03.12.2013 - 3 Einführung des digitalen Rechnungseinganges bei...

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Thurau führt die Vorlage aus und informiert darüber, dass beim HABIT der digitale Rechnungseingang seit 01.01.2013 produktiv ist. Bereits bei Einführung war es eine Zielsetzung, dass bei erfolgreicher Umsetzung des digitalen Rechnungseingangs beim HABIT, dieser auch für die Verwaltung übernommen werden sollte. Hierdurch kann ein Prozess in der Verwaltung nachhaltig verbessert und effektiver gestaltet werden.

Herr Gerbersmann ergänzt, dass ein Gutachten des Herrn Professor Hasenritter von der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung zum Ergebnis hatte, dass die Stadtkämmerei durch die Einführung eines digitalen Rechnungseinganges Personal abbauen kann. Der Personalabbau bei der Stadtkämmerei ist zudem Vorgabe des Haushaltssanierungsplans. Herr Gerbersmann geht davon aus, dass durch die Einführung mittelfristig auch die Prozesse anderer Ämter verbessert werden können.

Herr Böhm merkt an, dass es sich beim digitalen Rechnungseingang um ein Dokumentenmanagementsystem für Rechnungen handelt und fragt, ob sichergestellt ist oder ob es eine Möglichkeit gibt, sich berichten zu lassen, an welchen Stellen die Prozesse optimiert wurden.

Herr Thurau informiert darüber, dass im Gutachten des Herrn Professor Hasenritter bereits einige Sollprozesse aufgelistet wurden und diese von der Projektgruppe aufgenommen und durch weitere Prozesse ergänzt wurden. Aus den Sollprozessen werden durch die Einführung Ist-Prozesse, die eine Optimierung zum Ziel haben. Hieraus ergeben sich direkte Vergleiche, die im Rahmen des Projekts dokumentiert werden.

Herr Reinhardt fragt, ob es Erfahrungswerte aus anderen Kommunen gibt, bei denen sich auch Personaleinsparungen ergeben haben. 

Herr Thurau berichtet, dass es solche Erfahrungen gibt und nennt beispielsweise die Stadt Essen und die Stadt Hamburg.

Herr Grzeschista fragt, ob der digitale Rechnungseingang als Einstieg in das digitale Dokumentenmanagementsystem angesehen werden kann.

Herr Thurau merkt an, dass es sich, ähnlich wie Herr Böhm bereits erwähnt hat, um einen speziellen Teilbereich eines Dokumentenmanagementsystems handelt.

Herr Daniels fragt, ob die Dokumentensicherheit gewährleistet und das System zu anderen Dokumentenmanagementsystemen kompatibel ist. Zudem möchte Herr Daniels wissen, ob der komplette Workflow des Prozesses abgespeichert wird und das bisher bestehende 4-Augen-Prinzip durch nachträgliches Controlling abgefangen werden kann.

Herr Thurau informiert darüber, dass grundsätzlich ein 4-Augen-Prinzip eingerichtet werden kann und dies auch gewünscht ist. Die eingescannten Dokumente werden revisionssicher gespeichert, ohne diese Sicherheit hätte der HABIT den digitalen Rechnungseingang nicht einführen dürfen. Zudem wurde die Einführung vom Rechnungsprüfungsamt und der HVG begleitet. Herr Thurau erklärt, dass zu jedem eingescannten Dokument im Verfahren eine Historie gespeichert wird, in welcher jeder Schritt und jede Ebene, welche das Dokument durchlaufen hat, nachvollzogen werden kann. Herr Thurau führt weiter aus, dass diese Maßnahmen Standard sind und zusätzlich beim HABIT eine Dienstanweisung für den allgemeinen Umgang mit  den Dokumenten, der Fehlerbehebung und den Prüfalgorithmen erlassen wurde, die für die Verwaltung entsprechend modifiziert wird. Zur Kompatibilität zu anderen Dokumentenmanagementsystemen merkt Herr Thurau an, dass vor 20 Jahren schon eine zentrale Archivierung hätte eingeführt werden müssen und daher eine Kompatibilität zu anderen Systemen nicht besteht. Derzeit gibt es in den verschiedenen Fachbereichen jeweils spezielle Archivierungslösungen, die sich nur schwer zusammenführen lassen, jedoch sieht Herr Thurau derzeit auch keine Notwendigkeit für eine Zusammenführung aller Systeme. Sinnvoll für Einsparungen ist es, irgendwann die ca. 50 wirtschaftlich wichtigsten der insgesamt 3000 bis 5000 Prozesse der Gesamtverwaltung zu bewerten, da diese bereits ca. 80% des Verwaltungshandelns ausmachen.

Herr Ciupka bittet um eine kurze Prozessdarstellung des digitalen Rechnungseinganges und möchte wissen, ob und wie elektronische Rechnungen berücksichtigt werden.

Herr Thurau bestätigt, dass auch elektronische Rechnungen berücksichtigt werden.  Als Beispiel gibt Herr Thurau die Rechnungen der Telekom an, die nur digital eingehen und ohne Probleme in den Geschäftsprozess über den digitalen Rechnungseingang zugeführt werden. Zudem beschreibt Herr Thurau kurz den Geschäftsprozess des digitalen Rechnungseinganges beim HABIT.

Herr Daniels fragt, ob nicht eine interkommunale Zusammenarbeit zu weiteren Einsparungen führen könnte.

Herr Thurau befindet die Kosten im Vergleich zu anderen in der Verwaltung eingeführten Verfahren als günstig und ist der Meinung, dass in diesem Bereich eine interkommunale Zusammenarbeit nicht möglich ist, da die Kommunen sich gegenseitig sämtliche Kosten und Einnahmen offen legen müssten.

Herr Gerbersmann ergänzt, dass dies nicht der einzige Grund hierfür sei und merkt an, dass die Kommunen in NRW bei der Einführung von NKF sich vehement dagegen gewehrt haben, dass ein konkreter einheitlicher Kontenrahmen für alle Kommunen vom Land vorgegeben wird. Herr Gerbersmann erklärt, dass hierdurch jede Kommune ihren eigenen Kontenrahmen hat und aus diesem Grund eine Zusammenarbeit in diesem Bereich nicht möglich ist.

Herr Reinhardt fragt, ob es nicht aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll wäre, sämtliche Posteingänge einzuscannen und nur noch elektronisch den einzelnen Fachbereichen zur Verfügung stellt.

Herr Thurau führt aus, dass dies technisch ohne hohe Kosten möglich ist, jedoch organisatorisch zu einem sehr großen Aufwand führt.

Beschluss:

Die Einführung des digitalen Rechnungseinganges bei der Stadt Hagen wird beschlossen.

Abstimmungsergebnis: