Beschlussvorlage - 0457/2025
Grunddaten
- Betreff:
-
Offenes Verfahren zur Lieferung von Bildschirmarbeitsplatzmöbeln und Schränken für die Stadtverwaltung Hagen und das Jobcenter Hagen
- Status:
- öffentlich (Vorlage freigegeben)
- Vorlageart:
- Beschlussvorlage
- Federführend:
- FB11 - Personal und Organisation
- Bearbeitung:
- Rebecca Lanfermann
- Beteiligt:
- FB20 - Finanzen und Controlling
- Freigabe durch:
- Erik O. Schulz (Oberbürgermeister), Bernd Maßmann (Stadtkämmerer)
Beratungsfolge
| Status | Datum | Gremium | Beschluss | NA |
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●
Erledigt
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Haupt- und Finanzausschuss
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Entscheidung
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12.06.2025
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Beschlussvorschlag
Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Durchführung eines Offenen Verfahrens (europaweite Ausschreibung) für den Zeitraum 01.04.2026 bis 31.03.2028 mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr bis 31.03.2030.
Ziel ist der Abschluss eines Abrufauftrages über die Lieferung von Bildschirmarbeitsplatzmöbeln und Schränken für die Stadtverwaltung Hagen und das Jobcenter.
Sachverhalt
Im Rahmen von Ersatzbeschaffungen bzw. bei der zusätzlichen Ausstattung von PC-Arbeitsplätzen werden in der Verwaltung bildschirmgerechte Büromöbel und Schränke benötigt.
Für den Zeitraum 01.04.2026 bis 31.03.2028 sind nach vorsichtigen Schätzungen für diese Leistungen Kosten in Höhe von ca. 430.000 € inkl. MwSt. zu erwarten. Der Auftrag kann um 20 % über- oder unterschritten werden. Da die Vergabe mit einer Option der zweimaligen Verlängerung des Vertrages um jeweils ein weiteres Jahr auf insgesamt vier Jahre vorgesehen ist, entstehen voraussichtlich Ausgaben in Höhe von 860.000 €.
Die Option der Verlängerung wurde gewählt, um den hohen Verwaltungsaufwand, der durch ein offenes Verfahren mit Bemusterung entsteht, so niedrig wie möglich zu halten und einen günstigen Rabattsatz zu erzielen. Eine Verlängerung kann nicht erfolgen, wenn die Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit des Auftragnehmers nicht mehr gegeben ist bzw. wenn entsprechende finanzielle Mittel nicht mehr zur Verfügung stehen.
Als Grundlage für die Wertung diente eine Auswertung über die Beschaffung in den letzten drei Jahren.
In den erwarteten Gesamtkosten sind Beschaffungen in Höhe von ca. 5 % für das Jobcenter enthalten. Die Rechnungsstellung für das Jobcenter erfolgt direkt vom Lieferanten an das Jobcenter. Die Stadt Hagen übernimmt hier lediglich das Ausschreibungs- und Bestellverfahren.
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot bezüglich der Kriterien „Preis“, „Qualität/Verarbeitung“ und „Service für Reparaturen“.
Entsprechend der vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung um den Beschluss zur Durchführung eines Offenen Verfahrens und Vergabe an den wirtschaftlichsten Bieter.
Auswirkungen
Inklusion von Menschen mit Behinderung
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Belange von Menschen mit Behinderung |
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x |
sind nicht betroffen |
Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung
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x |
keine Auswirkungen (o) |
Finanzielle Auswirkungen
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x |
Es entstehen folgende Auswirkungen: |
- Auswirkungen auf den Haushalt
Kurzbeschreibung:
(Bitte eintragen)
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Finanzierung für die Jahre 2026 und 2027 wird bei der Aufstellung des Doppelhaushaltes berücksichtigt.
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1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro
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Teilplan: |
0114 |
Bezeichnung: |
Personal- und Organisationsmanagement |
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Auftrag: |
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Bezeichnung: |
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Kostenstelle: |
1114 |
Bezeichnung: |
Interne Mobilität und Zentrale Dienstleistungen |
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Kostenart: |
4nnnnn |
Bezeichnung: |
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543140 |
Bezeichnung: |
Erwerb geringwertiger Vermögensgegenstände |
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Kostenart |
2026 |
2027 |
2028 |
2029 |
2030 |
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Ertrag (-) |
4nnnnn |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
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Aufwand (+) |
543140 |
138.750 |
185.000 |
185.000 |
185.000 |
46.250 |
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Eigenanteil |
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138.750 |
185.000 |
185.000 |
185.000 |
46.250 |
Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Erträge und Aufwendungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben (netto).
1.2 Investive Maßnahme in Euro
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Teilplan: |
0114 |
Bezeichnung: |
Personal- und Organisationsmanagement |
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Finanzstelle: |
5.800421 |
Bezeichnung: |
Anschaffung Büroausstattung IPM |
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Finanzposition: |
783100 |
Bezeichnung: |
Auszahlung für Erwerb von Vermögensgegenständen > 800 € |
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Bezeichnung: |
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Finanzposition |
Gesamt |
2026 |
2027 |
2028 |
2029 |
2030 |
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Einzahlung (-) 6nnnnn |
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Auszahlung (+) 783100 |
120.000 |
22.500 |
30.000 |
30.000 |
30.000 |
7.500 |
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Eigenanteil |
120.000 |
22.500 |
30.000 |
30.000 |
30.000 |
7.500 |
Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Einzahlungen und Auszahlungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben.
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x |
Die Finanzierung ist im laufenden Haushalt bis 2028 sichergestellt und wird vorbehaltlich der Beschlussfassung des Rates im Rahmen der Haushaltsplanung 2026/2027 für die Jahre 2029 und 2030 berücksichtigt. |
- Auswirkungen auf die Bilanz
(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)
Aktiva:
(Bitte eintragen)
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Die jährlichen Ausgaben in Höhe von 30.000 € für die Anschaffung von Bildschirmarbeitsplatzmöbeln und Schränken sind als Anschaffungs- und Herstellungskosten zu aktivieren. Die einzelnen Vermögensgegenstände sind über 15 Jahre abzuschreiben. Somit beträgt der Abschreibungsaufwand in 2026 2.000 €. Da sich der Abschreibungsaufwand in den Folgejahren fortschreibt, ergibt sich für 2027 ein Abschreibungsaufwand von 4.000 €.
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- Folgekosten in Euro:
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a) jährliche Kreditfinanzierungskosten für den Eigenfinanzierungsanteil |
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b) Gebäudeunterhaltsaufwand je Jahr |
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c) sonstige Betriebskosten je Jahr |
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d) Abschreibung je Jahr (nur bei investiven Maßnahmen) |
2.000 |
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e) personelle Folgekosten je Jahr |
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Zwischensumme |
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abzüglich zusätzlicher Erlöse je Jahr |
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Ergibt Nettofolgekosten im Jahr von insgesamt |
2.000 |
- Steuerliche Auswirkungen
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x |
Es entstehen keine steuerlichen Auswirkungen. |
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x |
Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung |
