Berichtsvorlage - 0573/2010

Die Fachbereichsbildung, soweit bereits abgeschlossen, wird zur Kenntnis genommen. Über die weitere Entwicklung der übrigen Fachbereichsbildungen wird die Verwaltung erneut berichten.

Kurzfassung

 

Der Rat hat in seiner Sitzung am 17.12.2009 im Zusammenhang mit der Neuordnung der Vorstandsbereiche die vorgeschlagene Fachbereichsbildung zur Kenntnis genommen (Vorlage Nr. 1096/2009).

 

Bei der Bildung einzelner Fachbereiche kommt es aufgrund verschiedener Aspekte, die erst im Laufe der Fachbereichsbildung offenbar wurden, zu Terminverschiebungen. Für diese Bereiche wird jeweils ein aktueller Sachstandsbericht vorgelegt.

 

 

 

Begründung

 

Der Rat hat in seiner Sitzung am 17.12.2009 im Zusammenhang mit der Neuordnung der Vorstandsbereiche die vorgeschlagene Fachbereichsbildung zur Kenntnis genommen (Vorlage Nr. 1096/2009).

Es handelt sich um die nachfolgend aufgeführten Fachbereiche, deren Umsetzung zum 01.07.2010 angestrebt wird.

 

Bei der Bildung der Fachbereiche handelt es sich um rein organisatorische Maßnahmen. Die mit der Bildung der Fachbereiche einhergehenden Diskussionen um Personalkostenreduzierung, Stellenabbau und die Reduzierung personalbedingter Sachkosten werden im Zusammenhang mit den Beratungen zum Haushaltssicherungskonzept 2011 geführt.

 

 

Vorstandsbereich 1 (OB) – Fachbereich „Oberbürgermeister“

 

Die Bildung des Fachbereiches erfolgt aus den Organisationseinheiten „Gleichstellungsbeauftragte“ (OB/GB), dem „Beteiligungsmanagement/-controlling“ (OB/BC) sowie dem bisherigen Amt des Oberbürgermeisters (OB/A).

Bei der Bildung des Fachbereiches wurde berücksichtigt, dass es einerseits nur geringe Schnittstellen zu anderen Bereichen der Verwaltung gibt, andererseits der besonderen Stellung innerhalb der Verwaltung Rechnung zu tragen war. Der besonderen Rolle der Gleichstellungsbeauftragten im städtischen Gefüge wurde durch Beibehaltung der Einheit als Fachgruppe innerhalb des Fachbereiches Rechnung getragen.

Die zukünftige Struktur wird aus dem als Anlage beigefügten Organigramm deutlich. Im Rahmen der Mitarbeiterbeteiligung wurde der vorliegende Vorschlag positiv begleitet und fand Zustimmung. Der Personalrat wurde ebenfalls eingebunden.

 

Fazit:

Der Fachbereich Oberbürgermeister kann vorbehaltlich der noch ausstehenden Beteiligung der Personalvertretung umgesetzt werden.

 

 

Vorstandsbereich 2 – Fachbereich „Finanzen und Controlling“

 

Einzubeziehende Verwaltungseinheiten sind die „Stadtkämmerei“ (20), das „Zentrale Controlling“ (Arbeitstitel 26) sowie das „Projekt Neues Kommunales Finanzmanagement“ (VB2/NKF).

 

Während des Projekts Fachbereichsbildung haben im Rahmen der Mitarbeiterbeteiligung Abstimmungs- und Informationsgespräche schwerpunktmäßig mit den MitarbeiterInnen von 26 und 20/0 (Finanzsteuerung) stattgefunden. Vorgestellt und diskutiert wurden die neue Organisationsstruktur sowie die Einbindung der verschiedenen Bereiche in diese Einheit. Im Rahmen der Diskussion erfolgten überwiegend positive Rückmeldungen.

Die Aufgaben des Controllings werden daher in der Abteilung Finanzsteuerung bei 20/0 angebunden. Gleichzeitig erfolgt eine aufgabenmäßige Neuausrichtung dieser Abteilung. Parallel erfolgt eine Verlagerung von Teilen des bisher bei 26  beschäftigten Personals in den Fachbereich.

Bei der Fachbereichsbildung erfolgten Informationen und Einbindungen des Personalrates.

Die zukünftige Struktur ist aus dem als Anlage beigefügten Organigramm ersichtlich.

