03.11.2015 - 5 Anfragen

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Voigt legt dar, dass es vermehrt zu Situationen gekommen ist, in denen die Papierunterlagen für Ausschusssitzungen vollständiger sind als die digitalen Unterlagen in ALLRIS und der entsprechenden App. Ebenso ist das Arbeiten mit den digitalen Unterlagen umständlicher, da ein Bearbeiten und Springen innerhalb des Gesamtdokuments unpraktikabel ist. Herr Voigt findet das Problem der Vollständigkeit bedenklich, da allen Mitgliedern nahegelegt wurde, auf den elektronischen Sitzungsdienst umzustellen. Es bestehen aber noch erhebliche Probleme, die ein Arbeiten deutlich erschweren anstatt zu erleichtern. Eine Vollständigkeit kann in der aktuellen Situation nicht garantiert werden. Herr Voigt möchte wissen, ob zukünftig eine Vollständigkeit der digitalen Unterlagen zugesagt werden kann und was der HABIT zu tun gedenke, um Abhilfe zu schaffen.

Herr Thurau kann nachvollziehen, dass die beschriebene Situation ärgerlich ist. Er weist jedoch darauf hin, dass es sich hierbei um organisatorische Angelegenheiten der betroffenen Schriftführer handelt, bzw. die notwendigen Prozesse in ALLRIS nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Herr Thurau bietet an, den Sachverhalt mit dem Fachbereich des Oberbürgermeisters zu besprechen und als Lösung Maßnahmen wie Schulungen oder Handbücher erneut anzubieten. Herr Thurau stellt klar, dass der HABIT lediglich das technische Grundgerüst zur Verfügung stellt.

Herr Söhnchen fragt nach, ob für jedes Medium ein separater Arbeitsschritt notwendig ist.

Herr Thurau bestätigt dies.

Herr Zimmermann ergänzt, dass den Schriftführern eine Checkliste der einzelnen Arbeitsschritte vorliegt, an denen sich entlanggearbeitet werden kann. Herr Zimmermann befürchtet, dass die Relevanz der Einheitlichkeit von digitalen und Papierunterlagen nicht allen Schriftführern bewusst ist.

Herr Böhm ergänzt, dass den Fraktionsgeschäftsführern vom Fachbereich des Oberbürgermeisters empfohlen wurde, bei solchen Problemen eine schriftliche Mitteilung per Mail an den jeweiligen Schriftführer mit Kopie an Frau Specht zukommen zu lassen. Dies hat sich über die Dauer als praktikabel erwiesen.

Herr Schmidt erläutert ein weiteres Problem, dass, wenn man sich die Schriftstücke bei Veröffentlichung herunterlädt und bearbeitet, man keine Informationen über eine Aktualisierung erhält.

Herr Zimmermann erklärt, dass bei jeder Änderung der Sitzung diese mit einem roten Punkt gekennzeichnet ist. Dann müssen die Unterlagen selbständig aktualisiert werden. Bei Nutzern von Notebooks muss die komplette Aktenmappe erneut heruntergeladen werden. Hier wäre eine Benachrichtigung per Mail sinnvoll.

Herr Ciupka bittet darum, die von Herrn Böhm vorgeschlagene Vorgehensweise  anzuwenden und im Auge zu behalten, ob eine Besserung eintritt.