17.09.2013 - 3 Öffentliche Ausschreibung zur Digitalisierung d...

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Thurau führt die Vorlage kurz inhaltlich aus.

Frau Scheibe führt die Vorlage ausführlich aus und geht insbesondere auf die Notwendigkeit zur digitalen Archivierung der Bauakten und die zu beschaffenden Leistungen ein.

Herr Böhm fragt, warum nur die auf Mikrofiche archivierten Akten digitalisiert werden sollen und ob auch Maßnahmen zur Erhaltung der viel anfälligeren Papierakten angedacht sind.

Frau Scheibe weist darauf hin, dass ein Umstieg zwingend angeraten und auch die Papierform, die ständig weiter verfilmt wird, elektronisch zu überführen und vorzuhalten ist. Ein Teil liegt bereits elektronisch vor, da durch das Onlineverfahren Grunddaten im beschränkten Umfang selbst eingescannt werden. Die Folge ist jedoch eine doppelte Suche im Mikrofilm- und elektronischen Aktenbestand, deren personeller Aufwand nicht abzubilden ist.

Herr Böhm ist der Auffassung, dass es nicht über die Dienstleistungsrichtlinien oder das E-Government-Gesetz  zur Pflichtaufgabe gehört, rückwirkend Daten einzuscannen. Herr Böhm fragt, ob wirklich eine externe Dienstleistung benötigt wird oder die Arbeiten nicht selbst durchgeführt werden könnten. Beispielsweise könnten die vorhandenen Mikrofilme durch Einrichtung zweier weiterer Digitalisierungsplätze bei entsprechenden Anfragen bearbeitet und selbst eingescannt werden. Hierdurch würde zudem vermieden, dass unnötige Daten mit eingescannt werden.

Frau Scheibe merkt an, dass nur die zur Archivierung verpflichtenden Daten verfilmt wurden. Andere Vorgänge werden separat und zeitlich befristet archiviert. Aus Sicht von Frau Scheibe, macht es keinen Sinn dauerhaft weiter zu verfilmen, weil der Bestand nur größer wird. Eine doppelte Suche ist auf Grund der Personalausstattung und der Konsolidierung nicht verkraftbar. Zudem weist Frau Scheibe darauf hin, dass bei der geplanten Zusammenführung der beiden Standorte des Fachbereichs, für die in der jetzigen Form archivierten Akten nicht ausreichend Platz ist und hierdurch die Zusammenführung mit einhergehenden Synergieeffekten gefährdet ist. 

Herr Böhm fragt, ob die Fachbereichszusammenführung aufgrund des Mikrofiche-Rotationsschranks nicht vollständig möglich ist.

Frau Scheibe erklärt, dass der Mikrofiche-Rotationsschrank die Arbeitsgrundlage fürs Tagesgeschäft ist. Auf diesen Schrank greifen 30 Mitarbeiter des Fachbereichs, sowie Kunden und Polizei zu, für die der Schrank erreichbar sein muss. Durch den breiten Nutzerkreis entstehen teilweise für die Kunden Wartezeiten. 

Herr Böhm gibt Frau Scheibe Recht, dass alles Neues nicht mehr auf Mikrofilm, sondern digital archiviert wird. Herr Böhm fragt sich aber, ob ein Medium, dessen unmittelbarer Verfall nicht zu befürchten und dessen Bestand gesichert ist, innerhalb von drei Jahren durch einen Dienstleister digitalisiert werden muss. Herr Böhm schlägt ein sukzessives,  bedarfsorientiertes Digitalisieren vor, welches innerhalb von 10 Jahren abschließend durchgeführt werden könnte.

Die vorgeschlagene Maßnahme hält Frau Scheibe aufgrund der aktuellen Personalausstattung für unrealistisch und weist daraufhin, dass ein Dienstleister die Daten maschinell mit einer Stapelverarbeitung digitalisiert.

Herr Förster fragt, ob sich bei der in 2013 zu realisierenden Online-Antragstellung nur um die Antragstellung oder auch um eine Online Auskunft handelt und es eine gesetzliche Grundlage hierfür gibt.

Frau Scheibe merkt an, dass es sich um eine Online Auskunft handelt, für die es keine gesetzliche Grundlage gibt, jedoch der Online-Zugriff weitest gehend realisiert ist und bereits verwaltungsintern genutzt wird. Der nächste Schritt sei die Beteiligung externer Behörden.

Herr Förster weist auf die grundsätzlich für Fehler anfällige Texterkennung hin und fragt, wie sichergestellt wird, dass die Daten bei der Digitalisierung, wie gesetzlich vorgeschrieben, nicht verfälscht werden.

Herr Thurau merkt an, das bei solchen Dienstleistern entsprechende Prüfmechanismen zur Qualitätssicherung bestehen. Dies kann durch stichprobenartige Prüfung der eingescannten Dokumente erfolgen. Herr Thurau weist daraufhin, dass es nicht üblich ist, dass jede Akte genau geprüft wird.

Ergänzend fügt Frau Scheibe hinzu, dass bei der Ausschreibung entsprechende Zertifizierungen gefordert werden.

Herr Förster sieht dennoch die Gefahr der Datenverfälschung durch die Texterkennung und fragt, wofür die Texterkennung benötigt wird.

Frau Scheibe erklärt, dass die Texterkennung für die Indexierung der Titeldaten benötigt wird.

Herr Grzeschista ergänzt, dass es sich bei der Texterkennung nicht um die Texte auf den Bauplänen, sondern nur um die Sortierungstexte handelt.

Herr Thurau weist daraufhin, dass die Daten grundsätzlich als Bild gespeichert werden, nur die zugehörige Indizierung muss erkannt werden.

Herrn Förster erscheinen die kalkulierten Kosten sehr hoch und er bittet um entsprechende Erklärung.

Herr Thurau erklärt, dass sich der kalkulierte Preis aus der revisionssicheren Abspeicherung und das redundante Vorhalten der Daten zusammensetzt. 

Herr Klippert lobt die Maßnahme und fragt an, ob alle Papierakten bereits auf Mikrofich archiviert sind und was mit den Mikrofichen und den noch eventuell vorhandenen Papierakten nach der Digitalisierung geschieht.

Frau Scheibe merkt an, dass die Mikrofiche als Originale aufbewahrt werden sollen und weist auf die schlechte Reproduktionsqualität und den Verlust farbiger Darstellungen durch die bisher durchgeführte Mikroverfilmung hin.

Herr Böhm fragt sich, was das Einscannen der Mikrofiche an der Qualität verbessert.

Frau Scheibe erklärt, dass anhand von Mustern eine deutliche Verbesserung der Qualität im Gegensatz zur aktuell selbst durchgeführten Reproduktion erkennbar gewesen sei.

Herr Reinke fragt, ob der erste Schritt nicht die sofortige Digitalisierung der Neuakten sein sollte, anstatt vorerst weiter zu verfilmen.

Frau Scheibe weist daraufhin, dass ohne die Gewissheit der kompletten Durchführung dieser Maßnahme eine doppelten Suche notwendig sein würde, für die es nicht ausreichend Personal gäbe.

Herr Reinke ergänzt, dass es sich um einen ersten Schritt handelt und in diesem Zuge, die von Herrn Böhm vorgeschlagene sukzessive Digitalisierung durchgeführt werden soll.

Frau Scheibe ist der Meinung, dass bei Anlauf eines solchen Projektes auch die sofortige Umstellung erfolgen soll.

Herr Romberg fragt, ob die Maßstäblichkeit und die Möglichkeit des Papierdrucks gegeben sind.

Frau Scheibe informiert darüber, dass neuere Akten maßstäblich sind und auf Kundenwunsch auch der Papierausdruck, jedoch nicht geplottet, möglich ist. Grundsätzlich soll die Auskunft digital erfolgen.

Herr Reinhardt fragt, ob auch nur eine Teildigitalisierung für einen bestimmten Zeitraum in Frage kommt.

Frau Scheibe verneint dies und weist darauf hin, dass in den unterschiedlichsten Zeiträumen gesucht wird, zu dem ist die Aktenordnung nach Straße / Hausnummer sortiert. Außerdem wäre auch bei diesem Vorschlag die doppelte Suche erforderlich.

Herr Klippert fragt auf Grund der Beratungsfolge, in welcher Art und Weise es Empfehlungen aus dem Stadtentwicklungs- und Haupt- und Finanzausschuss zu diesem Thema gab.

Herr Gerbersmann erklärt, dass der Haupt- und Finanzausschuss die fachliche Meinung des Betriebsausschusses HABIT hören möchte, bevor die Maßnahme abschließend im Rat beraten wird. Auftraggeber wird die Stadt sein und nicht der HABIT.

Herr Grzeschista stellt fest, dass nicht über die Vergabe sondern über eine Vorgehensweise der Maßnahme beschlossen werden muss.

Herr Böhm merkt an, dass diese Maßnahme bei dem genannten Auftragswert nicht tragbar ist.

Herr Romberg fragt, ob die Finanzierung gesichert ist.

Herr Gerbersmann weist darauf hin, dass mit der Argumentation des Fachbereichs aus Sicht der Verwaltung die Maßnahme sinnvoll ist und bei einer Ablehnung der Maßnahme die geplante Konsolidierung des Personals wahrscheinlich nicht erfolgen kann.

Herr Grzeschista fragt, ob durch die Maßnahme eine Personalkostenreduzierung erfolgt.

Herr Gerbersmann erklärt, dass das bisherige System nicht zeitlich unbegrenzt fortgesetzt werden kann und es sich nicht um eine Kostenersparnis handelt, sondern um die Sicherstellung der bisherigen Personaleinsparungen des Fachbereichs.

Herr Grzeschista merkt an, dass für die Übergangszeit bei jeder Lösung zwei Systeme vorgehalten werden müssen, die zu verarbeitende Menge jedoch immer größer wird umso später der Umstieg auf die Digitalisierung erfolgt. Eine Umstellung auf die Digitalisierung der Neuakten sollte demnach ad hoc geschehen.

Herr Böhm ergänzt, dass alternativ zwei Arbeitsplätze eingerichtet werden, wo nach Bedarf die Akten digitalisiert werden.

Frau Metz-Demnitz weist darauf hin, dass durch die Einrichtung der Arbeitsplätze und auch für die Zeit der Verscannung Kosten entstehen. Frau Metz-Demnitz ist der Meinung, dass auch bei der aktuellen Finanzlage die Verwaltung zukunftsfähig bleiben sollte und diese Maßnahme dazu beiträgt. Die Finanzierung müsste gedeckt sein, da es keinen Widerspruch vom Stadtkämmerer zur Finanzierung der Maßnahme gab.

Herr Klippert ergänzt, dass bei Sicherung der Finanzierung, die Maßnahme technisch notwendig ist. Die Zustimmung zur Ausschreibung ist jedoch ohne Wirtschaftlichkeitsberechnung äußerst schwierig.

Herr Romberg merkt an, dass ihm ebenfalls eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsberechnung in der Vorlage fehlt. Zudem fragt Herr Romberg an, ob die Digitalisierung nicht durch einen zusätzlich eingestellten Mitarbeiter bei 61 oder dem HABIT durchgeführt werden kann und die Kosten der Maßnahme zur Finanzierung der Personalkosten genutzt werden.

Frau Scheibe äußert Ihre Bedenken zum Vorschlag von Herrn Romberg, da nicht nur die Dienstleistung sondern auch das Know-How des Dienstleisters benötigt wird um Qualitätsverluste zu vermeiden.

Herr Böhm schlägt vor, eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsberechnung mit der von ihm genannten Alternative von der Verwaltung zu fordern.

Beschluss:

1.     Der Betriebsausschuss hält es für sinnvoll, Unterlagen digital vorzuhalten und zu verarbeiten.

2.     Die Verwaltung wird beauftragt, eine Wirtschaftlichkeitsprüfung durch den Fachbereich 11 auf Basis der nachfolgenden Varianten vorzunehmen:

-          Digitalisierung der vorhandenen Mikrofilme nach Bedarf (bei Einrichtung zweier Digitalisierungsplätze)

-          Digitalisierung der vorhandenen Mikrofilme entsprechend der Darstellung der Vorlage

3.     Die Archivierung von neu eingehenden Unterlagen soll sofort digital erfolgen.

Abstimmungsergebnis: