29.04.2025 - 3.2 Bericht aus der Task Force Digitalisierung - Sa...

Herr Lazar berichtet anhand der anliegenden Power Point Präsentation den aktuellen Sachstand zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG).

 

Herr Gronwald fragt nach, wie Vermieter bei der elektronischen Wohnsitzanmeldung eingebunden werden.

 

Herr Lazar wird dies recherchieren und die Antwort über die Niederschrift nachreichen.

 

[Anmerkung der Schriftführung:

Die nachfolgenden Screenshots beschreiben die Einbindung des Vermieters bei der elektronischen Wohnsitzanmeldung:

]

Herr Adam merkt an, dass die Nutzung bzw. Übernahme der Komponenten aus dem „virtuellen Rathaus Hagen“ nicht mehr sicherheitskonform sein könnte, da es sich eventuell um veraltete Technik handelt.

 

Herr Lazar stellt klar, dass die Oberfläche thematisch gleich ist und die Technik weiterentwickelt wurde. Es handelt sich hierbei um ein laufendes und funktionierendes System auf dem Stand der Technik.

 

Herr George bedankt sich zunächst für den Vortrag und merkt an, dass der den Zugang zu den Services auf der städtischen Internetseite als sehr umständlich empfindet. Eine Portallösung mit 2-3 Klicks wäre für den Benutzer einfacher. Aus diesem Grund fragt Herr George, wie der aktuelle Sachstand zur geplanten Portallösung ist.

 

Herr Lazar erklärt, dass eine solche Portallösung weiterhin das Ziel ist, jedoch erst mit dem neuen Internetauftritt eingeführt werden kann. Nach vollumfänglicher Produktivsetzung des neuen Webauftritts, geht Herr Lazar davon aus, dass die Einführung der Portallösung innerhalb von 6 Monaten erfolgen wird.

 

Herr A. Böhm fragt, ob mit der Portallösung auch die Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI), wie z.B. die Einführung eines Chat-Bot, geplant ist. So könnten Benutzer mit einer Frage oder einem Stichwort über den Chat-Bot direkt zum gewünschten Service weitergeleitet werden.

 

Herr Lazar bejaht diese Frage, und informiert über die bereits durchgeführte Markterkundung.

 

Herr George weist darauf hin, dass es sinnvoll wäre, die sozialen Angebote direkt im Portal einzubinden.

 

Herr Lazar erklärt, dass in dem Portal auch die sozialen Dienstleistungen des Landes zu finden sein werden. Bei Auswahl wird jedoch ein Absprung zum entsprechenden Landesportal erfolgen.

 

Herr Adam fragt, ob das Dokumentenmanagementsystem (DMS) KI-konform ist oder bereits entsprechende Module vorhanden sind. Zum Beispiel nutzt die Stadthalle Hagen eine KI, um die essenziellen Inhalte rauszufiltern.

 

Herr Lazar erläutert, dass der Hersteller des Dokumentenmanagementsystems ein KI Modul anbietet. Die im Rahmen der Markterkundung ermittelten Chat-Bots sind sowohl für Bürgerinnen und Bürger extern als auch für Verwaltungsmitarbeitende intern nutzbar.

 

Zum Thema Langzeitarchivierung fragt Herr A. Böhm, wer darüber entscheidet, welche Akten dem Fachbereich 49 angeboten wird.

 

Herr Lazar teilt mit, dass alle Akten dem Fachbereich 49 angeboten werden. Zudem ergänzt Herr M. Böhm, dass es die Aufgabe der Archivare (Fachbereich 49) ist, das Angebot entgegenzunehmen und ihrerseits Entscheidungen zu treffen.

 

Herr A. Böhm fragt nach, ob es jemand gibt, der aus datenschutzrechtlicher Sicht prüft, ob ein Dokument nach Archivierung eingesehen werden darf. Ein Widerspruch zwischen den Anforderungen des Datenschutzes auf der einen Seite und des Archivrechts auf der anderen Seite, muss ausgeschlossen werden.

 

Herr Banski bestätigt, dass das Archivrecht und der Datenschutz an dieser Stelle in Einklang gebracht werden muss. Vor längerer Zeit wurde dies bereits getan. Das Archiv beschäftigt sich nicht nur mit digitalen, sondern auch mit analogen Daten. Wenn die Aufbewahrungsfrist der Verwaltung abgelaufen ist, wird dies dem Archiv angeboten. Das Archiv entscheidet nach eigenem Ermessen, welche Bestandteile übernommen werden. Die datenschutzwürdigen Bestandteile werden im Archiv getrennt aufbewahrt, mit einer Sperrfrist versehen und nur nach besonderer Freigabe zugänglich gemacht.

 

Herr M. Böhm ergänzt, dass wir nach dem Portalverbund verpflichtet sind, die horizontalen und vertikalen Portale miteinander zu vernetzen. Dies erfolgt durch eine Verlinkung über das Hagener Portal zu einem anderen Serviceportal.

 

Herr Maßmann ergänzt, dass nach seiner Vorstellung Bürger*innen ein Suchfeld direkt nutzen und ihre Fragen dort platzieren können. Generell werde nun Hoffnung in das OZG 2.0 gesetzt, dass die Probleme aus dem OZG 1.0 in Teilen behoben wurden. Aufgrund der noch immer fehlenden Geschwindigkeit in der Umsetzung auf Bundes- und Landesebene wurde zuletzt entschieden, dass man sich auf die Entwicklung eigener Alltagsassistenzen konzentrieren wird, um im Rahmen unserer Möglichkeiten hier vor Ort digitale Angebote neu zu entwickeln und/oder zu verbessern. Abschließend merkt Herr Maßmann an, dass beim Einsatz eines KI-Bot die Datengrundlagen entsprechend überprüft werden müssen, damit auch richtige Antworten generiert werden können.

 

Herr Adam fragt nach, ob es bei den in Reifegrad 1 befindlichen 46 Anwendungen nicht noch andere Möglichkeiten, wie z.B. Module (von PDF zu einem Formular) gibt, die die Umsetzung beschleunigen. Außerdem möchte Herr Adam wissen, ob die Bürger*innen sich mit ihren kompletten Daten immer wieder neu anmelden müssen.

 

Herr Lazar erläutert, dass die Bürger*innen sich einmal über die BundID registrieren müssen, die Daten darüber zentral gespeichert sind und dann zukünftig für eine Anmeldung übernommen werden können. Seitens des Gesetzgebers ist für jeden Online-Dienst eine separate Anmeldung zwingend vorgegeben. Die Stadt Hagen setzt bereits eine Formularmanagementsoftware ein, der für entsprechende Angebote sukzessive immer weiter ausgebaut wird.