Beschlussvorlage - 0447/2025

Der Rat der Stadt Hagen beschließt die Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens durch die zentrale Vergabestelle für die Zeit vom 01.01.2026 bis 31.12.2026 mit der Option der dreimaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr bis längstens 31.12.2029. Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Lieferung von Schulmöbeln für die Hagener Schulen.

 

Kurzfassung:

Entfällt

 

Begründung:

Im Rahmen der Ausstattung von Hagener Schule mit entsprechendem Mobiliar ist es notwendig, denn zum 31.12.2025 auslaufenden Rahmenvertrag europaweit neu auszuschreiben.

 

Für das Jahr 2026 sind nach vorsichtigen Schätzungen für den Ausbau des Ganztages, die Ausstattung der Neubauprojekte sowie den Möbelbedarf der Hagener Schulen Kosten in Höhen von ca. 500.000,00 € pro Jahr incl. MwSt. zu erwarten.

 

Die Aufteilung in konsumtive und investive Beschaffungen ist abhängig von den Bestellungen der Schulen und deshalb zum jetzigen Zeitpunkt nur grob abschätzbar. Die Erfahrungen aus den Vorjahren zeigen, dass voraussichtlich eine Aufteilung von 80 % konsumtiv (Anschaffungswert 0 bis 800,00 €) und 20 % investiv (Anschaffungswert > 800,00 €) verausgabt wird.

Ein konkreter Mittelabfluss wird aufgrund dieser Vorlage aber noch nicht begründet, da es sich erst um die Genehmigung zur Ausschreibung handelt. Erst wenn die Möbel beschafft werden, wird ein Mittelabfluss im Rahmen der schon dafür eingeplanten Mittel der Schulen entstehen.

Der Auftrag kann über- oder unterschritten werden. Da die Vergabe mit einer Option der dreimaligen Verlängerung des Vertrages um jeweils 1 weiteres Jahr auf insgesamt 4 Jahre vorgesehen ist, ist der Bedarf europaweit auszuschreiben. Die Option der Verlängerung wurde gewählt, um den hohen Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten und einen günstigen Rabattsatz zu erzielen.

Eine Verlängerung kann nicht erfolgen, wenn die Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit des Auftragnehmers nicht mehr gegeben ist bzw. wenn entsprechende finanzielle Mittel nicht mehr zur Verfügung stehen.

 

Als Grundlage wurden die Artikel gewählt, die am häufigsten bestellt werden und deren Ansprüche einer modernen Lernlandschaft entsprechen. Es handelt sich hierbei um Tische, Stühle, Tafeln und Schränke in diversen Größen sowie um multifunktionales Mobiliar für den rhythmisierten offenen Ganztag. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf die Kriterien Preis, Qualität und Service für Reparaturen.

Entsprechend den vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung, wie im Beschlussvorschlag aufgeführt, die entsprechenden Bedarfe europaweit auszuschreiben und den Auftrag an den wirtschaftlichsten Bieter zu vergeben.

 

 

Inklusion von Menschen mit Behinderung

 

Belange von Menschen mit Behinderung
X	sind nicht betroffen

 

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

 

X	keine Auswirkungen (o)

 

Finanzielle Auswirkungen

 

X	Es entstehen folgende Auswirkungen:

 

1.                                              Auswirkungen auf den Haushalt

 

Kurzbeschreibung:

 

Rahmenvertrages über die Lieferung von Schulmöbeln für die Hagener Schulen.

 

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Teilplan:	0311; 0312; 0315; 0316; 0317; 0318; 0321; 0331	Bezeichnung:	Teilpläne aller Schulformen
Auftrag:	1031101 - 1033101	Bezeichnung:	Schulträgeraufgaben aller Schulformen
Kostenart:	527301 543140	Bezeichnung:	Lehr- und Unterrichtsmittel für Schulen Erwerb GVG < 800 EUR

 

	Kostenart	2026	2027	2028	2029
Ertrag (-)
Aufwand (+)	527301 543140	400.000,00	400.000,00	400.000,00	400.000,00
Eigenanteil		400.000,00	400.000,00	400.000,00	400.000,00

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Erträge und Aufwendungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben (netto).

 

1.2 Investive Maßnahme in Euro

Teilplan:	0311; 0312; 0315; 0316; 0317; 0318; 0321; 0331	Bezeichnung:	Teilpläne aller Schulformen
Finanzstelle:	div. PSP	Bezeichnung:	Selbstverwaltung
Finanzposition:	783100	Bezeichnung:	Auszahlung für den Erwerb von Vermögensgegenständen > 800 EUR

 

	Kostenart	2026	2027	2028	2029
Ertrag (-)
Aufwand (+)	783100	100.000,00	100.000,00	100.000,00	100.000,00
Eigenanteil		100.000,00	100.000,00	100.000,00	100.000,00

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Einzahlungen und Auszahlungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben.

 

 

X	Die Finanzierung ist im laufenden Haushalt eingeplant. Die Finanzierung der zusätzlichen Kosten wird in der nächsten Haushaltsplanung – vorbehaltlich der Beschlussfassung des Rates der Stadt Hagen – berücksichtigt.

 

2. Bilanzielle Auswirkungen

 

Aktiva:

 

Die Ausgaben für die Beschaffung der Schulmöbel in Höhe von insgesamt 100.000 € sind als Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Bilanz zu aktivieren. Entsprechend der Nutzungsdauer von 15 Jahren ist mit einer jährlichen Abschreibung von 6.667 € zu rechnen.

 

3.                                                                      Folgekosten in Euro:

 

a) jährliche Kreditfinanzierungskosten für den Eigenfinanzierungsanteil
b) Gebäudeunterhaltsaufwand je Jahr
c) sonstige Betriebskosten je Jahr
d) Abschreibung je Jahr (nur bei investiven Maßnahmen)	6.667,00 €
e) personelle Folgekosten je Jahr
Zwischensumme	6.667,00 €
abzüglich zusätzlicher Erlöse je Jahr
Ergibt Nettofolgekosten im Jahr von insgesamt	6.667,00 €

 

 

3. Steuerliche Auswirkungen

 

 

X	Es entstehen keine steuerlichen Auswirkungen.

 

Rechtscharakter
X	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung