23.09.2014 - 10 Öffentliche Ausschreibung zur Digitalisierung d...

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Thurau führt die Vorlage inhaltlich kurz aus und geht bei seinen Ausführungen insbesondere auf die bisherige Entwicklung der Vorlage und die finanzwirtschaftlichen Rahmenbedingungen ein.

Frau Kulla fragt an, wie diese Vorlage in der vorherigen Sitzung des Stadtentwicklungsausschusses beschlossen wurde.

Herr Thurau informiert darüber, dass die Vorlage einstimmig vom Stadtentwicklungsausschuss beschlossen wurde.

Herr Böhm merkt an, dass diese Vorlage nur eine grundlegende Wirtschaftlichkeitsberechnung enthält, die nur grundsätzlichen Anforderungen an eine solche Berechnung genügt. Zudem hat Herr Böhm Zweifel an einigen Zahlen, wie zum Beispiel die Berücksichtigung des Wegfalls der bisherigen Verfilmung, da sich diese Position nur auf die laufende Digitalisierung auswirkt, die aber in beiden Fällen gegeben wäre.  Zur Personalkosteneinsparung möchte Herr Böhm gerne wissen, welche Stelle exakt  im Stellenplan entfallen wird. Herr Böhm geht auch davon aus, dass die anzuschaffenden Geräte nicht eine Lebensdauer von 10 Jahren haben werden und eine Kalkulierung der Wiederbeschaffungskosten in der Wirtschaftlichkeitsberechnung fehlt. Insgesamt befindet Herr Böhm die Maßnahme als sinnvoll, jedoch ist aus seiner Sicht die Qualität der Wirtschaftlichkeitsberechnung und somit auch der Vorlage mangelhaft. Herr Böhm ist der Auffassung, dass jeder, der Soft- oder Hardware über den HABIT beschaffen möchte, ein bestimmtes Maß an Mindestanforderungen erfüllen muss und schlägt vor, diese Anforderungen in einem Arbeitskreis zu erarbeiten.

Herr Plahr fragt, auf welcher Grundlage die Verdreifachung der Gebühren berechnet wurde, da hierzu nichts weiter in der Wirtschaftlichkeitsberechnung vermerkt ist.

Herr Thurau informiert darüber, dass die Kalkulation der Gebühren vom Fachamt durchgeführt wurde und merkt an, dass nach seinem Kenntnisstand, die Nutzer für eine digitale Abfrage gerne bereit sind diesen Betrag zu zahlen.

Herr Ciupka bemängelt, dass entgegen seinen Erwartungen kein Vertreter vom Fachamt zur Beantwortung von Fragen anwesend ist.

Herr Thurau merkt an, dass der Fachbereichsleiter nicht mehr im Dienst ist und die Projektleiterin sich den ursprünglichen angedachten Sitzungstermin freigehalten hat,  sich aber derzeit im Urlaub befindet.

Herr Feldheim fragt, wie bei der Gebühr das Äquivalenzinteresse und der Informationsanspruch des Bürgers berücksichtigt wurden.

Herr Thurau bittet um Verständnis, dass er nur begrenzt Fragen beantworten kann und weist darauf hin, dass eine Vergleichsberechnung durchgeführt wurde und nicht jeder alle Informationen uneingeschränkt haben darf.

Herr Feldheim fragt, ob bei der Erhebung der Gebühr die Einsparung nicht berücksichtigt wurde.

Herr Thurau ist der Meinung, dass die Einsparungen bei der Gebührenerhebung berücksichtig wurden.

Herr Böhm merkt an, dass Herr Romberg, als Ausschussmitglied und Architekt,  in der letzten Legislaturperiode glaubhaft erläutert hat, dass Architekten gerne bereit sind, diese erhöhte Gebühr zu bezahlen, um sich einen erheblichen Mehraufwand zu ersparen. Herr Böhm bemängelt nochmals die Aufbereitung der Vorlage.

Herr Arnusch findet es ebenfalls bedauerlich, dass kein Vertreter vom Fachamt anwesend ist und fragt, welche Stelle genau eingespart werden würde.

Herr Banski bittet um Verständnis, dass kein Vertreter des Fachamtes anwesend ist, da Frau Scheibe als Projektleiterin sich den ursprünglichen Sitzungstermin freigehalten hat und wegen der aktuellen Personalsituation auch kein anderer Vertreter anwesend ist. Zur Stelleneinsparung versichert Herr Banski, dass sich eine konkrete Stelle dahinter verbirgt und diese auch im nächsten Stellenplan entsprechend vermerkt wird. Diese Einsparung wurde auf Grund der Personal-Ist-Kosten errechnet, daher ist der genannte Betrag auch realistisch betrachtet worden. Herr Banski merkt an, dass der aktuelle Datenbestand Millionen von Dokumenten beinhaltet, die nicht von der Verwaltung vor Ort eingescannt werden können, da die notwendige Technologie nicht im Haus vorhanden ist. Zudem ist eine belastbare Aussage zu den laufenden Kosten für die HABIT-Leistungen nicht möglich, da keine Prognose für den zukünftigen Speicherplatzbedarf auf den Servern abgegeben werden kann. Zudem macht es für Herrn Banski aus organisatorischer Sicht und zur Erzielung der geplanten Gebühren, nur Sinn, wenn anstatt der laufenden, alle Daten digitalisiert werden.

Herr Böhm ist weiterhin der Meinung, dass die Wirtschaftlichkeitsberechnung dürftig ist und bemängelt, dass einige Berechnungen fehlen und es Aufgabe des Fachamtes sei, diese Wirtschaftlichkeitsberechnung zu vervollständigen. Herr Böhm fragt, ob eine weitere Beratung unter Anwesenheit von Frau Scheibe ohne Auswirkungen auf die Beschlussfolge möglich ist.

Frau Kulla findet, dass dieses Projekt weiterhin unterstützt werden soll, um weiterhin innovativ in die Zukunft zu blicken. Frau Kulla ist der Meinung, dass der Betriebsausschuss dieses Projekt nicht blockieren sollte, wenn die Architekten bereit sind die erhöhten Gebühren zu zahlen und zudem der Stadtentwicklungsausschuss einstimmig die Maßnahme beschlossen hat. 

Herr Ciupka weist darauf hin, dass eine Verlegung der Beratung in die nächste Ausschusssitzung zu keiner Verzögerung der Beschlussfolge führen würde. Durch die Verlegung der Beratung könnten noch offene Fragen ausreichend geklärt werden.

Herr Grzeschista merkt an, dass die in der Vorlage erhobenen Kosten und Gebühren nur eine Annahme sind und die tatsächlich notwendige Gebührenerhöhung erst nach der Umsetzung der Maßnahme kalkuliert werden könne.

Herr Voigt regt an, dass zur besseren Nachverfolgung dem Ausschuss jährlich über die Kosten berichtet wird.

Herr Arnusch spricht sich für eine weitere Beratung in der nächsten Sitzung aus.

Beschluss:

Der Rat beschließt die Durchführung der öffentlichen Ausschreibung.

Abstimmungsergebnis: