Berichtsvorlage - 0514/2011

 

Kurzfassung

 

Durchführung des Programms „Jedem Kind ein Instrument“

 

Begründung

Mit der Übersendung des Vertrags über die Durchführung des Programms „Jedem Kind ein Instrument“ steht die Programmteilnahme der Stadt Hagen im Schuljahr 2011/2012 zur Entscheidung an.

Gegenüber dem Vorjahresschuljahr sind von der Stiftung einige Änderungen eingearbeitet worden, die sowohl organisatorische als auch finanzielle Auswirkungen haben.

 

Problemstellung:

 

Finanzierungsvorbehalt

In dem Vertrag über die Programmteilnahme im Schuljahr 2011/2012 wird in §4 (2) die Finanzierungszusage für den Zeitraum vom 01.01.2012 bis 31.07.2012, vorbehaltlich der Finanzierung durch entsprechende Landesmittel ausgesprochen. Das bedeutet, dass  lediglich die Zuschüsse bis 31.12.2011 gesichert sind.

 

Reduzierung der Bezuschussung

Bereits zum Schuljahr 2010/2011 wurde der Zuschuss zu den Lehrkraftkosten für das 1.Schuljahr von 61 € auf 59 € pro teilnehmendem Kind und für das 2.Schuljahr von 40 € auf 33 € pro Kind gesenkt. Für das Schuljahr 2011/2012 ist in §4 (1) Nr. 2 des Vertrages erneut eine Reduzierung der Bezuschussung für das 2. Schuljahr von 33 € auf 31 € umgesetzt worden.

Bei dem Zuschuss zu den Anschaffungskosten der Instrumente ist der zuwendungsfähige Durchschnittspreis von 350 € auf 250 € pro Instrument gesenkt worden.

 

Aufnahmestopp

Im Schuljahr 2011/2012 ist eine Aufnahme neuer Grundschulen aufgrund der Landeshaushaltsproblematik nicht gestattet.

 

Einsatz der Lehrkräfte

Der Einsatz der Lehrkräfte aus dem TVöD- Bereich gestaltet sich zunehmend  problematisch, da die Konsolidierungsvorgaben bereits zu einem erheblichen Personalabbau geführt haben und der vorhandene Personalbestand die zumeist einseitige Nachfrage (Gitarre, Violine) nicht decken kann.

Aus diesem Grund ist bereits zu Beginn des Schuljahres 2010/2011 der Honorarbereich erheblich ausgeweitet worden, was zu einem erhöhten Honorarmittelbedarf in 2011 führt, der entsprechend durch -20- außerplanmäßig bereitgestellt werden muss, sollte Jeki im Schuljahr 2011/2012 fortgeführt werden.

Für bestimmte, besonders gefragte Instrumente gibt der Arbeitsmarkt kaum noch Kapazitäten her, so dass selbst bei Freigabe entsprechender Mittel die Frage offen bleibt, ob geeignete Honorarkräfte extern gefunden werden können. Festzustellen bleibt, dass der Einsatz von Honorarkräften kostendeckend nach dem Deckungsbeitrag II erfolgt.

 

 

Fahrtzeiten

Ausgelöst durch die zunehmende Belastung der TvöD- Lehrkräfte, besonders im „Jeki - Bereich, wurde die Anrechenbarkeit von Fahrtzeiten durch -11- geprüft. Aufgrund der geänderten Rechtslage ist die bisherige Praxis bei -44-, eben Fahrtzeiten nicht zur Gänze der Arbeitszeit zuzurechen, rechtlich nicht aufrecht zu halten. Aus diesem Grund fallen bei den eingesetzten Lehrkräften aus dem TVöD Bereich  in zunehmendem Maße Fahrtzeiten im Rahmen der Arbeitszeit an, in der die Lehrkräfte dann nicht zur Unterrichtserteilung zur Verfügung stehen. Eine Optimierung würde hier die – leider nur selten vorhandene- Flexibilität der Grundschulen voraussetzen, den Instrumentenunterricht in das „Zeitfenster“ des gesamten Vormittagsunterrichts einzubeziehen. Zudem muss die Fahrtzeit in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer der Unterrichtserteilung stehen.

 

Erhöhung des Verwaltungsaufwandes

Auch bei geschätzt nur geringer Erhöhung der Schülerzahl zum Schuljahr 2011/2012 erhöht sich der Verwaltungsaufwand erheblich.

Durch die Einführung zusätzlicher Befreiungstatbestände (neben Leistungen nach SGB II mit derzeit 25 gebührenbefreiten Schülern, nun auch Sozialhilfe nach SGB XII, Wohngeld, Kinderzuschlägen nach § 6a Bundeskindergeldgesetz, Ausbildungshilfen, Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz und insbesondere einer einkommensunabhängigen Geschwisterermäßigung) wird die Zahl derer, die kostenlos bzw. ermäßigt an dem Programm teilnehmen können, deutlich erhöht.  Gerade diese Fälle erfordern jedoch eine gesonderte Nachweispflicht gegenüber der Stiftung, Mitwirkung seitens der Erziehungsberechtigten, Überprüfung der Befreiungszeiträume anhand der vorgelegten Bescheide, etc. Gleichzeitig erfordern diese Fälle, wie auch schon in der Vergangenheit, eine Vielzahl an Einzelfallentscheidungen. Die faktische Durchsetzung etwaiger Forderungen ist wg. mangelnder Zahlungsfähigkeit vieler Betroffener problematisch. Das Gebührenausfallrisiko liegt einseitig bei der Kommune, da die Zuschüsse an die Stiftung zu erstatten sind, sobald Befreiungstatbestände nicht mehr vorliegen, erforderliche Nachweise durch die fehlende Mitwirkung der Erziehungsberechtigten nicht beigebracht werden können oder Teilnehmer innerhalb des Schuljahres kündigen möchten.

 

Durch den vermehrten Einsatz an Honorarkräften, bereits zum Schuljahr 2010/2011, nimmt auch die verwaltungsmäßige Abwicklung (Honorarverträge, Honorarmittelabrechnungen,  etc.) an Aufwand zu.

 

Auch die Instrumentenverwaltung und die Schadensfallbearbeitung haben sich durch die Erhöhung der Fallzahlen ausgeweitet. Beispielsweise wurden im Zeitraum Januar bis April 2011 13 Schadensfälle bearbeitet; im vergleichbaren Zeitraum 2010 waren es 6 Fälle. Der Arbeitsanfall hat sich somit mehr als verdoppelt, was sich auch als Tendenz darstellt.

 

In der Verwaltungsvorlage zu dem Ratsbeschluss am 14.06.2007 ist von einem zusätzlichen Bedarf an Verwaltungskapazität in Höhe von 24 Stunden in 2010 und von 29 Stunden in 2011 ausgegangen worden. Derzeit sind 19,5 Stunden durch 50 %ige Arbeitszeitausweitung (üpl.), jeweils befristet, abgedeckt. Die restliche Arbeitszeit konnte bisher durch „Optimierung der Prozesse“ aufgefangen werden. Dies zeigte sich jedoch bereits im Schuljahr 2010/2011 als zunehmend problematisch. Um weiter am Projekt Jeki teilnehmen und den zusätzlichen Verwaltungsaufwand abdecken zu können, ist eine Ausweitung der Verwaltungskapazität erforderlich.

 

Eine teilweise Refinanzierung erfolgt durch die Zahlung eines Zuschusses zu den Overhead-Kosten der Musikschule durch die Stiftung „Jedem Kind ein Instrument“ in Höhe von 35 € pro Kind, wobei diese Overhead-Pauschale bisher nicht erhöht wurde und sich auch aus diesem Grund der Eigenanteil der Stadt erhöht.

Für die Fortführung des Programms ergeben sich daraus 3 Varianten:

Variante A:

Bei dieser Variante werden im Wesentlichen nur die durch Kündigung bisheriger Schüler freiwerdenden „Plätze“ (absehbar etwa 20 UE) besetzt; die Unterrichtseinheiten werden weitestgehend in der bisherigen Höhe beibehalten und es wird versucht, die Orchester auf wenige Standorte zu reduzieren.

 

Vorteile:

• Minimale Erhöhung von Verwaltungskapazität, da der gesteigerte Bedarf, bedingt durch die Höhe der Schülerzahlen, Anzahl der Unterrichtseinheiten, der Anzahl der Instrumente, Ausweitung der Befreiungstatbestände, sowie des Umfangs an Honorarkräften, zumindest durch relativ gleichbleibende Schülerzahlen und Unterrichtseinheiten kompensiert würde

Nachteile:

• Auch bei gleichbleibenden Schülerzahlen, Beibehaltung der Unterrichtseinheiten und Beibehaltung des Umfangs im Honorarbereich erfolgt keine Einsparung bzw. Reduzierung des städtischen Eigenanteils, da die Ausweitung des Honorarbereichs kostendeckend (Deckungsbeitrag II) erfolgt, die Zuschüsse entsprechend der Schülerzahlen ausgerichtet sind und sich schon aufgrund der reduzierten Bezuschussung verringern und dabei der organisatorische Verwaltungsaufwand dennoch zunimmt.
• Ein  Anteil an Schülern müsste abgewiesen werden ( vorhanden: 20 UE, tatsächlicher Bedarf: ca. 40 UE)
• Die Ablehnung einer derart hohen Anzahl von Schülern widerspricht dem Grundgedanken des Projekts „Jedem Kind ein Instrument“, verstößt gegen die gültigen Programmstandards und wäre eine „Auswahl der Auswahl“.
• Die Ablehnung einer Vielzahl von Schülern wird so zu Reklamationen und Verärgerung in der Elternschaft führen und damit einhergehend zu einem Imageverlust für die Musikschule und die Stadt Hagen führen.

 

Variante B:

Bei dieser Variante wird möglicht allen angemeldeten Kindern der Unterricht ermöglicht, soweit Lehrkräfte vorhanden sind bzw. akquiriert  werden können. Der Honorarbedarf wird entsprechend dem Bedarf ausgeweitet. Um den Wünschen der Schüler und Eltern entsprechen zu können, werden auch kleinere Gruppen gebildet, sowie Orchester für das 3. und 4. Jeki Jahr in jeder teilnehmenden Schule angeboten.

 

Vorteile:

• Ein höheres Maß an Kundenzufriedenheit (Eltern/Schüler), soweit es von der Musikschule zu beeinflussen ist
• Hohe Zielerreichung entsprechend des Programms (Förderung der gesamtgesellschaftlichen Integration sozial benachteiligter Familien und Kinder mit Migrationshintergrund, Stärkung der Bildungschancen)
• Auch weniger populäre Instrumente können angeboten werden

Nachteile:

• Die teilweise geringe Gruppenstärke erhöht die Unterrichtseinheiten überproportional zur Schülerzahl und führt somit zu einem erheblich höheren Honorarkräftebedarf bei sinkender Kostendeckung
• Hoher Anteil an Fahrtzeiten bei den TVöD- Kräften und dementsprechend weniger Einsatzmöglichkeiten, auch im übrigen Musikschulangebot
• Ausweitung der Verwaltungskapazität auf ca. 39 WStd wg. höherer Schülerzahlen, Unterrichtseinheiten, Anzahl der Instrumente und Bearbeitung der Honorare
• Erhöhter städtischer Eigenanteil an den Gesamtkosten des Projekts

 

Variante C:

Bei dieser Variante werden zum einen die freiwerdenden „Plätze“ besetzt und zum anderen sinnvolle und wirtschaftlich vertretbare, neue Unterrichtseinheiten gebildet, soweit vorhandene Deputate ausgeweitet bzw. neue Honorarkräfte akquiriert werden können. Der Honorarbedarf wird dementsprechend ausgeweitet. Die Orchester für das 3. und 4. Jeki Jahr werden sinnvoll, instrumentenbezogen zusammengefasst, so dass nicht zwingend jede teilnehmende Grundschule auch Standort für ein JeKi-Orchester ist. Unterricht wird nur angeboten, wenn die Unterrichtszeit die hierfür notwendige Fahrzeit übersteigt.

 

Vorteile:

• Schüler werden nur in begründeten Fällen abgewiesen (z.B. wenn keine Gruppenbildung möglich, keine Lehrkraft verfügbar)
• Der Kundenzufriedenheit und der Zielsetzung des Programms wird Rechnung getragen, soweit dies machbar und wirtschaftlich ist
• Proportional angemessene Erhöhung der Verwaltungskapazität auf ca. 29 Stunden (bisher 19,5 Std. durch Prozessoptimierung; im Ratsbeschluss aus dem Jahr 2007 wurden für 2011 29 Std. prognostiziert)
• Wirtschaftliche Ausweitung des Honorarbereichs

 

Nachteile:

• Nicht alle gewünschten Instrumente können angeboten werden und auch nicht jeder „Erstwunsch“ kann erfüllt werden
• Da nicht jede teilnehmende Grundschule den teuren Orchesterunterricht anbieten kann, setzt dies mehr Flexibilität und Kompromissbereitschaft bei den Eltern voraus
• Diese Variante setzt ein Maß an Flexibilität und Entgegenkommen der Schulen bei der Terminierung der Unterrichtseinheiten voraus, damit die Wirtschaftlichkeit gewahrt werden kann. Sie ist somit auch abhängig von der Kooperationsbereitschaft der teilnehmenden Grundschulen.

 

 

 

 

 

Finanzierung des Projektes Jeki (Variante C)
Schuljahr	2007/2008	2008/2009	2009/2010	2010/2011	Prognose 2011/2012
Schüler	171	550	824	923	964
Unterrichtseinheiten	10,67	50,33	87	120	135
Gebühreneinnahmen	17.100	30.000	65.500	95.600	103.100
Zuschuss PK	0	30.406	41.000	40.139	40.982
Zuschuss Overhead	5.285	19.210	28.785	32.305	33.740
PK Pädagogen	17.000	79.000	136.100	186.500	210.100
PK FBL	5.800	5.800	7.400	7.400	7.500
PK Verwaltung	5.000	10.000	19.200	19.200	29.300
Gesamtkosten	27.800	94.800	162.700	213.100	246.900
Gesamteinnahmen	22.385	79.616	135.285	168.044	177.822
Komm. Anteil	5.415	15.184	27.415	45.056	69.078
Komm. Anteil in %	19,48	16,02	16,85	21,14	27,98

 

 

Erläuterungen:

 

Einnahmen und Ausgaben sind jeweils in Euro

 

Prognose Schuljahr 2011/2012

Die gesamte Prognose basiert auf der Annahme, dass sich die Schülerzahlen wie folgt darstellen

1. Jahr  558

2. Jahr  260

3. Jahr  109

4. Jahr    37

             964

Abweichungen sind möglich und führen dann zu veränderten Einnahmen und Ausgaben.

 

PK Verwaltung

Die Aufstockung der Verwaltungskapazität auf 29 Wochenstunden ist in dem Betrag von 29.300 Euro eingeflossen. Nach dem derzeitigen Stand  müssen Personalkosten in Höhe von 19.700 € für 19,5 Wochenstunden berücksichtigt werden.

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen

(Bitte ankreuzen und Teile, die nicht benötigt werden löschen.)

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen
X	Es entstehen folgende finanzielle und personelle Auswirkungen
	Es entstehen folgende bilanzielle Auswirkungen

 

Maßnahme
X	konsumtive Maßnahme
	investive Maßnahme
	konsumtive und investive Maßnahme

 

Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit
	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung
	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung
X	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe
X	Vertragliche Bindung
X	Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstiges
	Ohne Bindung

 

 

1.                  Konsumtive Maßnahme

 

Teilplan:	1.25.63	Bezeichnung:	Max-Reger-Musikschule
Produkt:	1.25.63.06	Bezeichnung:	Projekte
Kostenstelle:		Bezeichnung:

 

	Kostenart	Lfd. Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3
Ertrag (-)		177.822 €	€	€	€
Aufwand (+)		246.900 €	€	€	€
Eigenanteil		69.078 €	€	€	€

 

Kurzbegründung:
	Finanzierung ist im lfd. Haushalt bereits eingeplant/gesichert
X	Finanzierung kann ergebnisneutral (außer-/überplanmäßige Bereitstellung mit Deckung) gesichert werden.
	Finanzierung kann nicht gesichert werden (der Fehlbedarf wird sich erhöhen)

 

2.                  Investive Maßnahme

 

Teilplan:		Bezeichnung:
Finanzstelle:		Bezeichnung:

 

	Finanzpos.	Gesamt	lfd. Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3
Einzahlung(-)		€	€	€	€	€
Auszahlung (+)		€	€	€	€	€
Eigenanteil		€	€	€	€	€

 

 

 

 

Kurzbegründung:
	Finanzierung ist im lfd. Haushalt bereits eingeplant/gesichert
	Finanzierung kann gesichert werden (außer-/überplanmäßige Bereitstellung mit Deckung)
	Finanzierung kann nicht gesichert werden (der Kreditbedarf wird sich erhöhen)

 

3.                  Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

 

Aktiva:

(Bitte eintragen)

 

Passiva:

(Bitte eintragen)

 

4.                  Folgekosten:

 

a) jährliche Kreditfinanzierungskosten für den Eigenfinanzierungsanteil	€
b) Gebäudeunterhaltsaufwand je Jahr	€
c) sonstige Betriebskosten je Jahr	€
d) Abschreibung je Jahr (nur bei investiven Maßnahmen)	€
e) personelle Folgekosten je Jahr	€
Zwischensumme	€
abzüglich zusätzlicher Erlöse je Jahr	€
Ergibt Nettofolgekosten im Jahr von insgesamt	€

 

5.                  Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Stellen-/Personalbedarf:

 

(Anzahl)	Stelle (n) nach BVL-Gruppe	(Gruppe)	sind im Stellenplan	(Jahr)	einzurichten.
(Anzahl)	üpl. Bedarf (e) in BVL-Gruppe	(Gruppe)	sind befristet bis:	(Datum)	anzuerkennen.