 

Fazit:

Der Fachbereich Finanzen und Controlling kann vorbehaltlich der noch ausstehenden Beteiligung der Personalvertretung umgesetzt werden.

 

 

Vorstandsbereich 4 – Fachbereich „Bürgerdienste“

 

Der Fachbereich „Bürgerdienste“ wird aus den Einheiten „Zentrales Bürgeramt“ (31), „Amt für öffentliche Sicherheit, Verkehr und Personenstandswesen“ (32) sowie den Bürgerämtern in den Bezirksverwaltungsstellen gebildet. Die Geschäftsführung der Bezirksvertretungen wird unmittelbar beim Vorstandsbereich 4 angesiedelt.

In die Fachbereichsbildung ist ferner das Ressort Statistik und Wahlen einbezogen.

 

Die daraufhin gebildete Projektgruppe wurde beauftragt, termingerecht eine entsprechende Konzeption vorzulegen mit der Maßgabe, die im Bericht der Zukunftskommission formulierten personellen Einsparquoten zu berücksichtigen. Die Konzeption wurde mitarbeiterorientiert, d.h. unter Beteiligung der Mitarbeiter in Arbeitsgruppen, erarbeitet. Die Projektgruppe hat wöchentlich getagt, um die Ergebnisse der Arbeitsgruppen in die Gesamtkonzeption einzuarbeiten. Im zukünftigen Fachbereich wird eine Vielzahl von publikumsintensiven Fachdienststellen angesiedelt. Bei den geplanten Maßnahmen werden die negativen Auswirkungen für die Bürgerinnen und Bürger nach Auffassung der Projektgruppe moderat sein.

Die Projektarbeit war aufgrund des engen Zeitfensters nur bis zu einer begrenzten Analyse- bzw. Untersuchungstiefe möglich. Es sollte daher die Möglichkeit eingeräumt werden, auch im Anschluss an die Fachbereichsbildung Korrekturen vornehmen zu können. Dabei ist das formulierte Konsolidierungsziel einzuhalten.

Die Struktur des zukünftigen Fachbereiches ist als Organigramm beigefügt. Perspektivisch ergibt sich durch personelle Fluktuation eine weitere Zusammenführung von Bereichen.

 

Fazit:

Der Fachbereich Bürgerdienste kann vorbehaltlich der noch ausstehenden Beteiligung der Personalvertretung umgesetzt werden.

 

 

Vorstandsbereich 4 – Fachbereich „Gesundheit und Verbraucherschutz“

 

Die Bildung des Fachbereiches Gesundheit und Verbraucherschutz erfolgt unter Einbeziehung der Organisationseinheiten Gesundheitsamt (53), Lebensmittelüberwachung und Veterinärwesen (69/4) sowie dem Chemischen Untersuchungsamt (54).

 

Aufgrund dieser Vorgabe wurde am 4.2.2010 eine Projektgruppe für die Fachbereichsbildung gebildet.

Ziel der Projektgruppe war die Schaffung klarer Aufgabenzuschnitte, die Nutzung entstehender Synergieeffekte im Bereich Verwaltung, die Erhöhung der Transparenz für die Bürgerschaft durch klare Zuständigkeiten.

Da die Bildung neuer Organisationsstrukturen nur unter Einbindung der MitarbeiterInnen erfolgreich realisiert werden kann, erfolgte eine Mitarbeiterbeteiligung durch mehrere Informationsveranstaltungen und Befragungen.

 

Das Chemische Untersuchungsamt wird in eine andere Rechtsform übergehen. Gleichwohl wurden auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in die Diskussionen eingebunden. Aufgrund dieser zu erwartenden Änderungen wird das Chemische Untersuchungsamt als Stabsstelle (mit eigenem Handlungsrahmen) in den Fachbereich eingebunden.

Die Personalvertretung hat an den Sitzungen der Projektgruppe teilgenommen.

Die zukünftige Aufbauorganisation ist dem beigefügten Organigramm zu entnehmen.

 

 

Fazit:

Der Fachbereich Gesundheit und Verbraucherschutz kann vorbehaltlich der noch ausstehenden Beteiligung der Personalvertretung umgesetzt werden.

 

 

 

Noch nicht zum Abschluss gebracht werden konnten die Fachbereichsbildungen

 

·           „Umwelt und Forst“ (Vorstandsbereich 3)

·           „Schule, Sport und Weiterbildung“ (Vorstandsbereich 3)

·           „Kultur“ (Vorstandsbereich 4)

·           „Stadtentwicklung, -planung und Bauordnung“ (Vorstandsbereich 5)

sowie

·           die Überprüfung der Einheiten HABIT und Zentrale Dienste (25) auf eine mögliche Zusammenlegung von Servicedienstleistungen ggf. unter Einbeziehung weiterer Organisationseinheiten (Vorstandsbereich 2)

 

 

Im Einzelnen:

 

Fachbereich „Umwelt und Forst“ und Fachbereich „Stadtentwicklung, -planung und Bauordnung“

 

Im Zusammenhang mit den Fachbereichsbildungen „Umwelt und Forst“ sowie „Stadtentwicklung, -planung und Bauordnung“ entstanden Diskussionen hin zu einer möglichen Auslagerung verschiedener Bereiche in die SEH. Dadurch ergaben sich auch Berührungspunkte zum möglichen neuen Fachbereich „Stadtentwicklung, -planung und Bauordnung“. Die Meinungsbildung ist noch nicht abgeschlossen, insofern konnten auch die inhaltlichen Überlegungen im Rahmen der Fachbereichsbildungen nicht zum Abschluss gebracht werden. Die Verwaltung wird in der Lenkungsgruppensitzung am 05.07.2010 ausführlich über die weitere Entwicklung berichten.

 

 

Fachbereich „Schule, Sport und Weiterbildung“

 

Die ursprüngliche Zeitplanung und damit auch der Abschluss der Fachbereichsbildung konnte aufgrund der Herauslösung der Musikschule aus den Fachbereichsüberlegungen des Fachbereiches „Kultur“ hin zu einer Integration in den Fachbereich „Schule, Sport und Weiterbildung“ nicht eingehalten werden.

Im Laufe der Diskussionen hat sich ergeben, dass die Einbeziehung der Musikschule als sinnhafte Kombination mit dem Amt für Weiterbildung und Medien aufgrund der Schnittstellen und der zu erwartenden Synergien sinnvoll ist.

Auch bleibt der Abschluss einer Kooperationsvereinbarung im Bereich „Sport“ bis zur Klärung letzter Details abzuwarten. 

 

 

Fachbereich „Kultur“

 

Bei den Überlegungen für eine Fachbereichsstruktur wird zur Zeit das Theater mit einbezogen. Abschließende und dauerhafte Strukturen können erst gebildet werden, wenn über eine mögliche alternative Rechtsform des Theaters entschieden ist.

 

 

Überprüfung der Einheiten HABIT und Zentrale Dienste (25) auf eine mögliche Zusammenlegung von Servicedienstleistungen ggf. unter Einbeziehung weiterer Organisationseinheiten

 

Aktuell erfolgt im Projekt die Ist-Bestandsaufnahme der internen Servicedienste, um anhand dieser Bestandsaufnahme eine Optimierung der Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

 In einer zweiten Projektphase schließen sich Überlegungen einer Fusion mit dem IT-Dienstleister sowie die mögliche Einbeziehung weiterer zentraler Dienstleistungen an.

 

 

 

Bei den Fachbereichsbildungen, die zum 01.07.2010 realisiert werden können, handelt es sich um erste organisatorische Maßnahmen zur Beseitigung von Schnittstellen zur Hebung von Konsolidierungspotentialen. Für die neuen Fachbereiche „Oberbürgermeister“, „Finanzen und Controlling“, „Bürgerdienste“ sowie „Gesundheit und Verbraucherschutz“ liegen insofern keine aktuellen Projektsituationsberichte vor.

 

In weiteren Schritten sind durch Prozessoptimierung und Aufgabenkritik Strukturen zu schaffen, die der Konsolidierungsnotwendigkeit dauerhaft Rechnung tragen.

 

 

Für die übrigen Bereiche sind die aktuellen Projektsituationsberichte als Anlage beigefügt.

Finanzielle Auswirkungen

X	Es entstehen folgende finanzielle und personelle Auswirkungen:

 

Die finanziellen Auswirkungen ergeben sich aus den Einsparvorgaben des Berichtes der Zukunftskommission. Die Realisierung der Einsparvorgaben ist innerhalb des Konsolidierungszeitraumes bis einschließlich 2014 vorgesehen.