29.11.2023 - 2 Änderung der Rechnungsprüfungsordnung

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Frau Borrmann erläutert anhand der Synopse, warum die Änderung der Rechnungsprüfungsordnung vorgenommen werden soll. Bisher war die Beteiligung der technischen Prüfung des Fachbereiches 14 ein Teil eines verwaltungsinternen Freigabeprozesses. Bei dem Antrag der Verwaltung an den Fachbereich Finanzen auf Freigabe von Haushaltsmitteln wurde der FB 14 involviert und um eine technische Prüfung gebeten. Dieser Zeitpunkt ist jedoch ungünstig, da Planungen oftmals fortgeschritten sind bzw. Baumaßnahmen begonnen wurden. Das für eine technische Prüfung zur Verfügung stehende Zeitfenster ist gering. Die neue Regelung sieht vor, dass die Prüfung unabhängig von dem verwaltungsinternen Freigabeprozess durchgeführt wird. Dies ermöglicht eine intensivere Prüfung. Durch das Ratsinformationssystem ist weiterhin sichergestellt, dass der FB 14 Kenntnis der Bauplanungsmaßnahmen und Baumaßnahmen erhält. Weiterhin wird der Infrastruktur- und Bauausschuss vierteljährlich über aktuelle Baumaßnahmen informiert. Des Weiteren sind die Maßnahmen über das Vergabemanagementsystemen im Fokus, so dass genug Möglichkeiten bestehen in die technische Prüfung einzusteigen.

Die Ziffern 10 und 11 der alten Regelung wurden subsumiert unter der neuen Begrifflichkeit; d.h. mit Baumaßnahmen sind auch Architekten- und Ingenieurverträge verbunden ebenso wie die Bauabwicklung. Damit entfällt die Pflicht der Verwaltung, die Freigabeanträge an den FB 14 zuzuleiten.

Herr Arnusch fragt nach, ob im Rahmen der technischen Prüfung nur die Technik geprüft werde oder auch Vertragsangelegenheiten. Hier bestehe ein enger Zusammenhang.

Frau Borrmann erwidert, dass die technische Prüfung von Architekten durchgeführt wird. Deren Fokus liegt eher auf den technischen Inhalten und weniger auf den vertragsrechtlichen Bedingungen.

Herr Arnusch möchte wissen, ob bei der Prüffeststellung, etwas sei im Bauprozess nicht in Ordnung, die normalen Regularien greifen würden und beispielsweise das Bauordnungsamt eingeschaltet würde.

Herr Keune erwidert, dass das Bauordnungsamt lediglich die Genehmigungsbehörde und somit nicht zuständig sei. Sofern Mängel im laufenden Verfahren auftreten, kann das Verfahren nicht mehr beliebig angehalten werden. Dann müsse geprüft werden, ob nach gesteuert werden könne. Dies hänge vom Einzelfall ab.

Frau Borrmann weist darauf hin, dass es der Ansatz der Rechnungsprüfung sei, möglichst früh in eine Maßnahme einzusteigen, um begleitend zu prüfen.

Frau Bormann führt weiter in Bezug auf die Synopse aus. Eine weitere Änderung bezieht sich auf die Einrichtung der internen Meldestelle. Der Gesetzgeber hat zum 31.05.2023 das Hinweisgeberschutzgesetz erlassen und damit die Einrichtung einer internen Meldestelle vorgeschrieben. Diese ist für die Beschäftigten der Kommune zuständig. Die interne Meldestelle nähert sich mit ihren Fragestellungen der Antikorruptionsstelle an. Daher sah der FB 14 es für sinnhaft an, die Aufgaben der internen Meldestelle im Fachbereich Rechnungsprüfung anzusiedeln. Durch die Änderung der Rechnungsprüfungsordnung wird diese Aufgabe auch formal an den FB 14 übertragen.

Herr Schinner erläutert, dass die interne Meldestelle seit dem 02.07.2023 bei Behörden und größeren Betrieben eingerichtet sein muss. Damit sind festgeschriebene Prozesse vorgegeben. Diejenigen, die sich melden, müssen den Dienstweg nicht einhalten, es gilt eine gewisse Vertraulichkeit. Die interne Meldestelle muss Sachverhalte entsprechend aufklären. In den zurückliegenden Monaten bestand keine große Nachfrage nach der Meldestelle.

Herr Voigt stellt fest, dass keine weiteren Fragen zur Änderung der Rechnungsprüfungsordnung bestehen. Er macht deutlich, dass dies kein Auftrag aus der Politik gewesen sei, sondern dass der Fachbereich Rechnungsprüfung dies selbst entschieden habe, wahrscheinlich aufgrund der Erfahrung aus den Prüfungen. Er hofft, dass sich dadurch Prozesse beschleunigen.

Frau Borrmann erwidert, dass man im interkommunalen Austausch stehe und die Erfahrungen zusammen mit dem FB 11 evaluieren werde. Frau Bormann fährt fort, dass auch die Berichterstattung gegenüber dem OB geändert wurde. Die Prüfberichte werden nun nicht mehr in einem Management Letter zusammengefasst sondern in voller Länge zur Verfügung gestellt. Auch die Politik erhalte den kompletten Prüfbericht und nicht nur eine kurze Zusammenfassung. Dies diene der umfassenden Information.

Beschluss:

Die Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen wird beschlossen, wie sie als Anlage 1 Gegenstand dieser Vorlage ist.

Abstimmungsergebnis: