Beschlussvorlage - 0209/2026

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste wird beauftragt, für die Wartungsverlängerung der beiden Datensicherungsroboter der zentralen Datensicherung ein Vergabeverfahren mit einer öffentlichen europaweiten Ausschreibung durchzuführen und anschließend den Zuschlag an den wirtschaftlichsten Anbieter zu erteilen.

A) Bedarfssituation

 

Die Datensicherung von mehr als 100 physikalischen und virtuellen Servern mit den Betriebssystemen WINDOWS und LINUX sowie des zentralen Speichersystems (SAN) der Stadtverwaltung Hagen wird seit Jahren zentral unter Verwendung einer Roboterlösung durchgeführt. Diese Lösung ermöglicht es, den gesamten Sicherungs- und Wiederherstellungsbetrieb mit nicht mehr als einer halben Stelle durchzuführen.

 

I. Aktuelle technische Ausstattung

Das Produktivsystem der zentralen Datensicherung besteht aus den folgenden Komponenten:

 

Primäre Datensicherungsroboter

Zwei festplattengestützte Datensicherungsroboter enthalten die Medien zur eigentlichen Datensicherung.

 

Sekundäre Datensicherungsroboter

 

Zwei weitere festplattengestützte Datensicherungsroboter haben eine identische Ausstattung wie die primären Datensicherungsroboter.

Alle Datensicherungen werden auf dieses Gerät gespiegelt ("Cloning").

 

Je ein primärer und sekundärer Datensicherungsroboter bilden einen sog. Cluster. Dies schützt bei Ausfall eines primären Datensicherungsroboters vor einem Totalverlust der gesicherten Daten.

 

Datensicherungsserver

Der Datensicherungsserver enthält die für die Datensicherungen benötigte Software.

Datensicherungssoftware

Die Datensicherungssoftware ist auf dem Datensicherungsserver installiert. Sie ermöglicht die Konfiguration zeitgesteuerter Sicherungen der zu sichernden Systeme und enthält eine Datenbank, in der Informationen darüber enthalten sind, welche Dateien mit welchem Stand sich auf welchem Datenträger befinden.

Die Software wird seit 1994 bei der Stadtverwaltung Hagen erfolgreich eingesetzt.

 

II. Problemstellung

 

Die Wartungsverträge für zwei Datensicherungsroboter eines Clusters laufen im Juli 2026 aus, sodass ohne Verlängerung dieser Wartungsverträge Störungen nicht mehr behoben und die Geräte nicht mehr durch Updates aktualisiert werden können (z. B. bei Sicherheitslücken).

Damit wäre der Betrieb der zentralen Datensicherung gefährdet, weil ggf. eine Rücksicherung der städtischen Daten nicht mehr erfolgen könnte.

 

III. Lösungsansatz

 

Deshalb ist eine Wartungsverlängerung notbedingt notwendig. Die Wartungsverlängerung erfolgt über vier Jahre. Über diesen Zeitraum hinaus ist eine Wartungsverlängerung nicht möglich, weil der Hersteller diese Modelle nicht länger unterstützt (End-of-Life). Durch die gewählte Wartungsverlängerung wird die Einsatzdauer der Systeme maximal genutzt und der vorzeitige Ersatz der Systeme vermieden.

 

B) Kosten, Finanzierung und Wirtschaftlichkeit

 

I.) Kosten

Lt. einer eingeholten Preisinformation belaufen sich die Kosten für die vierjährige Wartungsverlängerung auf ca. 249.430 EUR netto, somit ca. 296.820 EUR brutto.

Die Gesamtsumme wird 2026 fällig.

 

II.) Finanzierung

Die entsprechenden Finanzmittel stehen im Haushaltsplan 2026 / 2027 zur Verfügung.

Für die Jahre 2028 bis 2030 werden die Mittel in den jeweiligen HH-Planungen durch Abgrenzungspositionen über vier Jahre berücksichtigt.

 

III.) Wirtschaftlichkeit:

Das wirtschaftlichste Angebot wird im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung ermittelt.

 

C) Unabweisbarkeit gem. § 82 GO NRW

Eine funktionstüchtige zentrale Datensicherung ist gem. der Dienstanweisung "Datensicherung"[1] pflichtig, weitere Aussagen zur Unabweisbarkeit können den nachfolgenden Ausführungen vom Datenschutzbeauftragten der Stadt Hagen entnommen werden:

"Auf die einschlägigen Bestimmungen zur grundsätzlichen Pflicht zur Datensicherung in einer Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen darf ich an dieser Stelle pauschal verweisen. Beispielhaft möchte ich an dieser Stelle nur auf Art. 5, Absatz 1 DSGVO und auf die (von der insbesondere auch der Fachbereich Finanzen betroffen ist) GoBD[2] verweisen.“

 

Ohne eine Datensicherung ist der Dienstbetrieb der Stadt Hagen gefährdet, wenn die städtischen Daten nicht regelmäßig gesichert werden und im Bedarfsfall bei Datenverlust oder Datenkorruption nicht wiederhergestellt werden können.

 

Die Unabweisbarkeit der Beschaffung gem. § 82 GO NRW ist somit gegeben.

[1] Die DA Datensicherung befindet sich im 10. Abschnitt der vom Oberbürgermeister Erik O. Schulz in Kraft gesetzten Dienstanweisung IT-Sicherheit vom 24.07.2014.

[2] GoBD: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Belange von Menschen mit Behinderung
X	sind nicht betroffen

 

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

X	keine Auswirkungen (o)

 

Finanzielle Auswirkungen

X	Es entstehen folgende Auswirkungen:

 

1.             Auswirkungen auf den Haushalt

 

Kurzbeschreibung:

 

Wartungsverlängerung für zwei Datensicherungsroboter

 

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Teilplan:	0116	Bezeichnung:	IT und Zentrale Dienste
Kostenstelle:	715017	Bezeichnung:	Datensicherung
Kostenart:	529119	Bezeichnung:	IT Betreuung technische Anlagen

 

	Kostenart	2026	2027	2028	2029	2030
Aufwand (+)	529119	30.918,75€	74.205,00€	74.205,00€	74.205,00€	43.286,25€
Eigenanteil	529119	30.918,75€	74.205,00€	74.205,00€	74.205,00€	43.286,25€

 

 

X	Die Finanzierung ist im laufenden Haushalt – vorbehaltlich der Beschlussfassung durch den Rat - bereits eingeplant.

 

2.             Steuerliche Auswirkungen

X	Es entstehen keine steuerlichen Auswirkungen.

 

Rechtscharakter
X	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung