Beschlussvorlage - 0810/2010

Der I. Nachtrag zur Geschäftsordnung des Rates der Stadt Hagen, der Bezirksvertretungen und der Ausschüsse vom 08.05.2008 wird beschlossen, wie er als Anlage Gegenstand der Verwaltungsvorlage (Drucksachennummer 0810/2010) vom 15.09.2010 ist.

 

 

Kurzfassung

 

Gemäß § 1 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Hagen, der Bezirksvertretungen und der Ausschüsse in der derzeit gültigen Fassung vom 08.05.2008 ist ausschließlich der schriftliche Versand von Einladungen und Sitzungsunterlagen zulässig. Aus verschiedenen Gründen, insbesondere aus Kostengründen, schlägt die Verwaltung dem Rat vor, die Geschäftsordnung dahingehend zu ändern bzw. zu ergänzen, dass die Rats-, Ausschuss- und BV-Mitglieder in Zukunft ein Wahlrecht haben sollen, ob ihnen die Sitzungsunterlagen, wie bisher, in schriftlicher Form oder nur noch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden sollen. Hierzu bedarf es einer Modifizierung der Regelungen in § 1 Abs. 3 der zurzeit gültigen Geschäftsordnung. Die Übermittlung der Einladung mit Tagesordnung der jeweiligen Sitzung soll auch in Zukunft in jedem Falle in schriftlicher Form erfolgen.

 

 

Begründung

 

Entsprechend einer Anregung aus dem Betriebsausschuss des HABIT schlägt die Verwaltung dem Rat mit dieser Vorlage eine Ergänzung der Geschäftsordnung vor, um auf diese Weise die Vorteile der elektronischen Dokument- und Datenübermittlung noch intensiver zu nutzen.

 

Mit dem virtuellen Rathaus und der Einführung des elektronischen Ratsinformationssystems ALLRIS im Jahre 2002 wurden die Grundlagen und technischen Rahmenbedingungen dafür geschaffen, dass sich Mandatsträger und Bürger der Stadt Hagen im Internet über fast alle relevanten Vorgänge der Stadtverwaltung auf elektronischem Wege informieren können. Eine konsequente Nutzung dieses Informationszugangs gebietet es nach Ansicht der Verwaltung, dass es künftig jedem einzelnen kommunalen Mandatsträger überlassen werden muss, ob er es wünscht, dass ihm die Unterlagen zu den Sitzungen des Rates, der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen in schriftlicher Form oder in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.

 

Der optionale Verzicht auf die Übersendung der Sitzungsunterlagen in schriftlicher Form hat verschiedene Vorteile. Die Verwaltung verspricht sich hiervon u.a. einen nicht unerheblichen Einspareffekt in Bezug auf die in Zukunft anfallenden Druck- und Versendungskosten. Das Einsparvolumen kann jedoch derzeit noch nicht näher beziffert werden, da es maßgeblich vom individuellen Nutzerverhalten abhängt, wie intensiv das Angebot des elektronischen Informationszugangs von den Mandatsträgern in Anspruch genommen wird.

 

Bezüglich  der Wahlmöglichkeit über die Versendung und Zustellung der Sitzungsunterlagen zu den Ratssitzungen etc. bietet sich eine Änderung der zurzeit gültigen Geschäftsordnung in Anlehnung an die Geschäftsordnung des Rates der Stadt Dortmund vom 19.06.2008 wie folgt an:

 

§ 1 Abs. 1  alte Fassung   Die Einberufung zu den Sitzungen ergeht durch schriftliche Einladung an alle Ratsmitglieder unter Beifügung der Tagesordnung.

§ 1 Abs. 1 neue Fassung   unverändert

 

 

 

§ 1 Abs. 3 alte Fassung   Die Sitzungsunterlagen für die zur Beratung anstehenden Tagesordnungspunkte sind grundsätzlich der Einladung beizufügen. In begründeten Ausnahmefällen ist auch eine spätere Versendung statthaft. Sofern besondere Gründe – z. B. Vertraulichkeit – dem entgegenstehen, können einzelne Unterlagen von der Versendung ausgenommen bleiben.

§ 1 Abs. 3 neue Fassung   Die Sitzungsunterlagen für die zur Beratung anstehenden Tagesordnungspunkte sind grundsätzlich der Einladung beizufügen. In begründeten Ausnahmefällen ist auch eine spätere Versendung statthaft. Sofern besondere Gründe – z. B. Vertraulichkeit – dem entgegenstehen, können einzelne Unterlagen von der Versendung ausgenommen bleiben. Eine Übersendung der Sitzungsunterlagen in schriftlicher Form unterbleibt in den Fällen, in denen sich Ratsmitglieder schriftlich mit einer Übermittlung in elektronischer Form einverstanden erklären.   Ratsmitglieder, die sich für die elektronische Übermittlungsform entscheiden, haben die jeweiligen Sitzungsunterlagen dem Ratsinformationssystem für Ratsmitglieder (ALLRIS) zu entnehmen.

 

 

 

Evtl. Mehraufwendungen, die einzelnen Mandatsträgern aus der Wahrnehmung dieser Neuregelung entstehen, sind von der allgemeinen Aufwandsentschädigung nach der Entschädigungsverordnung abgedeckt und können nicht zusätzlich geltend gemacht werden.

 

 

Finanzielle Auswirkungen

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X	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen