30.08.2022 - 6.2 Funktionsumfang von ALLRIS nach einem möglichen...

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Gerbersmann eröffnet die Diskussion und unterbreitet den Vorschlag, dass wenn es deutlich unterschiedliche Meinungen im Gremium gibt, diese nun dargestellt werden sollten. Das Thema könnte dann vertagt und mit dem Fachbereich des Oberbürgermeisters zusammen aufbereitet werden.

Herr George unterstützt diesen Vorschlag und die Verlagerung auf den HFA, da noch keine hinreichende Zeit vorhanden war, um sich mit der Vorlage auseinander zu setzen. Herr George kritisiert den Betreff der Vorlage in welchem auf den Funktionsumfang hingewiesen wird, dieser sich aber in der Vorlage selbst gar nicht wiederfindet. Das Verfahren Allris 4 wurde bereits bei einer Fraktion in Iserlohn betrachtet und man kommt zu einem anderen Ergebnis als die Verwaltung. Es seien sehr viele Funktionen vorhanden, welche für die Politik von Vorteil sind und durch die Politik bereits seit längerem gefordert werden.

Die von der Verwaltung angegeben Hinderungsgründe für Allris 4 wiederlegt die Verwaltung zudem in ihrer Vorlage selbst, weil 80% hiervon in Allris 4 nicht mehr notwendig seien oder besser gelöst werden.

Zeitlich sollte die Umstellung bald erfolgen, um die Abwicklung noch vor der neuen Kommunalwahlperiode durchführen zu können. Eine Umstellung darf nicht wahlperiodenübergreifend erfolgen. Es bleiben jetzt noch 2 ½ Jahre Zeit, dies ist sicherlich zu schaffen. Eine Verschiebung der Vorlage auf den HFA wäre daher sinnvoll, eventuell schafft die Verwaltung es bis dahin auch, etwas über die Funktionen zu sagen.

Herr Gerbersmann merkt an, dass der HFA in der nächsten Woche stattfindet und daher eine Verlagerung in den darauffolgenden HFA sinnvoll wäre. Eine weitere Beratung in der ODK wäre dann entbehrlich.

Frau Pfefferer erläutert, dass sie bereits seit vier Monaten mit dieser Software arbeitet und bis jetzt nur Vorteile und noch keine Nachteile feststellen konnte und die Software eine enorme Erleichterung für den Sitzungsdienst darstellt. Eine Umstellung auf Allris 4 sollte schnellstmöglich erfolgen, damit man nicht von den anderen Kommunen überholt wird.

Herr A. Böhm schließt sich seinen Vorrednern an und unterstützt ihre Aussagen. Allris 4 ist nichts Neues, viele Kommunen haben bereits seit 2019 die Umstellung vorgenommen. Die Kompatibilität mit den Microsoft Office Produkten ist gegenüber der aktuell genutzten Version deutlich verbessert, wodurch sich Einsparungen im Bereich der Arbeits- und Zeitressourcen ergeben. Herr Böhm zeigt sich erschrocken von der Tatsache, dass die nun vorgelegte Vorlage Parallelen zu den zwischen 2004 und 2007 durchgeführten Diskussionen mit der Verwaltung zeigt, als es darum ging Allris ans Laufen zu bringen. Schon damals waren es hausgemachte Probleme, da die von der Verwaltung geforderten Sonderwünsche das Verfahren beeinträchtigten. Die Politik fordert ein Standardprodukt. Viele der in Allris 3 auf Hagener Bedürfnisse angepassten Besonderheiten sind in Allris 4 nun standardmäßig enthalten, so dass ein Umstieg auf Allris 4 nur sinnvoll wäre und eine Kompatibilität mit allen anderen gewährleistet sei. Wünschenswert wäre es zudem, dass eine Einigung erzielt würde, Hagener Besonderheiten diesmal nicht zuzulassen und dieses dann auch schriftlich festzuhalten, da eine mündliche Absprache scheinbar nicht ausreichend ist.

Herr Gerbersmann merkt an, dass mit Sicherheit unter den Hagener Besonderheiten in Allris 3 auch Positionen sind, die seitens der Politik gefordert wurden. Die Anpassung von Standardsoftware ist üblich, um die Wünsche aus Politik und Verwaltung bedienen zu können. Die Zuständigen in der Verwaltung sollen sich mit der Thematik beschäftigen.

Herr Gronwald fragt nach, ob das neue Programm in Iserlohn ebenfalls „selbstgestrickte“ Anpassung hat, oder ob dies eine Hagener Besonderheit ist.

Herr Gerbersmann weist darauf hin, dass nach Rücksprache mit Herrn M. Böhm die Verwaltung sich intern noch einmal austauscht und dann auf die Fraktionsgeschäftsstellen zukommt. Dies soll vor dem übernächsten HFA (27.10.2022) erfolgen.

Herr George bringt an, dass die Ratsinformationssysteme öffentlich sind und alle sich somit Allris 4 z.B. in Iserlohn im praktischen Einsatz anschauen können. Iserlohn hat sogar die Rückmeldung gegeben, dass das Verfahren auch den positiven Effekt hat, dass eine höhere Anzahl der Sachkundigen Bürger vom digitalen Sitzungsdienst überzeugt werden konnten.

Herr M. Böhm bedankt sich für das Feedback. Sofern Allris 4 die aufgezeigten Anforderungen erfüllt, kann eine Migration sicherlich durchgeführt werden. Nach der geführten Diskussion räumt Herr M. Böhm ein, dass die Vorlage dann sicherlich unter einem falschen Sachstand erstellt wurde. Man sei davon ausgegangen, dass es sich bei Allris 3 um ein funktionierendes System handelt. Da es wie dargestellt nun deutliche Verbesserung im Allris 4 System gibt, handelt es sich sogar um eine Anforderung mit welcher man sich beschäftigen müsse. Dies wird nun auch erfolgen und die Verwaltung begleitet diese Entwicklung.

Herr A. Böhm führt als Argument noch die Störungsanfälligkeit an. Ihm liegt eine Rückmeldung vor, dass die Systeme seit der Umstellung störungsfrei laufen.

Frau Pfefferer fragt nach, ob die Verschiebung in den HFA am 27.10.2022 erfolgt oder doch in die ODK am 18.10.2022?

Herr George stellt dar, dass seine Anfrage sich darauf bezogen hatte, das Thema in der HFA Sitzung am 08.09.2022 zu beraten.

Herr Gerbersmann betont, dass er neben einer erneuten Beratungsrunde in der ODK auch eine Beratung mit den Fraktionen als sinnvoll erachtet. Der Fachbereich des Oberbürgermeisters soll an diesen Terminen ebenfalls teilnehmen und die Sicht der Verwaltung darstellen.

Bei einer Umstellung auf Allris 4 regt Herr Niedergriese an, dass es auch ein Schulungsangebot für die Beschlussverfolgungsfunktion geben sollte, damit diese Funktion richtig genutzt werden kann.

Herr M. Böhm erklärt, dass es sich bei einer Umstellung um einen weitreichenden Prozess handelt, da eine neue Software eingeführt wird. Hierzu gehören neben technischen Belangen auch Schulungen und damit auch eine Auseinandersetzung mit dem Thema welche Funktionen der Software in Hagen eingesetzt werden sollen.

Beschluss:

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Abstimmungsergebnis: