Beschlussvorlage - 0388/2011

Der Beitritt zur Einkaufsgemeinschaft kommunaler Verwaltungen e. G. (EKVeG) wird beschlossen.

 

 

Kurzfassung

 

Unter dem Dach des Deutschen Städtetages ist eine Einkaufsgemeinschaft kommunaler Verwaltungen e. G. ins Leben gerufen worden. Die Verwaltung empfiehlt dem Rat der Stadt den Beitritt, um die evtl. erzielbaren Vorteile eines durch hohe Abnahmemengen vergünstigten Einkaufs zu nutzen. Der vorgesehene Handlungsrahmen der Genossenschaft stellt sicher, dass die in der Vergabeordnung vorgesehene Mittelstandsförderung erfüllt wird. Die Städte vergeben individuelle Aufträge nämlich nach der gemeinschaftlichen Ausschreibung losweise.

 

Es wird auch langfristig nicht möglich sein, hunderte von teilweise individuellen Beschaffungen einer Stadt über die  Genossenschaft abzuwickeln. Problematisch ist in der Regel die Standardisierung der von den einzelnen Städten zu beschreibenden Leistung. Es ist dennoch sinnvoll, in jährlich zunehmender Zahl einige ausgesuchte Beschaffungen, auf die sich die Städte verständigen, gemeinschaftlich zu betreiben.

 

Abgesehen von einem einmaligen Genossenschaftsanteil, auf den ein etwaiges Risiko begrenzt ist, finanziert sich die Genossenschaft selbst.

 

 

Begründung

 

Grundlage

 

Der Deutsche Städtetag hat die Gründung einer Einkaufsgenossenschaft nach dem Vorbild einer seit 1998 bestehenden Einkaufsgenossenschaft kommunaler Krankenhäuser (EKKeG) initiiert. Zur Jahreswende 2010/11 haben sich fünf Städte (Nürnberg, Neuss, Hannover, Solingen und Heilbronn) zur Gründung der Einkaufsgenossenschaft zusammengefunden. Vier weitere Städte wollen kurzfristig beitreten (Regensburg, Münster Stuttgart und Karlsruhe). Die zugrunde liegende Genossenschaftssatzung ist als Anlage 1 beigefügt. Die Verwaltung empfiehlt, dass auch Hagen der Genossenschaft beitritt. Es darf davon ausgegangen werden, dass über diese Form der interkommunalen Zusammenarbeit zusätzliche Vorteile im Einkauf zu erzielen sind.

 

 Was erwartet die Stadt Hagen nach einem Beitritt?

 

Nach Beitritt zur Einkaufsgenossenschaft ist die Teilnahme an den Beschaffungen freiwillig. Sie wird sich regelmäßig nach den örtlichen Bedürfnissen richten. Die größere Gesamtabnahmemenge soll dabei für günstige Konditionen sorgen. Die Beschaffungsgegenstände werden von den teilnehmenden Städten bestimmt. Sie werden nie das gesamte Spektrum aller in der jeweiligen Stadt erforderlichen Beschaffungen (jährlich einige Hundert) umfassen. Vielmehr wird es darauf ankommen, dass Gegenstände (Büromöbel, Reifen, Wartungsverträge etc.) gefunden werden, die für viele Städte gleich oder ähnlich abzuwickeln sind. Wie groß der wirtschaftliche Erfolg der Einkaufsgenossenschaft der Städte sein wird lässt sich zwar nicht beziffern, ist jedoch angesichts der größeren Mengen zu vermuten. Keinesfalls möchte die Verwaltung die bestehenden Strukturen der formlosen interkommunalen Zusammenarbeit mit den Städten Dortmund, Essen, Gelsenkirchen und Bochum stören. Die dort erzielten Konditionen sind gegenüber einer Einzelausschreibung der Städte sehr gut und diese interkommunale Zusammenarbeit ist jahrelang erprobt und sehr erfolgreich.  

Die bestehenden internen Prozesskosten können leider wegen der begrenzten Zahl der Ausschreibungsgegenstände der Genossenschaft nicht signifikant verändert werden. Hier müssen die Personalaufwendungen für die Arbeit mit der Genossenschaft gegen gerechnet werden.

 

 

Verfahren und Finanzierung

 

Durch die äußerst sparsame, weitgehend auf geringfügige Beschäftigung ausgerichtete Genossenschaftsstruktur werden die Kosten in einem engen Rahmen gehalten. Die Idee besteht darin, die Genossenschaft über vermutlich zwei bis drei Personen hauptamtlich zu führen (Geschäftsführung) und die Arbeiten selbst in den Städten abzuwickeln. Jeweils eine Stadt bildet einen „Knoten“ für eine gemeinschaftliche Leistungsbeschreibung als Grundlage für die sich anschließende Ausschreibung. Für diesen besonderen Aufwand für die Gemeinschaft wird ein Bonus zu den personellen Aufwendungen gewährt. In den Städten sorgen „Produktbereichsleiter“ für die Vorbereitungen zu den Ausschreibungen, die Absprachen mit den beteiligten Städten, erarbeiten die gemeinsamen Standards für die Ausschreibung, beraten die Beteiligten, stellen die Mengengerüste fest und halten den Kontakt zur Geschäftsstelle. Letzteres vor allem um die Gesamtfinanzierung der Genossenschaft zu sichern. Die Ausschreibungen selbst werden unter dem Dach und im Namen der Einkaufsgenossenschaft geführt.

 

Konkret ist eine Finanzierung über Rahmenverträge mit den Produktionsunternehmen vorgesehen, die von den Produktbereichsleitern in den Städten vorbereitet werden. Dieses Verfahren wurde vor ca. 14 Jahren für die Krankenhausgenossenschaft eingeführt und wird dort mit großem Erfolg praktiziert. Über die Rahmenverträge wird mit den Produktionsunternehmen, also keineswegs mit dem Handel, ein Bonus von 1 bis 2 % auf die fakturierten Umsätze der Mitglieder vereinbart. Dies geschieht bewusst gesondert von dem eigentlichen Ausschreibungsverfahren über die Genossenschaft selbst. Die eigentlichen Ausschreibungen richten sich an der Gesamtmenge aller Städte zur Erzielung günstiger Preise aus, die Vergabe erfolgt dann aber losweise über die Städte. Dieses Verfahren stellt auch sicher, dass die in der neuen Vergabeordnung angestrebte Mittelstandsförderung nicht unterlaufen wird. Seitens der Initiatoren beim Städtetag ist man zuversichtlich, dass sich dieses etwas schwer verständliche Verfahren auch bei der Einkaufsgenossenschaft der Städte bewähren wird.

 

Das durch die Krankenhausgenossenschaft erprobte Bonusverfahren hat dort regelmäßig zu weit höheren Einkünften geführt, als in die Personalfinanzierung der Krankenhäuser geflossen ist. Dies hat zu nennenswerten Ausschüttungen geführt, die den jeweiligen Haushalten gutgeschrieben werden konnten. In wie weit sich diese Überschüsse auch in der Einkaufsgemeinschaft kommunaler Verwaltungen erzielen lassen, wird sich in der Zukunft zeigen.

 

Alternativ wäre eine komplette Erledigung durch eingestellte Mitarbeiter in der Geschäftsstelle zwar denkbar,  es spricht jedoch vieles dafür, die teilweise über Jahrzehnte gewachsene Fachkenntnis in den Städten abzurufen und die Genossenschaft dezentral zu organisieren. So ist auch die Regelung beim Krankenhauseinkauf.

 

Die Genossenschaft befasst sich nicht mit Baumaßnahmen nach der VOB.

 

Zu den Grundsätzen der Einkaufsgenossenschaft gehört vor allem ein rechtskonformes Verhalten im Sinne der VOL. Dabei soll die Vermeidung sog. Nachfragekartelle besondere Beachtung finden. Hierzu soll das Ausschreibungsvolumen einer Ausschreibung der Einkaufsgenossenschaft am gesamtdeutschen Umsatz dieses Gegenstandes gemessen werden. Solange das Ausschreibungsvolumen unter 10 % liegt, wird angenommen, dass die Ausschreibung kartellrechtlich irrelevant ist. Dieses Verfahren wird bei der seit 1998 tätigen Einkaufsgenossenschaft der Krankenhäuser erfolgreich angewandt, es gibt aber keine schriftliche Fixierung hierzu.

 

Die Einkaufsgenossenschaft plant eine gemeinsame Vergabeplattform (e-Vergabe). Die Teilnahme ist allerdings nicht verpflichtend. Da die Stadt Hagen über die vom Land Nordrhein-Westfalen betriebene Plattform d-NRW auf dem Vergabesatelliten Metropole Ruhr veröffentlicht, kommt eine sofortige Teilnahme nicht in Frage. Es könnte sich allerdings zu einem späteren Zeitpunkt als sinnvoll erweisen, auf eine gemeinschaftliche Plattform zurück zu greifen. Hierzu müsste dann eine gesonderte Entscheidung getroffen werden, da evtl. entstehende Kosten noch zu klären wären. Die Entwicklung der Genossenschaft sollte in jedem Fall vorher abgewartet/geprüft werden.

 

Für den voll funktionsfähigen Aufbau der Genossenschaft wird ein Zeitraum von zwei Jahren vermutet. Zur Sicherung der Aufbauphase wird der Geschäftsführer der Krankenhausgenossenschaft für einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren auch für die Kommunalgenossenschaft tätig. Diese Startphase der kommenden Einkaufsgenossenschaft wird über einen Kredit finanziert (50.000,-- €). Den Kredit gewährt die Krankenhausgenossenschaft. Die Verrechnung erfolgt nach Zahlung der ersten Boni.

 

Die eigentlichen finanziellen Aufwendungen für die Stadt Hagen sind äußerst gering. Es ist ein einmaliger Genossenschaftsanteil von 500 € zu leisten.

 

 

Vorhandene Strukturen neben der Einkaufsgenossenschaft

 

Die Stadt Hagen bildet mit den Städten Dortmund, Essen, Gelsenkirchen und Bochum bereits eine formlose Einkaufsgemeinschaft. Diese vertragsfreie Form hat in der Vergangenheit bereits erhebliche Vergünstigungen (gemeinsame Beschaffung von Hygieneartikeln, Anmietung von Fotokopierern etc.) bewirken können. Ohne auf diese bewährte Einkaufsgemeinschaft zu verzichten, sollten weitere Formen von interkommunaler Zusammenarbeit für die Beschaffung genutzt werden.

 

Die Bedarfe der Dienststellen werden über freihändige Vergaben und Ausschreibungen (beschränkt, öffentlich, europaweit) von der Zentralen Vergabestelle VOL/A und VOF der Stadt Hagen beschafft. Hierbei werden in Abstimmung mit den o.g. Städten Beschaffungsfelder gesucht, die sich für interkommunale Beschaffungsverfahren eignen bzw. bei denen eine gemeinsame Beschaffung finanzielle Vorteile versprechen. Ähnlich geht auch die Einkaufsgenossenschaft vor.

 

Risiken

 

Die Risiken eines Beitritts zur Einkaufsgenossenschaft beschränken sich auf den möglichen Verlust in Höhe des Genossenschaftsanteils von 500,-- €. Es besteht keinerlei Nachschusspflicht. Eine gesamtschuldnerische Haftung der einzelnen Mitglieder gegenüber Lieferanten gibt es nicht. Die Genossenschaft haftet nur für die Verbindlichkeiten der Genossenschaft selbst.

 

Sollte der Plan für eine Finanzierung über das beschriebene Bonussystem scheitern und die Kreditfinanzierung nicht einlösbar sein, besteht ebenfalls keine Verpflichtung für die Kommunen. Auch für diesen Fall ist keine Nachschusspflicht gegeben. Mithin stehen einem Beitritt zur Genossenschaft nur geringe Risiken gegenüber.

 

Formalien

 

Zum Schluss eines Geschäftsjahres kann unter Einhaltung einer Frist von einem Jahr gekündigt werden.

 

Der Beschluss über den Beitritt zur Genossenschaft obliegt gem. § 41 Abs. 1, Buchst. r GO NRW dem Rat der Stadt. Es besteht eine Anzeigepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde entsprechend § 115, Abs. 1, Buchst. g GO NRW.

Finanzielle Auswirkungen

(Bitte ankreuzen und Teile, die nicht benötigt werden löschen.)

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen
x	Es entstehen folgende finanzielle und personelle Auswirkungen 500,-- €

 

Konsumtive Maßnahme

 

Teilplan:	1116	Bezeichnung:	Verwaltungsservice
Produkt:	1.11.16.05	Bezeichnung:	Interne Dienstleistungen
Kostenstelle:	1012	Bezeichnung:	Geschäftsaufwand

 

	Kostenart	Lfd. Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3
Ertrag (-)		€	€	€	€
Aufwand (+)	542 400	500,-- €	€	-€	€
Eigenanteil		€	€	€	€

 

Kurzbegründung:
	Finanzierung ist im lfd. Haushalt bereits eingeplant/gesichert
x	Finanzierung kann ergebnisneutral (außer-/überplanmäßige Bereitstellung mit Deckung) gesichert werden. Die einmalige Ausgabe in Höhe von 500,-- € wird kompensiert durch Senkung der Ausgaben in Kostenart/Sachkonto 543 101  (Büromöbel).
	Finanzierung kann nicht gesichert werden (der Fehlbedarf wird sich erhöhen)