Beschlussvorlage - 0444/2025

Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, den Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste zu beauftragen, eine Software für den Bereich „Festsetzung und Einzug der Elternbeiträge für Kinderbetreuung und Mittagsverpflegung“ im Rahmen eines offenen Verfahrens zu beschaffen.

 

Kurzfassung

Aktuell wird für den Einzug der Elternbeiträge für Kinderbetreuung und Mittagsverpflegung das Verfahren „OK.JUG“ eingesetzt. Mit der Migration dieser Software auf das neue Verfahren „OK.JUS“ (siehe Vorlage 0627/2023) wird diese Funktionalität jedoch nicht mehr angeboten. Daher muss eine Nachfolgesoftware beschafft werden.

Nach der Erstellung eines umfangreichen Lastenhefts durch die Fachabteilung sowie einer anschließenden Marktrecherche wurde deutlich, dass die im Lastenheft aufgeführten Anforderungen von mehreren Anbietern am Markt erfüllt werden können.

Für die Beschaffung einer Nachfolgesoftware beträgt das Auftragsvolumen nach der Markterkundung voraussichtlich bis zu 250.000 Euro (netto) bzw. 297.500 Euro (brutto), abhängig davon, welcher Anbieter den Zuschlag erhält.

 

 

Begründung

 

A) Bedarfssituation

Aktuell wird für den Einzug der Elternbeiträge für Kinderbetreuung und Mittagsverpflegung das Verfahren „OK.JUG“ eingesetzt. Mit der Migration auf das neue Verfahren „OK.JUS“ (siehe Vorlage 0627/2023) wird diese Funktionalität jedoch nicht mehr vom Hersteller angeboten. Daher muss eine Nachfolgesoftware beschafft werden. Der Umstieg auf die neue Software soll zum Stichtag 01.08.2026 – mit Beginn des neuen „Kita-Jahres“ – erfolgen.

Um eine geeignete Nachfolgesoftware zu finden, hat die zuständige Fachabteilung im FB 55 ein umfangreiches Lastenheft erstellt. Besonders hervorzuheben ist, dass dieses Lastenheft über die bisherigen Funktionen hinausgeht und die tägliche Arbeit der Abteilung optimiert. Beispielsweise sollen die Berechnungen und Festsetzungen der Elternbeiträge zukünftig direkt in der Software erfolgen, was derzeit noch analog geschieht. Dies begründet die auf den ersten Blick doch sehr hohen Anschaffungskosten.

Eine Marktrecherche ergab, dass die im Lastenheft definierten essenziellen Anforderungen von mehreren Anbietern erfüllt werden können. Aus diesem Grund soll die Leistung im Rahmen eines offenen Verfahrens vergeben werden.

B) Kosten, Finanzierung, Wirtschaftlichkeit

 

Kosten:

Die tatsächlichen Kosten können derzeit noch nicht beziffert werden, da lediglich Preisinformationen und Kostenschätzungen der im Rahmen der Markterkundung kontaktierten Anbieter vorliegen. Insgesamt liegen jedoch alle Anbieter – unabhängig vom Lizenzmodell – im Gesamtvolumen über vier Jahre gerechnet bei etwa 250.000,00 Euro netto.

Daraus ergibt sich ein vergaberechtliches Auftragsvolumen in Höhe von 250.000,00 Euro (netto) bzw. 297.500,00 Euro (brutto).

Finanzierung:

Die Software wird zum „Kauf“ ausgeschrieben. Dies bedeutet, dass hierfür investive Mittel bereitgestellt werden müssen.

Die Mittel für die Folgejahre (Wartung & Support) werden in den jeweiligen Haushaltsplänen eingeplant und dem Rat zur Entscheidung vorgelegt.

Wirtschaftlichkeit:

Die Beschaffung einer neuen Software ist alternativlos, da der Support der bisher genutzten Software eingestellt wird. Die Wirtschaftlichkeit wird im Rahmen des Vergabeverfahrens berücksichtigt. Der wirtschaftlichste Anbieter, der alle notwendigen Funktionen erfüllt, wird den Zuschlag erhalten.

Die anteiligen Kosten, die für die Abrechnung der Gebühren der nicht städtischen Träger entstehen, können zur Refinanzierung verwendet werden. Eine verursachungsgerechte Abrechnung ist hier zu prüfen. 

Vergabeverfahren:

Nach intensiver Markterkundung und Prüfung des Lastenhefts durch die Anbieter kommen derzeit mindestens drei Unternehmen in Frage.

Daher soll der Auftrag im Rahmen eines offenen Verfahrens gemäß § 14, Abs. 2 VgV vergeben werden.

 

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Belange von Menschen mit Behinderung
X	sind nicht betroffen

 

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

X	keine Auswirkungen (o)

 

Finanzielle Auswirkungen

X	Es entstehen folgende Auswirkungen:

 

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

 

Kurzbeschreibung:

(Bitte eintragen)

Kauf einer Software „Abrechnung Kitagebühren“

 

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Teilplan:	0116	Bezeichnung:	IT und Zentrale Dienste
Kostenstelle:	NEU	Bezeichnung:	Abrechnung Kitagebühren
Kostenart:	529116	Bezeichnung:	Pflege Software FB15

 

	Kostenart	2024	2025	2026	2027	2028
Aufwand (+)	529116			16.250€	39.000€	39.000€
Eigenanteil				16.250€	39.000€	39.000€

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Erträge und Aufwendungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben (netto).

 

1.2 Investive Maßnahme in Euro

Teilplan:	0116	Bezeichnung:	IT und Zentrale Dienste
Finanzstelle:	NEU	Bezeichnung:	Abrechnung Kitagebühren
Finanzposition:	783100	Bezeichnung:	Auszahlungen für den Erwerb von Vermögensgegenständen > 800 €
		Bezeichnung:

 

Finanzposition (Bitte überschreiben)	Gesamt	2024	2025	2026	2027	2028
Auszahlung (+) 7nnnnn				297.500,00€
Eigenanteil				297.500,00€

 

 

X	Die Finanzierung wir im Rahmen der Haushaltsplanung 2026/2027 dem Rat der Stadt Hagen zur Entscheidung vorgelegt. Um den Vertrag in 2025 abschließen zu können, wird eine Verpflichtungsermächtigung zu Lasten 2026 außerplanmäßig bereitgestellt.

 

2.                Auswirkungen auf die Bilanz

 

Aktiva:

(Bitte eintragen)

Die Ausgaben in Höhe von 297.500,00 Euro für die Beschaffung einer Software für die Abrechnung der Kitagebühren, sind als Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Bilanz zu aktivieren. Bei einer Nutzungsdauer von 3 Jahren (laut Abschreibungstabelle der Stadt Hagen), ergibt sich eine jährliche Abschreibung von rd. 99.167 Euro, welche einen Aufwand in der Ergebnisrechnung darstellt.

 

3.                Folgekosten in Euro:

 

a) jährliche Kreditfinanzierungskosten für den Eigenfinanzierungsanteil
b) Gebäudeunterhaltsaufwand je Jahr
c) sonstige Betriebskosten je Jahr
d) Abschreibung je Jahr (nur bei investiven Maßnahmen)	rd. 99.167,00 €
e) personelle Folgekosten je Jahr
Zwischensumme	rd. 99.167,00 €
abzüglich zusätzlicher Erlöse je Jahr
Ergibt Nettofolgekosten im Jahr von insgesamt	rd. 99.167,00 €

 

4. Steuerliche Auswirkungen

X	Es entstehen keine steuerlichen Auswirkungen.

 

Rechtscharakter
X	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung