28.10.2014 - 6 Teilauflösung der zweckgebundenen Rücklage "Ein...

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Thurau führt die Vorlage anhand einiger Eckdaten aus und weist darauf hin, dass zum 31.12.2014 die Rücklage einen voraussichtlichen Bestand von 612.317,70 Euro hat. Nach Einschätzung von Herr Thurau werden weitere Digitalisierungen oder Umsetzungen durch die Entnahme nicht ins Stocken geraten.

Herr Forster widerspricht Herrn Thurau, und denkt nicht, dass der Restbestand i.H.v. 612.317,70 Euro ausreichen wird, vor allem nicht zur Digitalisierung der gesamten Verwaltung. Herr Forster bittet um eine konkretere Aussage über die geplanten Maßnahmen in den nächsten Jahren.

Herr Thurau merkt an, dass für eine Digitalisierung in der gesamten Verwaltung auch die vollen 1,4 Millionen Euro aus der derzeitigen Rücklage nicht reichen würden. Zudem weist Herr Thurau darauf hin, dass eine flächendeckende Digitalisierung vom HABIT und Fachbereich 11 mangels Kapazitäten organisatorisch nicht umgesetzt werden kann. Aus diesem Grund hat man sich bereits schon mit dem vorherigen Oberbürgermeister auf eine punktuelle Digitalisierung der am dringendsten anstehenden Bereiche geeinigt. Herr Thurau erklärt, dass bereits der Fachbereich OB digitalisiert wurde, der Kfz-Zulassungsbereich bereits umgesetzt ist und momentan die Digitalisierung des personalwirtschaftlichen oder ordnungsbehördlichen Bereichs geprüft wird. Bei der geplanten Durchführung der Maßnahmen sollte der Rücklagenrest i.H.v. 612.317,70 Euro für die nächsten drei Jahre ausreichen.

Herr Forster fragt, ob Herr Thurau auch Beispiele für geplante Digitalisierungen nennen kann.

Herr Thurau erklärt, dass derzeit der digitale Rechnungseingang, wie er schon beim HABIT besteht, nun auch in der Verwaltung eingeführt wird. Anschließend wird beispielsweise der ordnungsbehördliche Bereich, insbesondere der Gewerbebereich geprüft, ob eine Digitalisierung sinnvoll ist.

Herr Plahr merkt an, dass die Bezeichnung der Rücklage nicht mehr stimmen kann, da es sich um die geplanten Maßnahmen nicht um ein Dokumentenmanagementsystem für die gesamte Stadtverwaltung, sondern nur um punktuelle Optimierungen einzelner Bereiche handelt. Herr Plahr ist der Meinung, dass die 612.317,70 Euro nicht für ein Dokumentenmanagementsystem ausreichen, wenn einzelne Maßnahmen, wie z.B. die Digitalisierung der Bauakten schon ca. 300.000 Euro kosten.

Herr Gerbersmann weist darauf hin, dass die Verwaltung verpflichtet ist, die entsprechenden Rücklagen auch zu verwenden, um dem Haushaltsdefizit entgegen zu wirken.

Herr Thurau merkt ergänzend an, dass die Rücklage seit bereits 10 Jahren aufgebaut wird und die Verwaltung damals noch ganz andere Vorstellungen hatte. Herr Thurau erinnert diesbezüglich an das Projekt Move und ist der Meinung, dass die geplanten Maßnahmen immer noch in den Bereich dieser Rücklage passen.

Herr Forster kann beide Seiten verstehen, damit jedoch der HABIT nicht für weitere Projekte handlungsunfähig wird, bittet Herr Forster darum, in Zukunft nicht zu große Summen aus der Rücklage zu entnehmen.

Herr Thurau ist der Meinung, dass die Notwendigkeit einer Digitalisierung der Verwaltung von allen gleich betrachtet wird. Herr Thurau weist darauf hin, dass im Rahmen des neuen E-Governmentgesetzes NRW ab 2020 eine elektronische Aktenführung (vermutlich) verpflichtend vorgeschrieben sein wird und somit der nächste große Schritt im Bereich der Digitalisierung bevorstehen wird. Herr Thurau geht davon aus, dass nach dem Umzug des HABIT diese Rücklage wieder ab ca. 2016 aufgefüllt wird.

Beschluss:

Der Betriebsausschuss HABIT empfiehlt dem Rat der Stadt Hagen folgenden Beschluss zu fassen:

Der HABIT weist im Jahresabschluss 2013 für die zweckgebundene Maßnahme "Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für die Stadt Hagen" eine Rücklage in Höhe von 1.412.317,70 Euro aus. Die zu erwartenden Aufwendungen zur Umsetzung dieser Maßnahme werden nach derzeitgem Planungsstand nicht in dieser Höhe anfallen.

Es wird daher beschlossen, die nicht benötigten Mittel in Höhe von 500.000 Euro aus der Rücklage zu entnehmen und an die Stadt Hagen abzuführen.

Abstimmungsergebnis: