12.03.2025 - 3.6 Personalsituation im Fachbereich Jugend und Soz...

Herr Reinke führt aus, dass er um diesen Bericht gebeten habe.

 

Herr Groening berichtet über die Personalsituation im Fachbereich Jugend und Soziales.

Er weist darauf hin, dass eine Aussage zur Personalsituation des Jugendamtes als einem Teil des Fachbereiches Jugend und Soziales (55) gewünscht gewesen sei.

Hierbei sei die Differenzierung bei Auswertungen aus dem Stellenplan dabei schwierig, da man verwaltungsintern den Fachbereich Jugend und Soziales immer als Ganzes betrachte.

Er macht deutlich, dass er an dieser Stelle nicht mit einem umfänglichen Zahlenwerk aufwarten wolle. Dieses sei bereits im Personal- und Organisationsbericht des Fachbereiches Personal und Organisation ausführlich dargestellt.

Insoweit wolle er sich auf eine verbale Beschreibung beschränken.

 

Er nennt vorab ein paar Eckdaten aus dem Personal- und Organisationsbericht:

 

•           Die Anzahl der Planstellen der Verwaltung sei von 1917,02 VZÄ im Jahre 2014 auf 2.648,27 VZÄ im Jahre 2023 gestiegen.
•           Für den FB 55 könne gesagt werden, dass an keiner Stelle für die Kollegen*innen eine Senkung der Arbeitsbelastung z.B. durch Absenkung der Fallzahlen je VZÄ erfolgt sei (auch wenn dies in der Öffentlichkeit häufig anders wahrgenommen werde)
•           Festzuhalten sei in diesem Zusammenhang, dass die Anzahl der Mitarbeiter*innen in den KiTas von seinerzeit 389 auf zwischenzeitlich über 450 angestiegen sei.
•           Es ergeben sich auch Auswirkungen auf die Personalkosten. Von rd. 185 Mio. € noch in 2021 betrage das vorläufige Ergebnis in 2023 bereits 208 Mio €.

 

Positiv sei dabei zu vermelden, dass der Dienstbetrieb beim Fachbereich 55 bislang aufrecht erhalten werden konnte. Speziell im Bereich der Kindertageseinrichtungen und im Bereich des Allgemeinen Sozialen Dienstes sei eine Stellenbesetzung bislang immer erfolgreich gewesen. Dem Grunde nach sei auch die Meldung positiv, dass die Beschlüsse des Rates zur Haushaltskonsolidierung im Sinne einer Personalkostenreduzierung auch durchaus Erfolge zeigten.

 

Die beschlossene Personalkostenreduzierung seien letztlich durch

 

a) Nicht-Einrichtung von Stellen,

b) Einsparung von Stellen

c) spätere Besetzung von Stellen erfolgt.

 

Zu a) ließe sich im positiven Sinne sagen, dass erforderliche Stellen auch eingerichtet würden. Dabei sei durch den Fachbereich 11 jeweils ein strenger Massstab angelegt worden.

 

Zu b) ließe sich sagen, dass aufgrund politischer Beschlusslage und der Vereinbarungen auf Vorstandsebene innerhalb der Verwaltung Stelleneinsparungen im Jugendbereich (ebenso wie im Sozialbereich) bislang hätten vermieden werden können.

 

Zu c) ließe sich sagen, dass durch spätere Besetzungen von Stellen deutliche Einsparungen hätten erzielt werden können.

Dazu etwas detaillierter: der Grund für eine spätere bzw. verzögerte Besetzung von Stellen bestehe eigentlich aus zwei Teilen.

Das eine sei das auch politisch unterstützte Verfahren zur Personalkostenreduzierung, das zu einer späteren Besetzung von Stellen führe.

Hierbei werde verwaltungsintern in einem formalisierten Verfahren die Notwendigkeit einer Stellenbesetzung geprüft und - soweit irgend vertretbar - eine Wiederbesetzungssperre verhängt.

Das andere sei aber auch die Arbeitsmarktlage, die eine zeitnahe Besetzung von Stellen deutlich erschwere. Der Arbeitsmarkt biete hier z.B. kaum Kräfte mit Ausbildungen zu Erzieher*innen bzw. vergleichbar oder Sozialarbeiter bzw. vergleichbar. Auch mit den geforderten Abschlüssen gebe es immer weniger Personal, das die Anforderungen von Stellen bereits bei Dienstantritt erfülle. Hier bedürfe es in der Regel erst eines umfänglichen Einarbeitungsprozesses und Weiterbildungen, bevor die Mitarbeiter*innen voll einsetzbar seien. Die Stellen seien also besetzt, aber der „output“ entspreche noch nicht den eigentlichen Anforderungen.

Weiter fehlten aufgrund der Alterspyramide des städtischen Personals zunehmend die Kräfte im Dienstbetrieb, die mit umfänglicher beruflicher Erfahrung in den jeweiligen Aufgabengebieten Einarbeitungen von neuem, verwaltungsfremden Personal vornehmen könnten.

 

Insgesamt erfolge eine Besetzung von freien Stellen also deutlich zeitverzögert.

Eine Abbildung dieser Zeitverzögerung finde sich in der Anzahl der vakanten Stellen. Das Ergebnis sei bei einer Stichtagsbetrachtung zum 01.03.2025, dass 17% aller Stellen des Fachbereiches 55 für das Jugendamt unbesetzt seien.

Hierbei müsse berücksichtigt werden, dass Stichtagsbetrachtungen lediglich eine Momentaufnahme darstellten und eine relativ hohe Fehlerquote im System liege.

Die Menge an unbesetzten Stellen sei sicherlich mit einer gewissen Unschärfe versehen, vom Grundsatz her aber in einer Größenordnung von deutlich über 10% auffällig. In der langfristigeren Betrachtung sei dies ein Wert, der in den letzten Jahren so nicht zu sehen gewesen sei.

 

Dies habe natürlich auch Auswirkungen auf das Dienstgeschäft. Wie vom vormaligen Kämmerer im Rahmen seiner Ausführungen zur Haushaltskonsolidierung zum Haushalt 2024/2025 ausgeführt worden sei, seien Verlängerungen bei Bearbeitungszeiten billigend in Kauf zu nehmen.

Diese Situation sei zwischenzeitlich bei oben angerissener Personalausstattung erreicht. So seien beispielsweise die Wartezeiten im Bereich der Erziehungsberatung oder der heilpädagogischen Ambulanz bei 55/1 deutlich angestiegen. Zunächst ergäben sich hieraus keine unmittelbaren Auswirkungen. Perspektivisch sei hier jedoch (in Umkehrung der Evaluation der Wirksamkeit von Frühen Hilfen) zu erwarten, dass die Sachausgaben im Bereich der HzE steigen würden.

Daneben führe die längerfristige Unbesetztheit von Stellen zu einer erhöhten Arbeitsbelastung der noch verbleibenden Mitarbeiter*innen. Die Auswirkungen seien durch höhere Krankenstände (gerade in psychisch belastenden Tätigkeiten) -im Personalbericht sind hier 8,5% als absoluter Höchststand für die Stadtverwaltung Hagen vermerkt- und durch eine erhöhte Fluktuation in der Regel erkennbar (die Mitarbeiter*innen suchten häufiger nach Tätigkeiten, die weniger belastend seien).

 

Die Lücken auf der Ebenen der Sachbearbeitungen müssten in der Folge von Leitungskräften auf den unterschiedlichen Ebene aufgefangen werden. Die Tätigkeiten der Leitungskräfte, zu denen auch Überlegungen zur Weiterentwicklung des Sachgebietes sowohl in fachlicher aber eben auch in wirtschaftlicher Hinsicht gehörten, gerieten dabei ins Stocken.

 

Im Gesamtergebnis sei eine sachgerechte Ausübung der Dienstgeschäfte nur noch mit Einschränkungen (z.B. wie dargestellt Wartezeiten mit Auswirkungen in späteren Haushaltsjahren) möglich.

 

Gleichwohl könnten die ambitionierten Ziele zur Haushaltskonsolidierung durch Personalkostenreduzierung nicht zur Gänze erreicht werden. Die bisherigen Instrumente zur Haushaltskonsolidierung wie pauschale Stelleneinsparungsvorgaben oder Wiederbesetzungssperren wirkten abgenutzt und führten nicht zu den gewünschten Erfolgen.

 

Frau Soddemann ergänzt, dass es ihr wichtig sei, darauf hinzuweisen, dass der Allgemeine Soziale Dienst und der Kinderpflegedienst von Wiederbesetzungssperren ausgenommen seien.

 

Herr Groening berichtet abschließend, dass im Bereich der Offenen Kinder-und Jugendarbeit 5 Stellen längerfristig nicht besetzt gewesen seien.

 

Herr Reinke nimmt Bezug auf die Empfehlungen des Landesjugendamtes zur Personalbemessung und fragt, ob das Auswirkungen habe.

 

Frau Lossau antwortet, dass die Empfehlungen Anfang des Jahres 2025 herausgekommen seien. Am kommenden Freitag finde dazu eine Veranstaltung des LWL statt. Sie werde an dieser Veranstaltung teilnehmen und werde gern in der nächsten Sitzung des Jugendhilfeausschusses darüber berichten.  Sie macht deutlich, dass sie das Thema Personalbemessung auch außerhalb der Empfehlung des LWL bewege.

 

Frau Soddemann erklärt, dass das Jugendamt der Stadt Hagen natürlich an diesen Veranstaltungen des LWL teilnehme, die auch Leitlinien seien.

Man versuche allerdings auch, unterjährig zu schauen, wie man den Bereich aufstelle. Man sei sich im Verwaltungsvorstand darüber einig, dass man im Bereich des Allgemeinen Sozialen Dienstes und des Pflegekinderdienstes entsprechend auf Bedarfe reagieren und personell gut aufgestellt sein müsse. 

 

Frau Lossau beschreibt die Situation anhand eines Beispiels aus der Vergangenheit.

 

Frau Köppen dankt Herrn Groening für den ausführlichen Bericht.

Sie erklärt, dass sie sich vorstellen könne, welch herausfordernde Situaton das für alle Mitarbeitenden in der Stadtverwaltung sei, diesen Mangel zu sehen und gleichzeitig ein Angebot vorzuhalten, das den Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger entspreche. Ihr sei wichtig, deutlich zu machen, dass die Politik wahrnehme, wie schwierig es sei, Stellen aufgrund des Fachkräftemangels zu besetzen. Sie sei beeindruckt, dass die Verwaltung sich trotz dieser Mangelsituation bemühe, viele Dinge in allen Bereichen umzusetzen, also auch im Bereich der freiwilligen Leistungen. Sie fragt, ob Fluktuation dabei auch ein Problem sei.

 

Herr Groening kann das bestätigen. Fluktuation sei allerdings kein neues Problem. Heute seien Wechsel deutlich häufiger. Es sei wahrzunehmen, dass es in den Bereichen der Verwaltung, in denen es eine besonders hohe Arbeitsbelastung gebe, eine höhere Fluktuation und einen höheren Krankenstand gebe.