin erledigt das Rechnungsprüfungsamt noch folgende, weder in der Gemeindeordnung, noch in der Rechnungsprüfungsordnung genannte Aufgaben:

 

·        Prüfung der Jahresrechnung des Studieninstituts,

·        jährliche Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung des Städtepartnerschaftsvereins nach § 19 der Vereinssatzung,

·        jährliche Prüfung der Betriebsabrechnung der Lehranstalt für Rettungsassistenten,

·        Prüfung von Baumaßnahmen insbesondere hinsichtlich der Verwendungsnachweise im Rahmen der Gewährung von zinsgünstigen Krediten durch bestimmte Banken entsprechend den dortigen Geschäftsbedingungen (ca. 3 Fälle pro Jahr),

·        Prüfung von Baumaßnahmen und Vergaben der SEH-Anstalt gegen Kostenerstattung,

·        Aufbewahrung und Verwaltung der Kassenbelege.

 

Die einzelnen Inhalte der genannten Prüfaufgaben (mit Ausnahme der zuletzt genannten, die weder durch Gemeindeordnung, noch durch Rechnungsprüfungsordnung dem Rechnungsprüfungsamt zugewiesen sind) sind der dieser Vorlage beigefügten Anlage zu entnehmen.

 

Eine Reduzierung des Aufgabenspektrums um die unter den Ziffern 2 und 3 genannten Prüfaufgaben ist grundsätzlich rechtlich zulässig.

 

Welche Auswirkungen sich im Einzelnen bei Wegfall bzw. bei Beibehaltung von konkreten Aufgaben ergeben, kann der vorgenannten Anlage entnommen werden.

 

Angesichts der finanziellen Lage der Stadt hält es das Rechnungsprüfungsamt für notwendig, die unter Ziff. 2 genannte Aufgabe “Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit” beizubehalten und zur Verdeutlichung der Prüfrichtung den Zusatz anzufügen “mit dem Ziel, Einsparungen zu erreichen”.

 

Korruptionsprävention ist vorrangig Aufgabe der Verwaltung. Es ist allerdings sinnvoll, wenn auch die Rechnungsprüfung sich gezielt dieser Aufgabe annimmt, weil nach den Erfahrungen in anderen Städten Korruptionsindikatoren am ehesten bei der Durchführung von Prüfungen, z.B. von Vergaben oder von anderen Bereichen, in denen Vergünstigungen gewährt werden, auffallen.

 

Die vertraglich von der Stadt übernommenen Prüfaufgaben für das Studieninstitut und den Städtepartnerschaftsverein sollten ebenfalls beibehalten werden, da eine Änderung der vertraglichen Grundlagen sich vermutlich nur schwer erreichen lässt.

 

Die Prüfung der Betriebsabrechnung der Lehranstalt für den Rettungsdienst sollte weiterhin vom Rechnungsprüfungsamt erledigt werden, weil dies aus den in der Anlage zu dieser Vorlage ersichtlichen Gründen im Interesse der Stadt Hagen liegt.

 

Die Prüfung der SEH, insbesondere die Prüfung der dortigen Vergaben und der Verwendung von in Anspruch genommenen zinsverbilligten Krediten, sollte ebenfalls beibehalten werden. Die Prüfungen für die SEH werden von ihr pauschal vergütet.

 

Die Aufbewahrung und Verwaltung der Belege im Rechnungsprüfungsamt sollte beibehalten werden. Hierbei handelt es sich um jährlich etwa 100.000 Buchungsbelege, die für 10 Jahre aufzubewahren sind. Diese Aufgabe ist nicht zwingend dem Rechnungsprüfungsamt zugeordnet, sie kann auch an anderer Stelle, primär bei der Stadtkasse, erledigt werden. Die Aufbewahrung der Belege im Rechnungsprüfungsamt ist jedoch sinnvoll, da es zum Einen Pflichtaufgabe ist, die Belege zu prüfen, zum Anderen auch bei anderen Prüfungen ein häufiger Zugriff auf die Belege genommen werden muss, der nur so problemlos möglich ist.

 

Ganz allgemein hat der Wegfall von Aufgaben im Rechnungsprüfungsamt stets den Nachteil, dass die nicht zu unterschätzende präventive Wirkung der bloßen Aufgabenzuweisung an das Amt für diese prüffrei gestellten Bereiche entfällt. Da nämlich nicht von vornherein absehbar ist, wann und wie welche Dienststelle geprüft wird, muss sie sich in ihrer Arbeitsweise ständig so verhalten, dass beanstandungsfrei geprüft werden kann. Gerade diese “abschreckende Wirkung” ist es, die einen großen Beitrag zur Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung leistet.

 

Die mit dem Wegfall von Prüfaufgaben beabsichtigte Reduzierung um eine Prüferstelle führt zusätzlich dazu, dass Kapazitäten für vom Rat oder dem Oberbürgermeister beauftragte Sonderprüfungen geringer werden. Insbesondere in der Zeit der Prüfung der Jahresrechnung (ca. Mitte April bis Ende Juli) wird es ohne Vernachlässigung dieser Pflichtaufgabe kaum Kapazitäten für derartige Prüfungen geben.

 

Das Rechnungsprüfungsamt verfügt nach den Konsolidierungsanstrengungen im Zusammenhang mit der Arbeit der Aufgabenkritikkommission bereits jetzt über eine recht knappe Personalausstattung von 18 Vollzeit-, davon 15 Prüferstellen. Die KGSt geht bei ihren Empfehlungen dagegen von einem Prüfer auf 10.000 Einwohner aus. Das ergäbe für Hagen eine Zahl von 20 Prüfern.

 

Eine Entscheidung, freiwillige Prüfaufgaben entweder ganz oder teilweise wegfallen zu lassen, bedarf einer Änderung der Rechnungsprüfungsordnung durch den Rat der Stadt nach Vorberatung durch den Rechnungsprüfungsausschuss.

 

 

B) Auswirkungen auf die zu erwartenden Personal- und Sachkosten

 

Es ergibt sich durch den Wegfall einer Prüferstelle (Stand 2004) eine geschätzte Einsparung in Höhe von ca. 51.750,-- € pro Jahr, wobei 36.150,-- € auf Personalausgaben (von der zentralen Steuerung vorgegebener Richtwert für eine A11-Stelle) und 15.600,-- € auf den nicht mehr benötigten Büroarbeitsplatz (Richtwert nach KGSt 2003) entfallen.

 

 

C) Prognosen über mögliche Folgekosten der jeweiligen Einsparmaßnahmen

 

Die durch Wegfall von Prüfungen entstehenden Folgekosten sind nicht bezifferbar. Wie im Zusammenhang mit den einzelnen Prüfaufgaben ausgeführt, wird die Reduzierung von Prüfaufgaben an der einen oder anderen Stelle zu Mehrausgaben oder Mindereinnahmen führen können. In welcher Größenordnung dies der Fall sein wird, ist jedoch nicht ermittelbar.

 

 

X	Siehe Begründung.