17.09.2013 - 5 Umstellung des Verbuchungsbetriebs auf Selbstve...

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Frau Steffes führt die Vorlage ausführlich aus und geht insbesondere auf die Notwendigkeit  von Selbstverbuchungsanlagen und die entsprechende Landesförderung ein.

Herr Thurau ergänzt, dass aufgrund des engen Zeitfensters für das Ausschreibungsverfahren und den Abruf der Fördermittel die Entscheidung zur Zuschlagserteilung vor der Dezembersitzung des Betriebsausschusses erfolgen muss. Aus diesem Grund bittet Herr Thurau die Betriebsleitung zu ermächtigen, im Wege einer Dringlichkeitsentscheidung den Zuschlag erteilen zu dürfen und dies in der Beschlussfassung aufzunehmen.

Herr Böhm merkt an, dass die Einführung dieser Technik notwendig und unstrittig ist und führt an, dass andere Gemeinden vor Prozesseinführung sich solide und teilweise langwierig Gedanken gemacht haben, an welchen Stellen eventuelle Änderungen erforderlich sind. Herr Böhm fragt, in wie weit sich Gedanken zur Prozesseinführung gemacht wurden und ob Änderungen notwendig sind. Des Weiteren fragt Herr Böhm, ob ein rechtssicheres Ausschreibungsverfahren möglich ist und führt aus, dass beide Nebenstellen ebenfalls technisch ausgestattet werden sollen und dies gemäß Vorgabe des Landes bis zum 31.12.2014 erfolgen muss. Aktuell besteht jedoch für den Standort Hohenlimburg noch kein Mietvertrag für diesen Zeitpunkt und das Gebäude in Haspe ist noch nicht fertig gestellt.

Zudem vermisst Herr Böhm eine Zielsetzung der Bücherei, wie hoch die Selbstverbuchungsquote für die Ausleihen sein soll.

Frau Steffes informiert darüber, dass definitiv eine Planstelle eingespart wird. Weiterhin erklärt Frau Steffes, dass das derzeit im Einsatz befindliche Fachverfahren nicht durch die Selbstverbuchung betroffen ist und nur eine Schnittstelle zum Datenaustausch erforderlich ist. Die Nebenstellen müssen ebenfalls mit der RFID-Technik ausgestattet werden, damit ein Medientausch innerhalb der drei Standorte möglich ist. Als Ziel zur Selbstverbuchungsquote gibt Frau Steffes 98% an.

Herr Förster merkt an, dass die derzeitigen Gates und der Selbstverbuchungsautomat häufiger Funktionsstörungen haben und fragt, ob die Kunden nicht bereits hierdurch das Vertrauen in diese Technik verloren haben.

Frau Steffes erklärt, dass die elektromagnetische Technik der derzeit eingesetzten Barcodes anfällig ist und deshalb die Sicherheitsgates häufig Fehlalarm schlagen. Der bereits existierende Selbstverbuchungsautomat ist technisch sehr veraltet und nicht mit der heutigen Technik vergleichbar.

Herr Förster bittet um Erklärung, wie die Übergangszeit von der Barcode- auf die RFID-Technik ablaufen wird.

Frau Steffes erklärt den Ablauf der Übergangszeit, es werden erst alle Bücher nach und nach mit den RFID-Etiketten ausgestattet, danach wird die Bücherei für 1-3 Wochen geschlossen, damit der Umbau auf die Selbstverbuchung erfolgen kann.

Frau Schmidt-Winterhoff merkt an, dass die Stadtbücherei in Haspe nur durch die Hilfe der Freiwilligen existieren kann und die Technik unabdingbar für den Erhalt der Nebenstellen ist. Die Neuinvestition wird durch die Einsparung der Planstelle wieder relativiert.

Herr Klippert begrüßt die Maßnahme und gibt zu überlegen, ob die in der Vorlage genannten Risiken nicht Anlass zur Prozessoptimierung bei weiteren Beschaffungsmaßnahmen sein sollten. Zudem fragt Herr Klippert ob es für die im Einsatz befindliche Software standardisierte Schnittstellen gibt.

Frau Steffes antwortet, dass alle in Frage kommenden Anbieter die notwendige  Schnittstelle haben und eine schnelle Realisierung möglich ist.

Herr Grzeschista fragt, warum für den Standort Hohenlimburg ein Doppelgate und für Haspe nur ein Einzelgate beschafft werden soll.

Frau Steffes erklärt, dass es von der Eingangsgröße abhängig ist, ob ein Einzel- oder Doppelgate benötigt wird.

Frau Schmidt-Winterhoff weist darauf hin, dass der erste Spatenstich für das Gebäude der Nebenstelle Haspe bereits erfolgte und hat keine Bedenken, dass das Gebäude rechtzeitig fertig gestellt ist.

Herr Böhm befürchtet, dass unabhängig vom Engagement der Stadtbücherei, das Gebäude nicht rechtzeitig fertig eingerichtet und die RFID-Technik in Betrieb ist. Zudem fragt Herr Böhm, ob für die Standorte Haspe und Hohenlimburg auf Grund des kleinen Medienbestandes die Beschaffung der Selbstverbuchungsautomaten sinnvoll ist und schlägt vor, zur Kosteneinsparung nur die Barcode-Leser an den Buchungsplätzen auf RFID-Technik umzustellen.

Frau Steffes weist darauf hin, dass die Einführung der Selbstverbuchung in den Nebenstellen auch von den jeweiligen Bezirksvertretungen gewünscht wurde. Ein einheitliches System in allen drei Standorten ist nach Meinung von Frau Steffes sehr sinnvoll, zudem werden die ehrenamtlichen Helfer durch die Selbstverbuchung entlaste.

Herr Böhm weist darauf hin, dass es keinen Beschluss des Rates zur Grundsatzentscheidung der Beschaffung von RFID-Technik gibt und diese Entscheidung nicht Aufgabe des Betriebsausschusses ist. Herr Böhm bittet um Beschlussfassung, dass der HABIT vorbehaltlich der Zustimmung des Rates mit der Beschaffungsmaßnahme beauftragt wird.

Herr Gerbersmann fragt nach der konkreten Beschlussfolge und –fassung der Maßnahme.

Frau Steffes merkt an, das der Kultur- und Weiterbildungsausschuss die Maßnahme nur zur Kenntnis genommen hat.

Herr Grzeschista weist darauf hin, dass der Kultur- und Weiterbildungsausschuss für die Beschlüsse des ihm zugewiesenen Bereichs zuständig ist. Zu diesem Bereich gehört auch die Stadtbücherei Hagen. Der HABIT sollte demnach vorbehaltlich der Zustimmung des Kultur- und Weiterbildungsausschusses  mit der Beschaffungsmaßnahme beauftragt werden.

Herr Thurau merkt nochmals an, die Betriebsleitung zu ermächtigen, im Wege einer Dringlichkeitsentscheidung den Zuschlag erteilen zu dürfen und bittet dies in die Beschlussfassung aufzunehmen.

Herr Grzeschista weist darauf hin, dass eine Dringlichkeitsvergabe nicht vorab ermächtigt wird, sondern sich aus der Notwendigkeit heraus ergibt. Herr Grzeschista bittet um Mitteilung in der nächsten Sitzung über den aktuellen Stand des Ausschreibungsverfahrens. 

Beschluss:

Vorbehaltlich der Zustimmung des Kultur- und Weiterbildungsausschusses beauftragt der Betriebsausschuss den HABIT mit der Durchführung der Ausschreibung zur Beschaffung der erforderlichen Technik für die Einführung von Selbstverbuchung bei der Stadtbücherei. Nach Zwei Jahren ist für die zentrale Stadtbücherei eine Selbstverbuchungsquote von 95% zu erreichen und hierüber dem Kultur- und Weiterbildungsausschuss halbjährlich zu berichten.

Abstimmungsergebnis: