Beschlussvorlage - 0561/2011

Die Informationsvorlage der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen. Die bereits eingeleiteten Maßnahmen werden fortgesetzt. Es wird ein Verbrauchscontrolling durchgeführt.

Die Verwaltung wird beauftragt, die Quote des Recyclingpapiers in Schulen mindestens der Quote in der Verwaltung anzugleichen.

 

Kurzfassung

Entfällt.

 

 

 

Begründung

 

 

Papier wird in Hagen über eine gemeinsame Ausschreibung der Städte Dortmund, Bochum, Essen, Gelsenkirchen und Hagen beschafft. Das verbessert die preislichen Konditionen erheblich. Die Städte vergeben dann per Einzel-Los.

 

 

Nach dieser Optimierung der Beschaffung muss die Reduzierung der Mengen folgen. Mit der Vorlage 0270/2011 vom 01.04.2011 hat der HFA die Vergabe eines Rahmenvertrages für ein Jahreskontingent von Papier beschlossen. Es wurden zusätzliche Informationen erbeten, in welcher Form der Verbrauch von Kopier- und Druckpapier künftig begrenzt werden könnte.

 

 

 

Entwicklung der Verbrauchsmengen

 

Als Anlage 1 ist eine Übersicht angefügt, die Papierabrufe der vergangenen drei Jahre darlegt. Aus der Auflistung ist ersichtlich, dass der ausgeschriebene Bedarf jeweils höher angesetzt wurde, als der tatsächliche Abruf dies erfordert hätte. Da der konkrete Bedarf vorher nicht bekannt ist, wird sicherheitshalber die Bestellmenge erhöht, um einen teuren Nachkauf zu vermeiden.

 

Darüber hinaus wird deutlich, dass die größten Mengen von den Schulen abgerufen werden. Diese Mengen sind dennoch so knapp bemessen, dass regelmäßig gegen Erstattung durch die Schulen aus dem Verwaltungskontingent nachbestellt werden muss. Etwa die Hälfte des Verwaltungsabrufs geht ebenfalls gegen Erstattung an Jobcenter, GWH, HABIT u.a. Der Verbrauch der Druckerei wird von dort bedarfsgemäß auf die Dienststellen verrechnet.

 

Der sinkende Verbrauch der Druckerei muss besonders betrachtet und bewertet werden. Er gibt Aufschluss über eine positiv verlaufene Bemühung, den Papierverbrauch zu reduzieren. Neben verschiedenen anderen Ursachen (2009 waren für Wahlen Drucke notwendig, 2010 nicht; Einführung SAP vermeidet tägliche/wöchentliche Listenausdrucke für die Kämmerei) liegt die Hauptursache darin, dass die Reduzierung von Vorlagen erhebliche Einsparungen erbracht hat. Hierzu hat die Richtungsentscheidung des Ältestenrates im Januar 2010 erheblich beigetragen. Dadurch konnte ein Maßnahmenbündel auf den Weg gebracht werden, das sich Vorteilhaft auf den Verbrauch auswirkte:

 

Gremiendienste Politik

 

• Reduzierung der Handexemplare der Schriftführungen in den Gremien für kurzfristige Vertretungen.
• Keine automatische Versendung an Vertreter/innen
• Vermeidung von Mehrfachversand („Vorlage wurde bereits mit den Unterlagen zur HFA-Sitzung vom…versandt“).
• Nutzung von Vorlagenzugriffen durch „Allris“.

 

Verwaltung

 

• Lieferung von Vollunterlagen nur noch an Gremien begleitende Ämter.
• Druck und Versand ansonsten nur noch in Form von Einladungen. Ämter drucken nur noch die sie interessierenden Vorlagen über Allris  aus. Der Erfolg dieser Maßnahme lässt sich u.a. daran erkennen, dass die Druckzahlen in den Ämtern trotzdem nicht steigen, sondern sinken.
• Zusätzliche Aufforderung an die Ämter, sparsam drucken zu lassen.

 

 

Diese Maßnahmen haben erstaunliche Ergebnisse erbracht und gezeigt, dass durch bewusstes Handeln Einsparungen möglich sind.

 

Die Tendenz des Verbrauchs ist auch in allen übrigen Bereichen durchweg abnehmend. Außer beim Jobcenter ist sowohl bei der Verwaltung als auch im Konzernbereich etwa gleichmäßige Abnahme der Mengen zu verzeichnen. Das gilt auch für die Schulen, wenn man die abgerufenen Zweitbestellungen hinzurechnet. Die rückläufigen Zahlen sind ein positives Signal. Fraglich ist aber, ob angesichts der Bemühungen um Reduzierung der Papiermengen die Abnahmegeschwindigkeit akzeptabel ist. Offensichtlich greift die papierlose Bearbeitung weniger stark, als alle Beteiligten es sich wünschen. Erhebliche Mengen Papier könnten zusätzlich eingespart werden, wenn ein Dokumentenmanagement-System (DMS) flächig greifen würde und damit eine papierlose Bearbeitung vom Posteingang bis zum Bescheid /Registratur möglich wäre. Hierzu wären allerdings erhebliche Investitionen notwendig, die sich Zurzeit unter den finanziellen Gegebenheiten nicht abbilden lassen.

 

Es bleibt nur die Alternative, mit den vorhandenen Möglichkeiten und Mitteln zu versuchen, den Papierverbrauch gering zu halten.

 

Recyclingpapier

 

In der Verwaltung wird ganz überwiegend Recyclingpapier eingesetzt. Nur etwa 1/5 des Papiers (22 %) ist weißes Papier. Die Schulen mit ihren hohen Abnahmemengen an Papier haben hingegen nur einen Recyclinganteil von 45 %. Hier kommt überwiegend weißes Papier zum Einsatz.  Da sich über die Vergrößerung der Mengen von Recyclingpapier zusätzliche Einsparungen verwirklichen lassen, schlägt die Verwaltung vor,  mit den Schulen Kontakt aufzunehmen um festzustellen, welche Papiermengen in weiß zwingend erforderlich sind.  Ziel muss es sein, auch in den Schulen ein ähnlich günstiges Verhältnis zwischen Recycling- und weißem Papier zu erzielen, wie dies bereits in der Verwaltung verwirklicht ist.  Die zusätzliche Einsparsumme würde dann bei ca. 6.000,--  € liegen.

 

 

Controlling über Meldung der Mengen.

 

Bevor man sich der Funktion eines Controllings zuwendet muss geklärt werden, dass einige große „Papierverbraucher“ vorhanden sind, die berechtigt  erhebliche Papiermengen einsetzen müssen. Addiert  man die zehntausende von Bescheiden bei Steuerterminen, Bescheide der Arge und des Fachbereichs Jugend und Soziales, Schulen, Kindertageseinrichtungen und der zahlreichen anderen Organisationseinheiten, wird klar, dass die Einschränkung im Verbrauch nur bedingt möglich ist. Der noch fehlenden Nutzungsmöglichkeit des DMS (s. o.) steht auf der Empfängerseite eine nur langsam wachsende Akzeptanz von elektronischen Bescheiden gegenüber. Damit kann der Erfolg nur begrenzt bleiben.

 

Gleichwohl könnte ein Controlling helfen, die Bemühung um Sparsamkeit zu unterstützen. Beeinflussen kann den Verbrauch kein Zentralamt/-fachbereich, sondern immer nur die einzelnen Fachdienststelle. Eine Kontingentierung des Papiers würde den Besonderheiten, die fachlich abgeschätzt werden müssen, nicht Rechnung tragen (Beispiel: Vorausplanung einer Wahl). Stattdessen könnte der Mittelwert der vergangenen Jahre mit den aktuellen Verbrauchsdaten abgeglichen werden. Bei Überschreitung einer festzulegenden Prozentzahl erhält der Fachbereich eine Nachricht, die mit der Bitte verbunden wird, die Überschreitung zu erläutern. Ist die Erklärung fachlich plausibel, wird die Angelegenheit nicht weiter verfolgt, andernfalls könnte über den Fachbeigeordneten eingegriffen werden.

 

Der Aufwand, der bei den zentralen Diensten entstehen würde, hält sich in vertretbaren Grenzen und könnte ohne zusätzliches Personal mit erledigt werden. Deshalb schlägt die Verwaltung dieses kostengünstige und erfolgversprechende Instrument als zusätzliche Maßnahme vor.

 

 

Finanzielle Auswirkungen

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x	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen