09.09.2020 - 6 Anfragen gemäß §18 der Gechäftsordnung des Rates

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Hubbert fragt, was mit den IT-Endgeräten des Wahlbüros im Haus Busch nach den Kommunalwahlen passiert. 

Herr M. Böhm erklärt, dass die Endgeräte abgebaut und anderweitig wieder in der Verwaltung eingesetzt werden.

Herr Grzeschista möchte wissen, ob der laufende Pflegevertrag für das ALLRIS-Verfahren auch nach der Kommunalwahl noch Bestand hat oder mit Ende der Legislaturperiode endet.

Herr M. Böhm erklärt, dass die Laufzeit dieses Pflegevertrags nicht von der Legislaturperiode abhängt und deshalb weiterhin Bestand hat. 

Herr Arutyunyan fragt, ob es möglich ist, das Freigabedatum von Vorlagen prominenter, wie zum Beispiel auf der ersten Vorlagenseite, darzustellen. Des Weiteren möchte Herr Arutyunyan wissen, ob es möglich ist, auf der ALLRIS-Startseite auf die neuesten Vorlagen hinzuweisen. Herr Arutyunyan bemängelt zudem, dass im Allrissystem häufig Anlagen und Stellungnamen nur Scans von gedruckten Seiten sind und hierdurch die digitalen Vorlagen nicht mehr barrierefrei sind.

Herr Gerbersmann erklärt bezüglich der gescannten Unterlagen, dass bestimmte Dokumente nur in Papierform zur Verfügung gestellt werden und diese nur eingescannt werden können. In anderen Fällen muss dies bei der zuständigen Schriftführung des jeweiligen Fachausschusses oder bei dem/der Vorlagenersteller/-in angesprochen werden. Die Anfrage zur Darstellung des Freigabedatums in Vorlagen wird über die Niederschrift beantwortet.

Herr Arutyunyan wünscht aus Gründen der Transparenz, dass die Dienstanweisung für den Sitzungsdienst der Stadt Hagen auch für den Bürger über das Bürgerinformationssystem zur Verfügung gestellt wird oder der Niederschrift ÖT beigefügt wird.

Herr A. Böhm merkt an, dass die Dienstanweisung allen Fraktionsgeschäftsstellen übers Intranet zur Verfügung steht.

Herr Gerbersmann weist darauf hin, dass es sich hierbei um ein stadtinternes Dokument handelt.

[Anmerkung der Schriftführung]

Antwort zu den Anfragen von Herrn Arutyunyan:

Aus Sicht der Stadtkanzlei sind das Freigabedatum auf den Vorlagen und der Hinweis auf neue Vorlagen im Allris-System nicht notwendig. Zudem ist es fraglich, ob diese Anforderungen technisch umsetzbar sind.

Die Veröffentlichung der Dienstanweisung ist nach Rücksprache mit der Stadtkanzlei nicht möglich. Allen beteiligten Stellen sowie den Fraktionsgeschäftsstellen steht die Dienstanweisung für den Sitzungsdienst der Stadt Hagen zur Verfügung.

Herr Rödel hat erfahren, dass Logineo als Datei- und Kommunikationsplattform des Landes NRW landesweit bei den Schulen ausgerollt wird. Herr Rödel fragt nach dem aktuellen Stand in Hagen nach.

Herr M. Böhm erklärt, dass das Verfahren Logineo momentan in einigen Schulen getestet wird, um eine Entscheidung zur Einführung treffen zu können.

Herr Mechnich erläutert den aktuellen Workflow zur Meldung und Reparatur von Beschädigungen an Schulen und weist darauf hin, dass die Schulleitung den aktuellen Sachstand immer telefonisch oder schriftlich bei den beteiligten Stellen anfragen muss. Herr Mechnich fragt, ob ein Ampel- oder Informationssystem ähnlich bei Paketzustellern den Schulleitungen zur Verfügung gestellt werden könnte, damit diese den aktuellen Sachstand jederzeit ohne großen Aufwand abfragen können.

Herr M. Böhm stellt fest, dass hier eine komplette Workflow-Lösung notwendig wäre und dies vom verantwortlichen Fachbereich angestoßen werden müsste.