12.05.2016 - 5.8 Einführung eines Vertragsmanagements in der Sta...

Herr Dr. Bücker stellt zufrieden fest, dass schon in wenigen Monaten mit der Einführung eines Vertragsmanagements gestartet werden soll. Verwundert schaue er auf die Stelle der Benennung der Urheberschaft. Hier werde nicht genannt, dass die Fraktion Hagen Aktiv diesen Vorschlag eingebracht hat.

Herr Panzer erläutert, dass an diese Vorlage, die auf Vorschlag der Fraktion Hagen Aktiv durch die Verwaltung eingebracht worden ist, viele Hoffnungen geknüpft werden. Die Vorlage beantworte nicht alle Fragen. Ein Vertrag ist die Fixierung von mindestens zwei Willenserklärungen und kann in schriftlicher Form, in mündlicher Form und neuerdings auch per Mausklick abgeschlossen werden. Die Vorlage spreche davon, dass alle Verträge erfasst wernde sollen und nennt eine Zahl von 10.000. Diese Zahl ist nicht differenziert. Es sei nicht zu erkennen, welche Verträge gemeint sind. Seien dies alle An- und Verkaufsverträge, alle Beschaffungs- und Vergabeverträge und auch Dienstverträge? Er möchte wissen, welche Verträge gemeint sind und wie damit umgegangen werde. Der Punkt der Kosten werde ebenfalls in der Vorlage unzureichend behandelt. Es stünde eine Software zur Verfügung, wo keine Anschaffungskosten anfallen. Die Kosten der Speichererweiterung werde nicht beziffert. Die Schulungskosten werden mit Null angegeben. Es wurde nicht dargestellt, welche Installationskosten entstünden. Alle Verträge sollen gescannt werden. Weitere Aussagen werden hierzu nicht angegeben. Es müsse entschieden werden, ob ein zentrales oder dezentrales Scannen erfolgen soll. Der Punkt der „Originale“ müsse nachgebessert werden. In der Vorlage wird angegeben, dass langfristig alle Originale an einem Ort abgelegt werden sollen. Erst werde digitalisiert und anschließend müsse eine Stelle alle Verträge verwalten. Wenn digitalisiert werde, müssten Archive aufgelöst und nicht ein neues geschaffen werden. Das Thema Datenschutz werde in der Vorlage nicht angesprochen. Er fragt, ob der Datenschutzbeauftragte mit eingebunden worden sei. Er schlägt vor, die Vorlage in den Betriebsausschuss Habit zu verweisen.

Herr Huyeng antwortet, dass über 10.000 Verträge insgesamt unabhängig von der Laufzeit mit Ausnahme der Dienstverträge erfasst werden sollen. Das Thema Daten werde bei der weiteren Bearbeitung berücksichtigt. Die technischen Angelegenheiten werden im Betriebsausschuss Habit beraten.

Herr Oberbürgermeister Schulz nimmt den Hinweis auf, dass Detailfragen im Betriebsausschuss Habit beraten werden sollten und weist darauf hin, dass es sich bei der heutigen Berichtsvorlage um eine Kenntnisnahme handelt.

Herr Dr. Preuß macht deutlich, dass es um eine gute Lösung ginge. Technische Fragen seien im Betriebsausschuss Habit zu klären. Organisatorische Dinge und Abläufe, wie z. B. 10.000 laufende Verträge und wie viel kommen jährlich hinzu, sollten im Haupt- und Finanzausschuss beraten werden. Spezifische Fragestellungen sollten an der richtigen Stelle geklärt werden.

Herr Hentschel spricht die Regelung der Zugriffsrechte an. Hierüber werde in der Vorlage nichts angegeben Er nennt das Beispiel „Akropolis und die vorhandene Befugnis“ der Tochtergesellschaft und möchte wissen, wie darauf geachtet werden soll, dass eingeräumte Befugnisse nicht eigenständig überschritten werden. Wenn die Software Matrix 42 schon vorhanden war, warum wurde diese nicht schon vorher eingesetzt. Müssten für die Software teure Updates angeschafft werden?

Herr Oberbürgermeister Schulz antwortet, dass es sich um eine vorhandene Software handelt, die Habit im Rahmen ihres Vertragsmanagements nutze. Auf Seite 4 der Vorlage werde angegeben, dass der Datenschutzbeauftragte an dieser Vorlage beteiligt war.

Herr Hoffmann erklärt, dass diese Vorlage keine Enddarstellung, sondern einen Zwischenbericht abgebe. Die Vorlage soll über das informieren, was die Verwaltung in der Zwischenzeit nach dem Ratsbeschluss auf Anregung der Fraktion Hagen Aktiv unternommen hat. Erste Schritte wurden unternommen. Dass Habit eine entsprechende Software für Zwecke des Eigenbetriebes nutze, wurde bekannt. In der Projektgruppe wurde überlegt, wie die Software intern ohne zusätzliche Kosten angepasst werden könne. Grundsätzlich sollen alle Verträge erfasst werden. Dabei sei zu überlegen, ob am Ende jeder einzelne Vertrag aufzunehmen ist. Mit den wichtigsten Verträgen soll verteilt über die Verwaltung in den einzelnen Fachbereichen und Ämtern gestartet werden. Die Verträge sollen gescannt werden. In der Regel bieten die zentralen Drucker in den Fachbereichen auch eine Scanfunktion. Auch auf den Datenschutz werde geachtet. Jedes Amt werde nur in die Verträge hineinschauen können, die es auch betreue. Eine Ausnahme bilde hier der Fachbereich Finanzen und Controlling, das Rechtsamt und das Rechnungsprüfungsamt. Die Originale werden zunächst aus Beweisgründen aufbewahrt werden müssen. Die Entwicklung sei je nach Rechtsprechung abzuwarten. Der Datenschutzbeauftragte werde beteiligt.

Herr Thieser bedankt sich für den Zwischenbericht der Verwaltung. Dieser sollte zur Kenntnis genommen werden.

Herr Hentschel weist darauf hin, dass auf Lizenzvorschriften geachtet werden sollte. Er möchte wissen, wann die Software Matrix 42 angeschafft worden ist und welche Lizenzgebühren anfallen. Dies könne hohe Kosten verursachen. Er möchte wissen, ob die Software so betrieben werden könne oder ob Updates erfolgen müssten. Ist diese Software so zu nutzen oder müsse diese ausgebaut werden, welche zusätzlichen Kosten entstünden hierfür insgesamt und am Arbeitsplatz.

Herr Oberbürgermeister Schulz nimmt die Hinweise von Herrn Henschel für die weitere Bearbeitung mit auf.

Beschluss:

Der Rat nimmt das verwaltungsintern erarbeitete Ergebnis zur Einführung eines Vertragsmanagementsystems in der Stadtverwaltung zur Kenntnis.

Abstimmungsergebnis: