19.06.2012 - 4 Haushaltssanierungsplan 2012/2013

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Thurau führt den vorher ausgegebenen Antrag der Fraktionen SPD und B90/Grünen inhaltlich kurz aus und geht zunächst auf das Thema Einkaufsgemeinschaft KDN ein und stellt die Vorteile der Einkaufsgemeinschaft dar. Die Betriebsleitung schätzt den erwirtschafteten finanziellen Vorteil der Stadt Hagen in den letzten 10 Jahren auf über 10 Mio. €. Anschließend erläutert Herr Thurau die aktuelle Situation, die sich für den HABIT ergibt und geht dabei insbesondere auf die bereits bestehende Interkommunale Zusammenarbeit in den einzelnen Verfahrensbereichen ein. Beispielhaft erwähnt wurden das Finanzwesen, das Einwohnerwesen, die Veranlagungsverfahren, das Wahlverfahren, Personenstandswesen und die Portalmodule. In all diesen Verfahren findet bereits eine Zusammenarbeit mit Gemeinden in NRW und im ERK-Kreis statt. Zudem werden die strukturellen und rechtlichen Unterschiede zu den in der Vorlage beispielhaft genannten Bundesländern erläutert. Nach Einschätzung von Herrn Thurau würde die Vorbereitung, Einigung und Einführung von weiteren, gemeinsam zu nutzenden Verfahren auf der Fachebene einen Zeitraum von 10-15 Jahren in Anspruch nehmen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass trotz gleicher Gesetzesgrundlage in den verschiedenen Städten oft Verfahren unterschiedlicher Hersteller im Einsatz sind, die punktuell die lokalen Prozesse entsprechend stärker berücksichtigen. Eine gemeinsame Entscheidung auf ein bestimmtes Verfahren bedeutet immer auch die Aufgabe des bisherigen genutzten Verfahrens. Dabei sind wirtschaftlich Fragen des Investitionsschutzes, der Migration, der erneuten Schulung und der Anpassung an lokale Prozesse zu bewerten. Herr Thurau weist auch auf die noch nicht entschiedene Rechtslage zur eventuell bevorstehenden Besteuerung von Beistandsleistungen hin, die ggf. Auslagerungen um den MWSt.-Satz verteuern könnten. In diesem Zusammenhang wird auf die eingangs gemachten Anmerkungen des Wirtschaftsprüfers verwiesen. Im ungünstigsten Falle könnte eine Kündigung der Interkommunalen Zusammenarbeit in einzelnen Fällen wirtschaftlich die sinnvollere Lösung sein. Herr Thurau bittet abschließend alle Mitglieder die von ihm dargestellte Situation in die jeweiligen Fraktionen weiterzugeben um die Höhe der Konsolidierungsmaßnahme zu überdenken.

Herr Grzeschista stellt klar, dass die Formulierung IT-Budget der Stadt Hagen mangelhaft ist und es sich um das Budget der Stadt Hagen handelt. Zudem führt Herr Grzeschista  aus, dass seiner Einschätzung nach maximal die Hälfte der Konsolidierungssumme i.H.v. 800.000 € im IT-Betrieb zu erreichen wäre. Ein großes Einsparpotential ergäbe sich insbesondere durch eine genaue Prüfung des tatsächlichen Bedarfs an Lizenzen in der Verwaltung. Anhand von Beispielen verdeutlicht er das Einsparpotential.

Herr Böhm bemängelt die Art und Weise des Zustandekommens dieses Antrages durch Herrn Dr. Preuß, insbesondere dass mangelnde Wissen über die Arbeit des Betriebes und die Nichtbeteiligung des HABIT bei Antragstellung über die Fraktionsführungen und den Oberbürgermeister. Herr Böhm sieht keine realistische Option für das Erreichen der geforderten Einsparsumme. Als positiv wird von Herrn Böhm der Ansatz von Best-Practice-Lösungen gesehen.

Herr Klippert führt aus, dass sich der Antrag im Prinzip nicht direkt an den HABIT richtet, sondern die interkommunale Zusammenarbeit im Fokus hat. Der Betrieb wäre hierdurch nur von den Auswirkungen betroffen. Hierbei soll es nicht zu Lasten, sondern zu Gunsten der IT ausgehen. Herr Klippert ist der Meinung, dass es sich bei den von Herrn Dr. Preuß dargestellten Einsparberechnungen wie mit derzeitigen Einsparberechnungen für andere Bereiche verhält und eventuell eine größere Differenz zwischen dem Plan- und späterem Istwert entstehen könnte. Herr Klippert äußert seine Zweifel darüber, ob eine weitere Verlagerung von Kompetenzen im Rahmen der kommunalen IT-Verantwortlichkeit sinnvoll ist. Durch die noch erforderliche Abstimmung der Art und Weise der Interkommunalen Zusammenarbeiten, u.a. wegen der eventuell bevorstehenden Besteuerung, sieht Herr Klippert, ähnlich wie Herr Thurau, eine Umsetzbarkeit von Einsparpotenzialen ebenfalls in einem Zeitraum von 10-15 Jahren für realistisch. Abschließend fordert Herr Klippert mehr Verantwortung für den HABIT um eine vorherige fachliche Beratung zu gewährleisten und Probleme wie z. B. mit den CTS-Lizenzen zu vermeiden. Seiner Meinung nach stärkt die Idee von Herrn Dr. Preuß - von außen durch die GPA angestoßen - den HABIT.

Herr Thurau merkt an, dass durch den Verweis auf die Einsparsumme des IT-Budgets er den HABIT als betroffen ansieht und seine Einschätzung zur Machbarkeit der geforderten Einsparsumme bereits angegeben hat. Weiter teilt Herr Thurau mit, dass es bereits ein Gespräch mit der GPA gegeben hat und zur Orientierung nach Vergleichsmodellen im KGSt-Bereich gesucht wird, um entsprechende Best-Practice-Lösungen umzusetzen. Herr Gerbersmann und Herr Thurau sind einvernehmlich der Meinung, alle Chancen zur Kostenoptimierung zu nutzen ohne dass es hierzu eines besonderen Auftrages bedarf. Es handelt sich aus Sicht der Betriebsleitung um eine laufende Aufgabe des Betriebes. Alle derzeitigen Verfahren wurden betriebs- und personalwirtschaftlich geprüft.

Herr Böhm erinnert daran, dass eine Stelle der Verwaltung nur den Bedarf prüfen muss, HABIT die Beschaffung als Auftragnehmer entsprechend ausführt und ihn auch in seinem Budget einstellen muss. Problematisch ist hierbei, dass bei negativen Meldungen nur der HABIT im Fokus steht und nicht die Bedarfs- oder Organisationsstelle. Aus Sicht von Herrn Böhm würde eine geänderte Zurechnung und eine Kontrolle von Budgets die Sparsamkeit der Bedarfsstellen verbessern.

Die Einschränkung von Budgets sieht Herr Klippert etwas skeptisch und merkt an, dass eine frühe Einbindung des HABIT mit entsprechendem Mitspracherecht bei der fachlichen Konzepterstellung zu mehr Erfolg führen und die Akzeptanz des HABIT steigern würde.

Herr Böhm merkt an, dass der HABIT bereits die Verwaltung fachlich berät und es ohne Begrenzungen der Budgets zu höheren Bedürfnissen kommt als notwendig. Durch eine fachliche Beratung des HABIT lässt sich dann nur noch wenig einsparen. Nach Meinung von Herrn Böhm ist eine Einschränkung der Budgets aufgrund der finanziellen Lage der Stadt notwendig, die Bedürfnisse müssen sich im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten bewegen.

Herr Grzeschista erläutert, dass der HABIT Schuldzuweisungen für Beschaffungen bekommt, die der Betrieb nicht zu verantworten hat und führt dies anhand eines Beispiels aus. Fraglich für Herrn Grzeschista ist es, ob in der Verwaltung alle derzeit eingesetzten PC-Arbeitsplätze benötigt werden und bemängelt das Fehlen der klassischen Aufgabenkritik innerhalb der Verwaltung. Nach Meinung von Herrn Grzeschista sind Einsparungen nur durch Reduzierung von Anwendungen und Geräten möglich, da der HABIT selbst sein Einsparpotenzial bereits ausgereizt hat. 

Herr Böhm fragt, wie mit dem Tatbestand umgegangen werden soll und weist auf die bereits vielen bestehenden Auslagerungen hin. Herr Böhm fragt, ob weitere Auslagerungen eventuell Auswirkung auf die Größe der geplanten Rechenzentren hat..

Herr Thurau erklärt, dass die Rechenzentren nach jetzigem Stand und unter Berücksichtigung einiger Verfahrenszu- und abgänge geplant wurden. Da der diskutierte Antrag ausdrücklich die bestehende Infrastruktur als erhaltenswert betrachtet, schlägt Herr Thurau vor, den bisherigen Weg fortzuführen. D. h. Eine ständige aufmerksame Beobachtung des aktuellen Preises für das einzelne Verfahren und das gleichzeitige Werben für das Entgegennehmen weiterer Verfahren anderer Städte zur gemeinsamen Betreuung. Somit würden die Rechenzentren in der jetzigen Form aufgebaut und eine bereits mit der GPA abgestimmte Lizenzprüfung durchgeführt werden. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird nach Einschätzung von Herrn Thurau die geforderte Einsparsumme nicht erreicht werden, eine Einsparung i.H.v. 200.000 € bis 2016 wäre möglich.

Herr Grzeschista schlägt vor, den Beschluss von „IT-Budget“ auf „Budget“ zu ändern und eine Reduzierung von Aufwänden durch die Vereinheitlichung von IT Lösungen, bedarfsgerechte Anzahl von Lizenzen und durch permanente Aufgabenkritik über die Notwendigkeit von einzukaufenden Fachverfahren zu erreichen.

Herr Böhm bittet bei der Beschlussfassung um Aufnahme der Best-Practice-Lösungen, da diese die besten Beispiele sind, wie Aufgaben der Verwaltung erledigt werden können. Herr Böhm schlägt vor, bei der Vereinheitlichung von IT-Lösungen die Best-Practice-Lösungen mit anzuführen.

In einer abschließenden Diskussion wird festgelegt, die Beschlussfassung in zwei Abstimmungen aufzuteilen. Zunächst soll über die Konsolidierungssumme i.H.v. 800.000 € abgestimmt werden, um danach über den Gesamttext mit den grau markierten Änderungen abzustimmen.

Beschluss in der Fassung HABIT-Betriebsausschuss vom 19.06.2012

Beschluss Teil 1:

Der Betriebsausschuss HABIT beschließt die Konsolidierungssumme von 800.000,00€.

Beschluss Teil 2

Beim IT-Budget der Stadt Hagen ist die Konsolidierungssumme von 800.000,00 € ab 2016 neu einzustellen. Die Einsparung umfasst sowohl Konzeptions- und Produktionskosten im IT-Betrieb als auch die Reduzierung von Aufwänden in den Fachabteilungen

-          durch eine Vereinheitlichung von IT-Lösungen z.B. im Rahmen von Best-Practice-Lösungen

-          durch eine bedarfsgerechte Anzahl von Lizenzen

-          durch permanente Aufgabenkritik über die Notwendigkeiten von einzukaufenden Fachverfahren

Diese soll auf folgende Weise erreicht werden:

Durch interkommunale Zusammenarbeit sowohl mit anderen Nothaushalts-kommunen als auch weiteren interessierten Kommunen wird die weitgehende Standardisierung von Fachanwendungen vorgenommen, um künftig darauf zu verzichten, dass jeder IT-Betrieb jeder Kommune das Know-How und die personellen Kapazitäten für sämtliche durch IT unterstützte Fachverfahren vorhält. Durch Bildung von Kompetenzzentren für spezifische Fachaufgaben werden personelle Kapazitäten konzentriert und nicht mehr für jedes Verfahren und jede Fachaufgabe in jeder Kommune vorgehalten.

Gemeinsam mit der GPA und dort vorhandenen Budgetmitteln wird ggf. mit externer Unterstützung in den kommenden drei Jahren ein Konzept und ein Umsetzungsplan für diese interkommunale Zusammenarbeit und Konsolidierung der IT-Strukturen erarbeitet.