25.10.2007 - 6.10 Einrichtung des Projektes "Moderne Verwaltung"

Herr Dr. Bleicher erklärt, dass die Verwaltungsvorlage heute nur in den Beratungsgang eingebracht wird. Da sich die Verwaltungsvorlage mit einer sehr komplexen Materie befasst, bietet Herr Dr. Bleicher an, bei Bedarf zur Erläuterung auch in die Fraktionen zu kommen. Ihm selbst sind am Vortag erste Ergebnisse zu Serviceprozessen in der Wirtschaft vorgestellt worden. Dabei ging es um Baugenehmigungs- und gewerberechtliche Verfahren, die unter dem Gesichtspunkten der Prozessoptimierung, Dokumentenmanagementsystem und Dienstleistungsrichtlinie vorgestellt wurden. Herr Dr. Bleicher ist bereit, auch diese Erkenntnisse in den Fraktionen vorzustellen, wenn dies gewünscht wird. Die Erkenntnisse selbst haben ihn darin bestärkt, dass der mit dieser Verwaltungsvorlage eingeschlagene Weg richtig ist.

 

Herr Dr. Ramrath merkt zum Beschlussvorschlag an, dass durch das Projekt "Moderne Verwaltung" in den nächsten 10 Jahren insgesamt ein Konsolidierungsbeitrag von 5 Mio. € erzielt werden soll. Er geht davon aus, dass mit dem hier zu betreibenden Aufwand nicht nur 5 Mio. €, sondern auch eine Organisationsveränderung erzielt werden soll. Der genannte Betrag ist seiner Ansicht nach grundsätzlich zu gering veranschlagt, wenn man sich das Gesamtkonsolidierungsziel vor Augen hält. Herr Dr. Ramrath bittet die Verwaltung zu prüfen, ob weiterreichende Vorschläge unterbreitet werden können. Die Beschreibung des Projektes selbst empfindet Herr Dr. Ramrath teilweise als recht abstrakt, was evtl. seiner Komplexität geschuldet ist. Es besteht hier der Wunsch, dass weitere Konkretisierungen der Zielvorstellungen für die auf Seite 5 aufgelisteten Ämter vorgenommen werden. Pro Amt sollte eine genauere Zielbeschreibung gefertigt werden, damit in den Fraktionen für die Beratung zu erkennen ist, dass das Projekt die Mühe wert ist, die mit ihm verbunden ist. Darüber hinaus wäre es wünschenswert, wenn die Verwaltung in den Fraktionsberatungen nähere Erläuterungen geben würde. Herr Dr. Ramrath bittet - als Fortschreibung der Verwaltungsvorlage - um eine Anlage, die konkrete Zielbeschreibungen zu den vorgenannten Ämtern enthält.

 

Im Namen der SPD-Fraktion sichert Herr Weber zu, dass man sich mit den Details dieser Verwaltungsvorlage noch intensiv befassen wird. Aus Sicht seiner Fraktion ist das Konsolidierungsziel, dass innerhalb eines 10-Jahres-Zeitraums erreicht werden soll, sehr niedrig. Rechnet man den Betrag auf Mitarbeiter um, so würde es sich nach Ansicht von Herrn Weber um etwa 120 Mitarbeiter handeln. Damit würde man weit hinter den Erwartungen zurück bleiben. Es entspräche nicht einmal der Altersfluktuation. Wichtig für die weitere Diskussion ist es Herrn Weber, dass die Aufgabe mit verwaltungsinternen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erledigt wird. Seiner Ansicht nach befinden sich geeignete, ausreichend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder solche, die entsprechend qualifiziert werden können, im Haus, so dass externe Einstellungen entbehrlich werden.

 

Die im Beschlussvorschlag genannten 5 Mio. € Konsolidierung innerhalb von 10 Jahren sind aus Sicht von Herrn Thielmann ein zusätzliches Konsolidierungspotential, das über die bereits geplanten Maßnahmen hinaus geht. Er schlägt vor, die Verwaltungsvorlage auch in der Lenkungsgruppe am 05.11.2007 zu diskutieren. Darüber hinaus möchte er wissen, ob mittlerweile in der Verwaltung ein Personalentwicklungskonzept vorliegt, dass der Politik einen Überblick gibt, wer innerhalb der nächsten 10 - 15 Jahre ausscheidet. Dies würde weitere Steuerungsmöglichkeiten eröffnen.

 

Herr Dr. Bleicher weist auf die Personal- und Organisationshoheit des Oberbürgermeisters zur Erklärung dafür hin, dass es zunächst einmal ein Personalentwicklungskonzept innerhalb der Verwaltung gibt. Dieses Konzept beinhaltet verschiedene Teilbereiche, wie z. B. Führungskräfte- und Führungsnachwuchskräfteentwicklung. Diese sind bereits in Kraft. Herr Dr. Bleicher stellt einen Bericht im Personalausschuss in einer der nächsten Sitzungen in Aussicht. Die Personalbedarfsplanung / Personalentwicklung wird in den Personalbericht mit aufgenommen und tabellarisch erläutert. Dieser Bereich befasst sich mit der Frage, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausscheiden und welche Stellen somit frei werden. Auch dies wird in einer der nächsten Personalausschusssitzungen präsentiert.

Herr Dr. Bleicher gibt Herrn Thielmann recht, dass es sich bei den 5 Mio. € um zusätzliches Konsolidierungspotential handelt, das jährlich strukturell eingespart werden soll. Er sichert zu, den Beschlussvorschlag der Verwaltung diesbezüglich zu ergänzen. Darüber hinaus sollen die hier formulierten Anregungen - auch für die weitere Diskussion - mit aufgenommen werden. Herr Dr. Bleicher wird versuchen, einen konkretisierten Zeitplan in die Fraktionssitzungen einzuspeisen und die Zielbeschreibungen der Ämter so konkret, wie möglich, zu fassen.

 

Herr Röspel bittet darum, auch den Betriebsausschuss HABIT in die Beratung der Verwaltungsvorlage mit einzubeziehen.

 

Beschluss:

 

 

Die Verwaltung wird beauftragt, das Projekt Moderne Verwaltung (MoVe) einzurichten.

 

Ziel des Projektes ist es, eine weitgehende IT-unterstützte, leistungsstarke und wirtschaftlich optimierte Verwaltung aufzubauen, auch um Haushaltskonsolidierungsnotwendigkeiten und -vorgaben erfüllen zu können.

 

Dies soll vornehmlich geschehen durch die Identifikation, die Untersuchung und die Optimierung der Geschäftsprozesse der Verwaltung.

 

Untersuchungsgegenstände bzw. Aufgabenfelder des Projektes sind

-          die Aufgaben der inneren Verwaltung,

-          die Verwaltungseinheiten mit direktem Bezug zu Bürgerinnen und Bürgern,

-          der Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems und

-          die Koordination der für das Projekt relevanter  Modernisierungsbestrebungen in der Verwaltung.

 

Durch das Projekt MoVe soll, beginnend zum 1.1.2008 in den nächsten 10 Jahren insgesamt ein Konsolidierungsbeitrag von 5.000.000€ erreicht werden.

 

In Abhängigkeit von den Vorschlägen des Mentors sind die zeitlichen und finanziellen Zielsetzungen des Projektes MoVe ggf. anzupassen.

 

Abstimmungsergebnis:
X	Die Vorlage ist hiermit in den Beratungsgang eingebracht.