13.04.2011 - 5 Elektronischer Versand von Sitzungsunterlagen- ...

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Grzeschista stellt kurz die Rahmenbedingungen für den elektronischen Versand der Unterlagen dar.

 

An die Mitglieder des Betriebsausschusses wird der Vordruck zur Einverständniserklärung verteilt. Der Vordruck wird der Niederschrift als Anlage beigefügt bzw. ist als Anlage dem TOP im Ratsinformationssystem beigefügt

 

 

Herr von der Heyden fragt, ob der Versand von sehr umfangreichen Sitzungsunterlagen weiterhin per Post erfolgt.

 

Dieses wird durch Herrn Grzeschista bejaht.

 

Herr Häßner fragt, inwieweit der elektronische Versand die beschränkte Postfachkapazitäten belastet und ob der Versand der elektronischen Sitzungsunterlagen zeitgleich mit dem eigentlichen Postversand erfolgt.

 

Die Herren Thurau und Grzeschista bestätigen die Belastung und den zeitgleichen Versand.

 

Frau Metz bittet zu klären, ob das Einverständnis zum elektronischen Versand nur für  einzelne Gremien erklärt werden kann.

 

Herr Zimmermann erläutert, dass bei dem elektronischen Versand der Unterlagen lediglich die Einladung per Post und eMail versendet wird. Die Sitzungsunterlagen sind durch den Mandatsträger im Ratsinformationssystem einzusehen und ggf. zu downloaden. Weiter führt Herr Zimmermann aus, dass im Ratsinformationssystem die Möglichkeit besteht, alle Unterlagen einer Sitzung in einer Datei, der sogenannten Aktenmappe, abzurufen.

 

Herr Häßner bittet für die nächste Sitzung eine Zusammenfassung der Informationen zum elektronischen Versand zu erstellen.

 

Herr Thurau sagt dies zu.

 

Herr Grzeschista betont den Anfang eines neuen Verfahrens und führt aus, dass das langfristige Ziel der Papierverzicht ist. Möglicherweise werden zukünftig in den Sitzungsräumen technische Anschlüsse zur Verfügung stehen, um dort mit dem eigenen Laptop während einer Sitzung arbeiten zu können.

 

Herr Böhm ergänzt, dass neben der Einverständniserklärung auch das direkte Gespräch mit den Schriftführern hilfreich ist, um abzuklären, welche Unterlagen per Post versendet bzw. elektronisch bereitgestellt werden sollen.

 

Herr Ciupka befürwortet die elektronische Bereitstellung der Sitzungsunterlagen. Dieses setzt jedoch die entsprechende technische Ausstattung voraus. Herr Ciupka fragt daher, ob die Möglichkeit einer Sammelbestellung von Laptops für die Mandatsträger über den HABIT besteht und wer die Kosten trägt, da die Stadtverwaltung zukünftig durch den elektronischen Versand  einzelne Kosten, wie z.B. Druckkosten, Porto etc., spart.

 

Herr Thurau führt aus, dass bereits in der Vergangenheit die Bereitstellung von Laptops für Mandatsträger geprüft wurde und der Vergleich der Anschaffung und des Betriebes  zu den herkömmlichen Kosten wie Druck, Versand etc.  keinen wirtschaftlichen Vorteil darstellte. Abschließend bietet Herr Thurau erneut für die nächste Sitzung eine kurze Darstellung der Abläufe zum elektronischen Versand an.

 

Herr Stankewitz fragt nach, wie viele Arbeitsplätze voraussichtlich durch die Umstellung auf den elektronischen Versand wegfallen werden.

 

Herr Thurau kann dies von hier nicht beantworten.

 

Herr Böhm weist auf den generellen Personalabbau hin. Eine Entlassung wird es durch die Umstellung auf den elektronischen Versand vermutlich nicht geben. Vielmehr steht bei der Umsetzung der Aufgabenfortfall im Vordergrund.

 

Herr Ciupka bestätigt die Aussagen von Herrn Böhm und ergänzt, dass die Einsparungen im Sachkostenbereich in diesem Fall vorrangig sind.

 

Herr Grzeschista greift das Angebot von Herrn Thurau auf und beauftragt die Betriebsleitung, den FB OB mit der Bitte anzurufen, eine Handlungsanleitung für die Mandatsträger zu erstellen.

 

 

 

Ergänzung zur Niederschrift:

Nach Rücksprache mit dem FB OB kann das Einverständnis zum elektronischen Versand von Sitzungsunterlagen für einzelne Gremien erklärt werden.